Кейс Zolla: как производитель одежды снизил затраты на командировки на 30% в год

Задача

Бренд одежды Zolla существует с 2004 года. Сегодня у компании более 400 магазинов по всей России, от Калининграда до Петропавловска-Камчатского. Кроме того, Zolla сотрудничает с зарубежными партнёрами, например, в Китае и Бангладеш. Поэтому поездки сотрудников — важная часть бизнес-процессов.

Однако долгое время командировки были организованы неоптимально. Когда кому-то из сотрудников нужно было отправиться в поездку, ему требовалось согласовать её с руководителем, а после отправлять заявление в одно из офлайн-агентств, которые занимались подбором и бронированием билетов и отелей.

Фактически каждая поездка организовывалась с чистого листа. Сотрудники сами должны были решить, когда подать заявку на командировку и согласовать список документов для оформления. Билеты и отели выбирали из списка, предоставленного агентствами, а значит, возможности контролировать процесс подбора была ограничены. 

Весь процесс подготовки к командировке отнимал много времени и сил, поэтому руководство Zolla задумалось о более современном решении. 

Решение

Для начала была составлена тревел-политика — свод правил, в котором прописали сроки подачи заявлений на командировку, перечень необходимых документов и ограничения по стоимости билетов и отелей. Уже это серьёзно упорядочило организацию командировок.

Кроме того, был внедрён график командировок — и хотя он довольно условный, ведь многие поездки из-за особенностей ритейл-бизнеса сложно предусмотреть, благодаря графику всё же получается иногда экономить на раннем бронировании билетов и отелей.

А вместо нескольких тревел-агентств Zolla выбрала современный сервис для организации командировок OneTwoTrip for Business. Автоматизированная система видит сразу тысячи предложений билетов на самолёты и поезда и отелей по всему миру, а значит, есть возможность выбрать самые выгодные из них.

Плюсы сервиса OneTwoTrip for Business

Сотрудники Zolla пользуются сервисом уже больше двух лет, и за это время стал очевиден ряд преимуществ.

Удобная аналитика. При работе с несколькими офлайн-агентствами невозможно провести анализ рынка, чтобы выбрать наиболее выгодные варианты. Например, у сотрудников Zolla есть ряд любимых отелей в Китае, и теперь в OneTwoTrip for Business можно сразу посмотреть, когда выгоднее всего бронировать в них номера. Кроме того, есть возможность сравнить ценовую политику похожих по классу отелей и подобрать удачную альтернативу, если в нужные даты в любимом отеле нет мест или слишком высокая стоимость номера.

Автоматизация документооборота. В сервисе можно сразу получить закрывающие документы и отправить их в бухгалтерию.

Круглосуточная поддержка. В командировках часто возникают различные непредвиденные ситуации: рейс переносят или задерживают, в отеле не оказывается мест или недостаёт каких-то данных в системе. Из-за этого сотрудники опаздывают к заселению или вообще не могут заехать в номер. Прежде, если такая ситуация случается глубокой ночью, сотрудникам приходилось искать из неё выход самостоятельно. Однако у OneTwoTrip for Business есть круглосуточная служба поддержки, сотрудники которой быстро решают все вопросы напрямую с авиакомпанией или отелем в любое время дня и ночи.

Результат

Конечно, на то, чтобы перестроить все связанные с бизнес-поездками процессы пришлось затратить некоторое время. Однако результат превзошёл все ожидания. Благодаря тревел-политике сотрудники Zolla теперь без труда организуют свои командировки и экономят на этом время. 

А переход на автоматизированный сервис OneTwoTrip for Business помогает экономить не только время, но и деньги: у сотрудников есть доступ к огромному числу вариантов бронирования, и они могут выбирать наиболее выгодные. В итоге расходы на авиабилеты снизились примерно на 30%, а отелей — на 20% в год.