Как организовать электронный документооборот в компании

Электронный документооборот позволяет компании оптимизировать бизнес-процессы и снизить затраты. Работа с бумажными документами часто приводит к ошибкам, бумаги теряются, на решение этих и других проблем приходится тратить ресурсы бизнеса. Поэтому все больше компаний в России задумываются о том, как перейти на электронный документооборот – в нашей новой статье мы расскажем об этом процессе.

Виды электронного документооборота

Прежде чем начать, стоит разобраться в терминах. Существует два важных в рамках нашей темы понятия:

• СЭД – это система электронного документооборота внутри компании. Это инструмент, который позволяет электронно взаимодействовать департаментам и отдельно взятым сотрудникам внутри компании.

• ЭДО – это юридический значимая система электронного документооборота с внешними подрядчикам. 

В нашей статьей речь пойдет о СЭД – системе документооборота внутри компании.

Как перейти на электронный документооборот

Итак, как организовать электронный документооборот? Как и при любом внедрении ИТ-систем здесь нужно будет пройти несколько этапов:

• Аудит текущих процессов документооборота – нужно будет понять, какие вообще документы есть в компании
• Каковы процессы работы с документами сейчас – как они двигаются между отделами и сотрудниками, каковы правила утверждения и т.п.
• Анализ доступных инструментов – вполне вероятно, что задачу внедрения СЭД можно будет упростить, если в компании уже пользуются инструментами с частично электронным документооборотом – например, система бронирования OTT For Business позволяет выгружать закрывающие документы по командировкам в электронном виде.
• Создание электронного архива всех документов – это нужно для обеспечения непрерывности работы компании при переходе на систему СЭД.

О чем нужно помнить

Ответ на вопрос «как настроить электронный документооборот?» лежит в работе с узкими местами процесса работы с документами. Необходимо предусмотреть такие моменты как:

• потерю документов
• дублирование важных бумаг
• длительные согласования

И продумать, как СЭД поможет устранить эти узкие места. Такой анализ также поможет понять, где ситуация с документооборотом хуже всего и стоит компании больше всего потерь уже сейчас. В таком случае логично будет начать автоматизацию именно с этого бизнес-процесса/департамента организации.

Документы для внедрения СЭД

Как и все в бизнесе, проект по внедрению системы электронного документооборота должен быть соответствующим образом оформлен документально. Первый документ, который здесь понадобится – это техническое задание (ТЗ). В нем описываются требования к системе, состав ее функциональных модулей и т.п.

На базе ТЗ составляется план внедрения СЭД, который фиксируется с помощью приказа по организации. При этом единой утвержденной формы такого приказа нет, составить его можно в свободной форме. Включить в приказ нужно:

• сроки ввода системы СЭД в эксплуатацию;
• какие методологические документы используются – ТЗ, внутренние регламенты и инструкции;
• ответственные лица по проекту
• в какие должностные инструкции нужно будет внести изменения.

После принятия документации и тестового внедрения системы, уже можно переходить к полноценному внедрению по всей компании.