Кейс Банка 131: как сократить время на организацию командировки с 40 до 5 минут

Банк 131 — это финтех-компания с современной ИТ-инфраструктурой и лицензией ЦБ РФ. Он предлагает высокотехнологичные платёжные решения для российского и международного интернет-бизнеса и цифровой экономики. В компании работают более 150 человек. Многим из них необходимо совершать регулярные командировки по России — преимущественно по направлению Москва-Казань, поскольку в столице Татарстана находится головной офис. Также сотрудники компании ездят в деловые поездки в рамках посещения тематических форумов и конференций за границу: в Турцию и Азербайджан.

Задача

В какой-то момент самостоятельное оформление деловых поездок начало отнимать много времени, а отсутствие отчётности ― доставлять неудобства. Планирование и оформление билетов занимало около 40 минут без учета ожидания счёта и его оплаты. Офис-менеджеру банка приходилось запрашивать по почте счёт и загружать его в программу, после чего ― ожидать согласования и последующей оплаты бухгалтерией. 

К тому же, оплата билетов на самолет и брони отелей на различных сайтах, как правило, осуществляется с помощью банковской карты — компании такой способ не подходил. Подобная схема стала критически неудобной, так как при срочном бронировании сотрудники не успевали оплатить счёт, а без оплаты большинство отелей не предоставляют жильё.

В связи с этим компания приняла решение внедрить автоматизированный сервис для организации командировок.

Решение

Банк заключил договор с OneTwoTrip for Business. С первых дней сотрудники отметили удобство сервиса: от поиска рейсов и отелей до оплаты за считанные секунды. 

Проблема с оплатой была сразу решена — с OneTwoTrip for Business сотрудники банка могли оплачивать билеты на самолёт с корпоративного счёта. К тому же, клиент отметил преимущество того, что все цены указаны в рублях, даже при оформлении заграничных поездок. 

Наконец, представители банка высоко оценили возможность просматривать сразу все варианты и цены на перелёты и проживание, что значительно упрощает и ускоряет организацию командировки.

Результат

Компания довольна оперативной работой службы поддержки: сотрудники OneTwoTrip for Business готовы оказать незамедлительную помощь по телефону и ответить на любой вопрос. Благодаря этому, а также грамотно выстроенному процессу оформления деловых поездок, организация командировок теперь занимает около 5 минут, вместо 40, как было до использования сервиса. 

Также представители Банка 131 отметили возможность быстрой обработки отчётных документов и хранения данных о сотрудниках. Последняя, например, удобна тем, что все билеты и ваучеры на проживание имеются под рукой. Сотрудники банка всегда могут найти старую информацию, что бывает крайне необходимо при возникновении спорной ситуации, связанной с командировками.