Заявление на командировку по инициативе сотрудника

Отправить сотрудника в деловую поездку может только работодатель — это прописано в статье 166 ТК РФ. Но иногда инициатива исходит от самого работника. Чтобы оформить такую командировку, понадобится личное заявление о желании поехать. Рассказываем, как его составить и подать через 1С.

В каких случаях сотрудник может инициировать командировку

Сотрудники могут попросить направить их в деловую поездку в следующих случаях:

1. Участие в конференциях и выставках. К примеру, если сотрудник работает в отделе продаж, на выставке он сможет рассказать о ваших продуктах или услугах и таким образом привлечь новых клиентов. 
2. Поиск подрядчиков или поставщиков. Например, вам необходимо найти поставщиков материалов или оборудования, а в другом городе или стране проходит профильное мероприятие. 
3. Проведение переговоров с клиентами. Иногда, чтобы побудить клиента принять решение, нужна личная встреча, в том числе в неформальной обстановке. 
4. Поездка на производство по необходимости. Например, если работнику нужно лично проконтролировать ход работ.
5. Обучение или повышение квалификации. Сотрудники часто инициируют обучение сами — с новыми навыками они могут претендовать на более высокие позиции, зарплату и ценность на рынке труда.
6. Встреча с партнёром. Если сотрудничество с какой-либо организацией имеет важное значение для компании, но между вами накапливаются неразрешённые вопросы, работник может предложить провести стратегическую сессию, чтобы преодолеть кризис.

Как составить заявление на командировку

Единого утверждённого образца не существует, заявление можно написать в свободной форме. Главное — указать следующую информацию:

• название компании, должность и Ф. И. О. директора организации;
• должность, структурное подразделение и Ф. И. О. сотрудника;
• место назначения (город, организация, в которую направляется работник);
• сроки командировки;
• цель и обоснование необходимости командировки;
• дата и подпись.

Образец заявления в свободной форме

Что ещё можно приложить к заявлению

Чтобы усилить аргументацию и повысить шансы на одобрение командировки, сотрудник может приложить к заявлению дополнительные расчёты, которые подтвердят его мотивацию. Вот что это может быть:

Если поездка связана с привлечением клиентов. Предполагаемое количество новых лидов, прогноз по заключению контрактов или ожидаемый объём продаж.

Если поездка связана с переговорами. Описание конкретных вопросов, требующих личного присутствия, план переговоров и ожидаемые результаты.

Если сотрудник собирается участвовать в конференции или выставке. Программа мероприятия и список потенциальных контактов.

Как передать заявление на командировку в 1С:Документооборот

1. В программе перейдите в раздел «Документы и файлы» и выберите «Документы внутренние».

2. Создайте документ «Заявление на командировку».

3. Внесите в документ информацию о сотруднике, который направляется в поездку, Ф. И. О. руководителя, цель командировки, данные о командировочных расходах и авансе. 

4. Выберите «Записать». Следующие документы сформируются автоматически: 

• Заявление на командировку.
• Командировочное удостоверение.
• Приказ о командировке.
  

5. Проверьте, всё ли верно, и отправьте их на согласование руководителю.

Если вы собираетесь отправить сотрудников в деловую поездку, воспользуйтесь сервисом «OneTwoTrip для бизнеса». Бронирование отелей, покупка билетов, электронный документооборот, бесплатная интеграция с 1С:Бухгалтерия и удобная оплата — мы помогаем упростить организацию командировок и сохранить деньги компании за счёт гибкой системы скидок и бонусов для наших корпоративных клиентов.

Фото обложки: @voronaman/Shutterstock