Онлайн-сервис организации командировок
Поделиться в соцсетях
Kokoc Group — одна из крупнейших независимых групп компаний в сфере маркетинга и на российском рынке (штат 1 000+ сотрудников). Специфика бизнеса требует высокой мобильности: команды, работающие с инфлюенсерами, регулярно вылетают на личные встречи, а организаторы и спикеры представляют бренды на профильных форумах и конференциях по всей стране.
Мы поговорили с HR-менеджером Kokoc Group Марией Латковой и бизнес-ассистентом компании Александрой Кудряшовой о том, как перевод тревел-процессов на платформу «OneTwoTrip для бизнеса» помог победить хаос, защитить команду от стресса и сэкономить рабочее время.
Почему старый формат работы тормозил развитие компании?
Мария Латкова: «До подключения к сервису единой системы для организации командировок не существовало. Сотрудники или их личные ассистенты бронировали всё самостоятельно через стандартные сервисы для физических лиц.
Из-за этого у нас полностью отсутствовал сбор данных: было практически невозможно оперативно поднять историю бронирований, прозрачно контролировать бюджеты и понимать итоговые суммы трат по разным подразделениям.»
С какими главными неудобствами сталкивались сотрудники, когда им приходилось организовывать поездки вручную?
Мария: «Для самих путешественников это был постоянный дискомфорт. Им приходилось тратить личные деньги на билеты и отели, а затем оформлять возмещение расходов либо запрашивать авансы. За этим следовал сложный и монотонный этап ручной отчётности.»
Почему в Kokoc Group решили централизовать тревел-процессы и по каким критериям выбирали b2b-партнёра?
Мария: «Руководство логично пришло к выводу, что процесс необходимо изменить: закрепить ответственного сотрудника внутри компании и выбрать одного надёжного поставщика услуг. Мы провели внутренний анализ среди крупнейших игроков рынка делового туризма. Сравнивали b2b-платформы исходя из наших конкретных задач, изучали тарифы и комиссии.
Ключевыми факторами, повлиявшими на наш выбор, стали технологичность и удобство интерфейса, репутация крупного бренда, прямая выгрузка данных в 1С и, конечно, отсутствие скрытых сборов.»
Как компании удаётся контролировать расходы на поездки без создания давления на команду?
Мария: «Мы разработали тревел-политику, которая одновременно понятна, комфортна и гибка. Она не про жёсткие ограничения, а про разумные рамки, которые помогают планировать поездки без лишней головной боли. Например: продуманный выбор транспорта, адаптируемые лимиты на проживание с учетом сезонности, четкие процедуры согласования — чтобы сотрудник всегда знал, что его ждёт и как действовать.»
Как «OneTwoTrip для бизнеса» помогает вам в условиях горящих дедлайнов и срочных заявок?
Александра Кудряшова: «Процесс стал максимально автоматизированным и быстрым. Специфика Kokoc Group такова, что заявки на поездки часто требуют быстрого реагирования — буквально за 2–5 дней до вылета, а иногда и день в день. Приходится делать всё экстренно, ведь билеты (особенно на поезда) разбирают за считаные минуты.
Сейчас само оформление и покупка билетов или отеля на платформе занимают у меня не более часа. Большую часть этого времени занимает базовая коммуникация с самими сотрудниками вне платформы. Платформа даёт колоссальную гибкость и скорость, что спасает нас в условиях жёстких дедлайнов.»
Повторите успех Kokoc Group
Автоматизация командировок доказала: искренняя забота о людях и избавление от бумажного хаоса — это лучший способ удержать таланты и разгрузить команду. Оптимизируйте тревел-процессы и вы: подключайтесь к сервису «OneTwoTrip для бизнеса», чтобы легко оформлять командировки и управлять поездками без стресса, рутины и лишних затрат.
Фото на обложке: PeopleImages / Shutterstock
