Как организовать корпоративную поездку

Оформление командировки

23.05.2019

Корпоративные выезды — важная часть мотивации сотрудников. Они помогают удерживать в компании специалистов и привлекать новые кадры, формируют командный дух и способствуют сплочению команды. Всё это хорошо влияет на бизнес, поэтому корпоративные выезды стоит организовывать пару раз в году. Путешествие в другой город или страну — отличный вариант. В такой длительной поездке формируется максимально комфортная и эффективная среда для общения между сотрудниками.

Корпоративные выезды могут быть разных форматов: образовательные (семинары и тренинги), поощрительные (после выполнения сложных задач или достижения высоких целей), командообразующие (тимбилдинги) и развлекательные (корпоративы и праздники). Каждое из них важно грамотно организовать.

Оформите все необходимые документы для сотрудников

Важно не забыть про туристические визы (если они нужны в стране, куда вы едете) и страховые полисы для выезжающих за рубеж.

В случае, когда в поездку отправляется небольшое количество человек, то оформить для них визы можно собственными силами, а если нет — обратиться за помощью в специальное агентство.

Если вы решили поручить эту работу кому-то из сотрудников, удобнее всего составить план, согласно которому будет происходить подготовка документов.

  1. Опросите коллег, возможно, у кого-то уже есть открытые визы.
  2. Обратитесь в посольство или визовый центр нужной страны, чтобы выяснить, какие документы нужны для оформления виз.
  3. Определите срок, в течение которого сотрудники должны будут подготовить необходимые документы (копии и оригиналы документов, подтверждающие личность, фотографии, анкеты и проч.). Если решите поручить заполнение анкет сотрудникам, закладывайте время на внесение правок и переписывание.
  4. Позвоните в визовый центр и уточните, когда лучше прийти всей группой, чтобы сдать документы. Если компания большая, этому вопросу лучше уделить пару дней.

Назначьте ответственных

Если в корпоративную поездку отправляется много сотрудников, то следует назначить ответственных по отделам. Эти люди соберут документы для оформления виз, бронирования билетов и отелей, а позже позаботятся, чтобы все получили необходимую информацию о предстоящей поездке. Таким образом вы избежите лишних хлопот и сохраните нервные клетки, организовывая выезд.

И помните, что для получения виз необходимо купить билеты и забронировать отели для каждого. Об этом далее.

Забронируйте билеты

Можно обратиться в авиакомпанию или турагентство, а можно сэкономить время и деньги и воспользоваться сервисом OneTwoTrip for Business. Если сотрудник, занимающийся организацией поездки, хоть раз покупал билеты через OneTwoTrip или подобные сервисы, то и с вариантом для бизнеса он быстро разберётся: процесс поиска и бронирования устроен аналогичным образом.

Поиск ведётся по 800 авиакомпаниям, также можно подобрать ж/д билеты. Комиссий, переплат или скрытых платежей нет. Сумма, которую сайт показывает в результатах поиска, окончательная. А для удобства и контроля можно установить лимиты на покупки. Отдельный плюс — сервис сразу сформирует все необходимые документы для бухгалтерии.  

Подберите отель и забронируйте номера

С этой задачей OneTwoTrip for Business также справится. Поиск номеров идёт по 2 миллионам отелей по всему миру, так что подходящий вариант вы найдёте обязательно.

Для удобства можно воспользоваться сервисом для групп: в этом случае необходимо забронировать минимум 7 номеров. Все пассажиры будут путешествовать по одной цене, причём для группы предусмотрены специальные скидочные тарифы. Запрос на групповое размещение будет направлен во все доступные отели, и вы сможете выбрать наиболее подходящий вариант.

Преимуществ у групповых бронирований несколько. Оплатить такую бронь можно по частям в зависимости от дат бронирования. Данные кого-то из группы в случае необходимости можно будет поменять уже после брони. По факту подтверждения мест вы получите список с информацией обо всех проживающих: это упростит подачу визы.

Кстати, групповые заказы работают и для авиабилетов, в этом случае нужно купить минимум 10 билетов.

Организуйте трансфер до отеля

Необязательно переплачивать туроператору или специальному агентству: большинство отелей, которые принимают группы туристов, предлагают услугу трансфера из аэропорта.

Продумайте программу на месте

Хорошо организованная корпоративная поездка сплотит коллектив и повысит лояльность сотрудников. Так, например, ивент-менеджер может помочь с составлением плана мероприятия. Также он проконтролирует, чтобы  сотрудники максимальное количество времени проводили вместе, общаясь друг с другом.

Если вариант с менеджером не для вас, подумайте над организацией экскурсионной программы на месте. Для небольших компаний можно воспользоваться онлайн-сервисами бронирования экскурсий.

Кстати, если едете в жаркую страну в сезон, не забудьте оставить время для расслабленного пляжного отдыха.

Сколько стоит корпоративная поездка

Во сколько обойдётся организация выезда сотрудников за границу или в другой город? Вопрос, в первую очередь волнующий руководство.

На стоимость влияют следующие факторы:

  • Величина компании: сколько человек поедут?
  • Направление: поедете в соседний город или за границу? В Болгарию или в Италию?
  • Цены на билеты: они зависят от класса (эконом, комфорт или бизнес)
  • Категория отеля: количество звёзд, дополнительные услуги.
  • Комиссия посредников (если обращаться к туроператору, переплата может быть значительной).

Последний пункт можно свести к нулю, зарегистрировавшись в сервисе OneTwoTrip for Business. Подключение к сервису и его использование бесплатны.

+