Как покупать билеты для группы сотрудников за 2 минуты: кейс «Синтез Инжиниринг»

В 2023 году к нам обратилась компания «Синтез Инжиниринг», которая занимается поставками нефтегазового оборудования для предприятий нефтехимической, химической, энергетической и металлургической отраслей. В компании работает 47 человек.

Какие задачи нужно было решить

Уменьшить расходы на командировку и сократить время на подбор билетов и отелей. Раньше офис-менеджер «Синтез Инжиниринг» организовывала деловые поездки самостоятельно. Приходилось тратить по несколько часов на поиск дешёвых билетов и ручное заполнение данных сотрудников, которые едут в командировку. Пока сотрудник вводил данные, цены на билеты могли вырасти. В итоге сэкономить не получалось.

Избежать ошибок из-за человеческого фактора. Если в командировку отправляли одновременно 3–4 сотрудника, нужно было заказать билеты на самолёт и забронировать номер в гостинице для каждого в отдельности. Объём кропотливой работы увеличивался, и неудивительно, что порой специалисты ошибались, заполняя данные.

Оплачивать командировки в моменте — по постоплатной системе расчёта. Иногда деньги на расчётном счёте компании в день покупки билетов отсутствовали. Чтобы его пополнить, требовалось ждать от нескольких часов до пары дней. Это затягивало процесс оформления командировки.
Покупать билеты и платить за отели по всему миру. На сайтах зарубежных авиакомпаний и в сервисах бронирования жилья нельзя платить российскими картами. При этом сотрудники «Синтез Инжиниринг» регулярно ездят в другие страны, чтобы проводить переговоры с потенциальными покупателями. Приходилось искать альтернативные неудобные решения.

Как изменилась организация командировок с «OneTwoTrip для бизнеса»

1. Команда тратит на оформление билетов не больше 2–3 минут. В этом помогает удобный личный кабинет «OneTwoTrip для бизнеса», где можно заранее заполнить паспортные данные, дни рождения и имена сотрудников. При покупке они вводятся автоматически.
2. Уменьшились расходы на билеты и отели — в «OneTwoTrip для бизнеса» собраны самые выгодные варианты благодаря прямым контактам с поставщиками.
3. Теперь в любой момент можно скачать из личного кабинета закрывающие документы: электронные билеты, акты сверки и счета-фактуры.
4. Сотрудники колл-центра всегда на связи, если нужно скорректировать даты вылета, поменять билеты или просто отменить покупку.

«Когда компания начала оформлять командировки через “ОпеТwоТrip для бизнеса” у сотрудников появилось больше времени для решения важных рабочих задач, и мы перестали переживать по поводу документов: они загружаются автоматически. Кроме того, мы стали более эффективно планировать расходы благодаря системе постоплаты.

Ещё сервис позволяет покупать билеты и бронировать отели по всему миру: это особенно актуально сейчас, когда перелёт и проживание в других странах невозможно оплатить российскими картами. Например, недавно наш сотрудник побывал в Бразилии и Аргентине.

Если у нас возникают сложные ситуации, служба поддержки сервиса всегда приходит на помощь. А когда необходимо оформить “нестандартную” поездку, мы оформляем командировку с услугой “Заказ по заявке” под индивидуальные нужды организации».

Михаэлла Делински, офис-менеджер «Синтез Инжиниринг»

Результаты работы в цифрах

• 3 минуты на оформление билетов. 
• 2 минуты на скачивание закрывающих документов из личного кабинета.
• В 10 раз сократилось время, которое уходило у команды на рутинные задачи по организации командировок.