Как организовать выездное корпоративное мероприятие

34% респондентов опроса TravelPerk признались, что самые креативные идеи посещали их на выездных корпоративах. К тому же семинары и тимбилдинги вне офиса повышают лояльность сотрудников и укрепляют отношения в коллективе. Такой подход стал ещё более необходимым в век удалённой работы. Поэтому количество мероприятий на природе, за городом или даже в другой стране увеличивается. 

В этой статье мы расскажем, как организовать выездную корпоративную встречу и что учесть, чтобы все остались довольными.

Определитесь с целью 

Прежде чем приступать к планированию мероприятия, потратьте время на то, чтобы понять, зачем компании его проводить. Цели могут быть разными. Например:

• налаживание отношений в команде, 
• знакомство с новыми сотрудниками, 
• празднование успешного завершения проекта, 
• приобретение навыков, 
• планирование нового стратегического направления, 
• и другое.

Это поможет  определиться с форматом и тематикой мероприятия.

Выберите удобное время

Важно учесть пожелания  сотрудников — у одних может быть отпуск или больничный, другие могут быть загружены проектами. Если участники мероприятия будут постоянно проверять электронную почту или пытаться работать в перерывах между активностями, пользы и удовольствия от такого выезда будет мало. 

Если речь идёт о мероприятии продолжительностью более одного дня, то, скорее всего, сотрудникам нужно согласовать расписание с близкими и высвободить время. Постарайтесь не планировать подобные активности на выходные дни — у многих может не получиться поехать.

Лучше всего провести опрос среди коллег, чтобы они сами выбрали наиболее удобное время. 

Выберите место и транспорт

Выездное мероприятие может проходить как в соседнем здании, так и в другом городе. Выясните, сколько человек примут участие и подберите место, которое соответствует целям встречи. Убедитесь, что площадка подходит по всем критериям — вместимость, наличие необходимого оборудования и другое.

Также важно учесть расходы на трансфер для всех участников. Удобнее и дешевле организовывать групповое перемещение сотрудников. Забронировать групповую поездку по выгодной цене можно на сайте OneTwoTrip for Business.

Если же команда по большей части работает удалённо и находится в разных странах, рассчитайте стоимость перелёта для каждого сотрудника. 

Создайте план 

Чем больше участвующих, тем сложнее подобрать активности, которые подойдут всем. Поэтому желательно включить в программу несколько разных вариантов досуга. Они не только должны быть связаны с теми областями, на которых необходимо сосредоточить внимание команды, но и быть интересными для всех. 

Например, не стоит устраивать дегустацию вина, если некоторые сотрудники не употребляют алкоголь. Также можно сделать одни активности обязательными, а другие — факультативными. 

Постарайтесь оставить немного свободного времени, чтобы каждый мог самостоятельно выбрать, как ему отдохнуть.

Позаботьтесь о том, чтобы все были сыты

Ни одно корпоративное  мероприятие не обходится без еды. Когда люди голодны или ждут следующего перерыва, они более раздражительны и менее продуктивны. Поэтому убедитесь, что между активностями есть время на кофе-брейки с закусками, а для основных приёмов пищи предусмотрите широкий выбор блюд.

Постарайтесь сделать так, чтобы были представлены варианты для всех с учётом диетических ограничений.

Выделите время для непринужденного общения

Несмотря на то, что мы все стремимся к максимальной продуктивности, выездное мероприятие идеально для более близкого знакомства с членами команды. Выделите достаточно времени на перерывы, чтобы сотрудники не чувствовали спешки. Так у каждого будет возможность выпить кофе, перекусить и пообщаться с коллегами. Вы даже можете организовать рассадку таким образом, чтобы рядом друг с другом сидели те, кто не очень близко знаком.

Попросите об обратной связи 

Хотя опрос не считается обычной частью планирования корпоратива, он крайне необходим для подготовки к следующему. Как только мероприятие закончится, запросите обратную связь у сотрудников о программе, расписании, активностях, питании и другом. Это не только покажет команде, что их мнение ценят, но и поможет вам улучшить планирование и организацию следующего выездного мероприятия.