Продление командировки: как оформить и какие нужны документы

Обычно продолжительность командировки оговаривается с руководством заранее. Иногда в силу обстоятельств деловую поездку приходится продлевать. Продление командировки – решение, которое принимает руководитель сотрудника. Для этого необходимо создать приказ о продлении командировки. 

Но для начала давайте рассмотрим причины, по которым может потребоваться продление служебной командировки. 

Причины продления командировки

В ТК РФ не указаны четкие причины, по которым деловую поездку можно или нельзя продлевать. Они формируются согласно внутренним актам компании. Ниже самые распространенные причины продления:

• Во время командировки работник взял больничный и по состоянию здоровья не смог выполнить обязанности в срок;
• Возникла дополнительная работа, которую необходимо выполнить в процессе поездки;
• Объем работы определили неверно, к концу поездки осталось еще несколько задач;
• Количество дел значительно выросло из-за непредвиденных обстоятельств;
• Работник не смог приобрести билеты на обратный путь;
• По окончании поездки осталась недоделанная работа из-за некомпетентности отправленного сотрудника;
• И другое.

При наличии уважительной причины работник должен предоставить документы, подтверждающие ее. 

Если же продление срока командировки происходит по вине работника, работодатель может привлечь его к ответственности. К примеру, сделать замечание или наложить штраф.

Продление командировки без согласия работника

Так как деловая поездка является трудовой обязанностью, согласие на продление командировки от сотрудника не требуется. Руководителю достаточно написать заявление о продлении командировки (приказ). 

Если же сотрудник противится и не хочет продлевать командировку без уважительной причины, по закону работодатель может сделать замечание, выговор или даже уволить сотрудника. 

Однако, продление командировки для некоторых сотрудников невозможно без их письменного согласия. Это:

• Сотрудницы с малолетними детьми (до 3-х лет);
• Родители-одиночки с детьми до 5-ти лет. К ним относятся как матери, так и отцы-одиночки;
• Работники, которые ухаживают за больными, нетрудоспособными членами семьи;
• Сотрудники с детьми-инвалидами.

Как оформить продление командировки сотрудника

Законодательством РФ не установлен порядок оформления продления командировки. Поэтому обычно он регламентирован внутренними правилами компании. Документы, которые будет необходимо оформить:

• Служебная записка о продлении командировки. Руководитель должен написать ее на имя директора компании. В ней должны быть описаны причины продления командировки и установлена обновленная дата ее окончания. 
• Уведомление в письменном виде о продлении командировки от работодателя сотруднику. Может быть отправлена по электронной почте. 
• Приказ о продлении командировки (образец). Образец приказа на продление командировки сотрудника также не утвержден законодательством. Однако, обязательно нужно включить следующее:

• ФИО и должность сотрудника, находящегося в деловой поездке;
• Причину увеличения продолжительности поездки;
• Обновленную дату возвращения из командировки;
• Поручение отделу бухгалтерии о переводе дополнительных средств на добавленные дни поездки.