Электронный документооборот и командировки: в чём плюсы?

С 2021 года организации получили право хранить все кадровые документы в цифровом виде, без печатных дубликатов. Так появился термин «электронный документооборот», или ЭДО. Рассказываем, в чем преимущества этой системы и как она упрощает оформление командировок.

Плюсы электронного документооборота

• Экономия времени. Чтобы получить подпись, не нужно ходить по кабинетам или дожидаться сотрудника на рабочем месте. А шаблоны в системе помогают быстро готовить типовые документы.
• Прозрачность и контроль. Если документооборот ведётся в традиционном виде, важный договор можно потерять. Например, при работе с курьерами. С ЭДО все документы находятся в единой базе с удобной сортировкой и поиском. Их можно архивировать и восстанавливать.
• Конфиденциальность. ЭДО-системы шифруют данные и обеспечивают их безопасность.
• Сокращение расходов. Если в компании нет требования хранить дубликаты документов в печатном виде, не нужно тратить деньги из бюджета на бумагу, краску и обслуживание принтеров. 
• Удобство и доступность. Сотрудники могут подписать заявление или приказ на любом устройстве и из любого места. 

Минусы электронного документооборота

• Небыстрый  процесс внедрения. В работе с незнакомым сервисом первое время нужно будет общаться со службой поддержки, а сотрудники будут задавать много вопросов. Всё зависит от того, какую систему выберет руководство. О том, как внедрить ЭДО в компании и с какими сложностями можно столкнуться, мы писали в другом материале.
• Экспериментальный характер системы. Пока что организации не могут полностью отказаться от трудовых книжек, договоров и приказов, особенно если речь идёт о государственных компаниях. Это увеличивает нагрузку на сотрудников — приходится следить за двойным потоком документов. Кроме того, не все контрагенты переходят на цифру, поэтому с некоторыми клиентами всё же необходимо вести бумажный документооборот. 

Помощь в организации командировок

ЭДО автоматизирует весь процесс оформления деловых поездок. Документы приравниваются к бумажным оригиналам, если они заверены электронной подписью (ЭП). Руководители рассматривают и согласовывают их онлайн — личное присутствие не обязательно. Кроме того, с помощью ЭДО сотрудники могут вести учёт своих командировочных расходов на авиабилеты, гостиницы, питание и транспорт. 

Какие документы можно проводить через электронный документооборот:

• служебные записки о направлении сотрудника в деловую поездку;
• заявление на авансовые средства;
• приказ о командировке;
• авансовый отчёт;
• и другое.

«OneTwoTrip для бизнеса» помогает компаниям упростить документооборот, связанный с деловыми поездками. Все акты, счета-фактуры, билеты и авансовые отчёты интегрируются с системой 1С, чтобы бухгалтер не переносил документы вручную. А посадочные талоны, подтверждение проживания и билеты на транспорт формируются в личном кабинете автоматически.