Кейс Koton: как оптимизировать организацию десятков командировок в месяц

Задача

Koton — основанная в Турции компания по производству одежды с представительством и несколькими подразделениями в России. В месяц российские сотрудники компании совершают несколько десятков командировок. 

Сложность в том, что расходы контролирует головной офис в Турции, и с ним требуется согласовывать всё, в том числе и бизнес-поездки. Командировки всегда были довольно серьёзной статьёй расходов, а их организация занимала много времени. Так, при работе с различными тревел-агентствами приходилось запрашивать в головном офисе авансовые деньги, а после ждать их перечисления — за это время стоимость билетов или ночь проживания в отеле могли измениться. 

Российскому подразделению Koton требовалось единое решение для организации бизнес-поездок, с помощью которого удалось бы оптимизировать процесс и заодно сократить расходы на командировки.  

Решение

В первую очередь в Koton сформулировали требования к поставщику тревел-услуг, а именно:

• платформа с продуманным и несложным интерфейсом, чтобы не тратить много времени на поиск нужных билетов и гостиниц и формирование заказа;
• удобный документооборот, чтобы закрывающие документы создавались автоматически;
• единая база билетов на самолёты и поезда, а также большой выбор отелей, доступных для бронирования;
• понятный контроль расходов на командировки;
• поиск самых выгодных предложений;
• различные варианты оплаты билетов и отелей.

Выяснилось, что с сегментом b2b работает относительно немного крупных и известных поставщиков тревел-услуг. Всем критериям соответствовал сервис OneTwoTrip for Business. В нём помимо большой базы предложений, низких цен, автоматизированного документооборота и возможности оплаты картой или с депозита привлекло отсутствие отвлекающих моментов — на платформе нет рекламы или всплывающих окон с акциями и спецпредложениями.

Преимущества OneTwoTrip for Business

Благодаря работе с одним поставщиком тревел-услуг Koton удалось оптимизировать организацию командировок. Сотрудники выделили для себя ряд плюсов сервиса.

Удобство оплаты. Теперь деньги на командировки всегда лежат в системе на балансе — обычно определённую сумму переводят на депозит со счёта. Поэтому, если необходимо быстро организовать срочную поездку, не приходится ждать согласований и перевода аванса от головного офиса.

Простой документооборот. Все закрывающие документы по командировкам теперь всегда находятся в одном месте — в личном кабинете сервиса — и не нужно искать накладные и чеки в почтах сотрудников или других системах. Для отчёта достаточно зайти на сайт и распечатать нужные документы.

Экономия. Система аналитики помогает экономить даже при условии, что часть командировок в компании внеплановые. Кроме того, сам сервис бесплатен — это также способствует снижению затрат.

Круглосуточная служба поддержки. В ходе любой командировки могут возникнуть форс-мажорные обстоятельства, когда рейсы переносят или отменяют, а при заселении в отель возникают сложности. Служба поддержки OneTwoTrip for Business работает в режиме 24/7, и её операторы уже не раз выручали сотрудников Koton, быстро и эффективно решая все проблемы.