Как оформить командировку для человека, не являющегося сотрудником вашей компании

Что делать, если нужно отправить в командировку коуча, спикера, приглашенного эксперта или внештатного работника?

Это мог бы быть наш самый короткий материал, потому что «не сотрудника» отправить в командировку нельзя. Ст. 166 ТК РФ говорит о том, что командировка осуществляется только сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем. «Состоящие в трудовых отношениях» — значит, работающие по трудовому договору. Дизайнер или копирайтер, работающий по договору подряда, консультант, приглашенный коуч или спикер не считаются вашими сотрудниками, поэтому понятия «командировка», «командировочные расходы» к ним нельзя применить. Однако при необходимости вы можете оплатить им проезд и проживание. Объясняем как.

Вариант 1. Гражданско-правовой договор

С внешними специалистами вы работаете в рамках Гражданского кодекса (не Трудового!) и пользуетесь договором гражданско-правового характера: например, договором подряда или возмездного оказания услуг.

Популярное решение — «зашить» расходы на дорогу, проживание, питание в гонорар исполнителя. Это разрешено ст. 709 ГК РФ: «цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение». Стороны оценивают сумму дополнительных расходов. Чтобы быстро сориентироваться по стоимости номеров отелей и билетов, можно проанализировать предложения на OneTwoTrip. При необходимости сумму на билеты и оплату отеля можно отнести в качестве предоплаты.

Например:

Вознаграждение исполнителя составляет 200 тысяч рублей, вы оценили расходы на транспорт и проживание в 30 тысяч рублей и готовы выдать эту сумму заранее, чтобы партнер спокойно приобрел билеты и забронировал номер. В договоре вы пишете:

1. Вознаграждение исполнителя составляет 230 (двести тридцать) тысяч рублей.
2. Исполнитель за свой счет оплачивает проезд рабочей бригады до места выполнения работ и проживание на весь период их проведения
3. Предоплата по настоящему договору составляет 30 (тридцать тысяч) рублей.

Если вы считаете, что такой подход сильно увеличивает стоимость договора, и хотите большего контроля расходов на проезд и проживание, то можете пойти другим путем: взять заботы по организации и оплате поездки на себя. Ст. 718 ГК РФ называет такую практику «содействием заказчика исполнению договора». В этом случае в договоре перечисляются все пункты, в рамках которых может быть оказано содействие.

Например:

1. Заказчик имеет право оказывать Исполнителю содействие в процессе исполнения настоящего договора.
2. Содействие заказчика может выражаться в оплате проезда и проживания специалистов исполнителя к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
   • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
   • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно;
   • оплату двух суток проживания исполнителя в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора, в стандартных одноместных номерах.

В теории данные расходы заказчик сможет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, что указано в ст. 264 НК РФ. Налоговой службе нужно будет предоставить документы, подтверждающих расходы на содействие исполнителю. Однако практики отмечают, что это не самый удобный способ, так как проверяющие органы, скорее всего, будут проверять ваши документы с особой тщательностью.

Еще один вариант оплаты командировочных расходов — позволить спланировать поездку подрядчику, но компенсировать расходы в соответствии с чеками, заранее оговорив лимиты.

Это прописывается отдельным пунктом в договоре, где вы в указываете, какие именно затраты и в каком размере готовы возместить. Например:

• затраты на проезд (ж/д или авиабилеты, такси, аэроэкспресс, автобус, метро и т. д.), не более 20 тысяч рублей;
• затраты на проживание (найм жилья или проживание в гостинице), не более 10 тысяч рублей;
• затраты на питание (счета из кафе или магазинов), не более 5 тысяч рублей.

Как это может выглядеть в договоре

1. Вознаграждение исполнителя составляет 200 тыс. (двести тысяч) рублей.
2. Заказчик компенсирует исполнителю затраты, связанные с исполнением настоящего договора:
   • затраты на проезд к месту исполнения договора и обратно. Затраты на проезд включают:
     • оплату авиабилетов до места исполнения договора и обратно;
     • оплату проезда до аэропорта с целью перелета в место исполнения договора и обратно.
   • затраты на проживание по месту исполнения договора. Затраты на проживание включают:
     • оплату двух суток проживания в отеле «Солнечный» по месту исполнения настоящего договора в стандартных одноместных номерах;
   • затраты на питание и иные бытовые расходы во время нахождения в месте исполнения договора в объеме не более 3000 (трех тысяч) рублей в день на одного человека.

После поездки исполнитель должен предоставить вам документы, подтверждающие все расходы: билеты, счета из гостиниц, чеки из кафе и магазинов.

Вариант 2. Срочный договор

Альтернативный гражданско-правовому договору вариант — заключить срочный трудовой договор с подрядчиком на время командировки. Тогда вы стандартно оформите служебную поездку, работник получит суточные, командировочные и возмещение расходов на транспорт и проживание.

Однако важно отметить, что срочный трудовой договор привлекает повышенное внимание трудовых инспекций. ТК регламентирует случаи заключения такого вида договора и безопаснее всего его применять в случае, когда новый сотрудник замещает штатного сотрудника (например, если последний находится в отпуске по уходу за ребенком или в учебном отпуске). В остальных случаях проверяющие органы могут предположить, что работодатель хочет избежать социальной ответственности за сотрудника и попросят предоставить основания для заключения подобного договора.

Если вы хотите узнать, как заполнять приказ о продлении или отмене командировке, а также как оформлять служебное задание на командировку, прочитайте наши статьи:

• Приказ о продлении командировки образец
• Служебное задание на командировку образец
• Приказ об отмене командировки образец