Разъездной характер работы vs командировка: как избежать ошибок

Менеджер по продажам каждый день объезжает клиентов, сервисный инженер ездит по объектам в соседних городах, курьер весь день в пути. Это командировки или нет? От ответа зависит, какие документы оформлять, что платить сотруднику и как облагать выплаты налогами.

Ошибка здесь стоит дорого. Если оформить разъезды как командировки, бухгалтерия утонет в приказах и авансовых отчётах. Если, наоборот, не оформить командировку там, где она нужна, сотрудник может потребовать суточные и средний заработок, а проверяющие — доначислить налоги.

Разбираемся, чем отличаются эти режимы, как правильно оформить разъездной характер работы и когда разъездного сотрудника всё же нужно отправлять в командировку.

В чём разница

Командировка — это поездка по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения поручения вне места постоянной работы (статья 166 ТК РФ). С 1 сентября 2025 года порядок оформления и оплаты регулирует Положение, утверждённое постановлением Правительства № 501.

Разъездной характер работы — это условие, при котором поездки и есть сама работа. Расходы таким сотрудникам возмещают по статье 168.1 ТК РФ. Отдельного определения разъездной работы в законе нет, и решение, какие должности считать разъездными, работодатель принимает сам. Минтруд понимает разъездную работу так: сотрудник постоянно выполняет обязанности за пределами организации и при этом может каждый день возвращаться домой (письмо от 26.10.2022 № 14-6/ООГ-6714).

Служебные поездки разъездных работников командировками не считаются — это прямо сказано в статье 166 ТК РФ. Отсюда главные различия:

• Частота. Командировка — разовая поездка под конкретную задачу. Разъезды — постоянный режим работы.
• Документы. Командировку оформляют приказом на каждую поездку. Разъездной характер закрепляют один раз — в трудовом договоре и локальном акте.
• Выплаты. В командировке сотруднику сохраняют средний заработок и платят суточные по правилам Положения № 501. Разъездной сотрудник получает обычную зарплату, а размер и порядок компенсаций компания устанавливает сама.
• Территория. Командировка — выезд за пределы места постоянной работы. Разъездная работа ведётся на территории, которую работодатель заранее определил.

Как оформить разъездной характер работы

1. Утвердите перечень должностей с разъездным характером работы. Его можно включить в коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка или отдельное положение о разъездной работе.
2. Определите территорию разъездов. Например, город, область или несколько регионов. Это важно: всё, что за её пределами, будет командировкой.
3. Пропишите компенсации. Статья 168.1 ТК РФ разрешает устанавливать размер и порядок возмещения расходов коллективным договором, соглашениями, локальным актом или трудовым договором. Укажите, какие расходы возмещаются, в каком размере, какими документами они подтверждаются и в какой срок сотрудник отчитывается.
4. Закрепите условие в трудовом договоре. Разъездной характер работы — обязательное условие трудового договора (статья 57 ТК РФ). Упоминания только в должностной инструкции недостаточно.
5. Ознакомьте сотрудника с локальным актом под подпись.

Если сотрудник уже работает, а должность становится разъездной, условие вносят дополнительным соглашением к трудовому договору. Когда изменения вводятся по инициативе работодателя из-за изменения организационных или технологических условий труда, сотрудника нужно письменно предупредить не позднее чем за два месяца (статья 74 ТК РФ).

Не оформляйте постоянные разъезды через договор ГПХ: при проверке такой договор могут признать трудовым.

Какие расходы возмещать и как их облагать

По статье 168.1 ТК РФ разъездному сотруднику возмещают:

• расходы на проезд;
• наём жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие — дополнительные расходы, связанные с жизнью вне дома;
• другие расходы, понесённые с разрешения или ведома работодателя.

Суточные

С 2024 года суточные разъездных сотрудников облагаются так же, как командировочные: НДФЛ и страховые взносы не начисляют в пределах 700 рублей за день работы в России. Для поездок за рубеж с 2025 года необлагаемый лимит по НДФЛ — 3 500 рублей в день (закон от 29.11.2024 № 416-ФЗ). По страховым взносам источники расходятся: часть справочных систем по-прежнему указывает лимит 2 500 рублей. Этот момент лучше уточнить у бухгалтера.

Всё, что сверх лимитов, облагается НДФЛ и взносами. Есть нюанс с датой дохода: правило «последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт» работает для командировочных суточных, но не для разъездных (письмо Минфина от 26.01.2024 № 03-04-06/6169).

Проезд, жильё и прочие расходы

Эти компенсации не облагаются НДФЛ и взносами в размерах, установленных локальным актом, если расходы подтверждены документами: билетами, чеками, путевыми или маршрутными листами. Без документов не обойтись — подтверждения не требуют только суточные.

Важно не путать компенсации с доплатой «за разъездной характер». Фиксированная надбавка к окладу — это часть зарплаты, и она облагается НДФЛ и взносами в обычном порядке.

Типичные ошибки

Разъездной характер указан только в должностной инструкции. Это условие должно быть в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Без него компенсации сложно защитить при проверке.

Территория не определена. Если в документах написано просто «разъездной характер работы», непонятно, где заканчиваются разъезды и начинается командировка. Это главный источник споров с сотрудниками.

Нет локального акта о компенсациях. Освобождение от НДФЛ и взносов по проезду и жилью привязано к размерам, установленным в документах компании. Нет документа — нет и оснований не облагать выплаты.

Компенсации заменены надбавкой «за разъезды». Фиксированная доплата не освобождает от возмещения фактических расходов и облагается как зарплата.

Командировку не оформили. Сотрудник с разъездным характером работы — не значит «никогда не командируемый». Об этом ниже.

Когда разъездного сотрудника нужно отправлять в командировку

Всё решает территория из трудового договора. Поездки в её пределах — обычная работа, оформлять ничего не нужно. Если же сотрудника направляют на определённый срок в регион или город, который не указан как территория разъездов, это командировка. Её оформляют по общим правилам: приказ, средний заработок, суточные, проживание и проезд по Положению № 501.

То же касается поездок для задач, которые не входят в обычную трудовую функцию сотрудника. Например, торговый представитель, который ездит по точкам в своём регионе, едет на отраслевую выставку в другой город.

Для сотрудников-иностранцев есть дополнительное ограничение: работающий по патенту в большинстве случаев вправе трудиться только в регионе, где этот патент выдан. Разъезды за его пределы нужно согласовывать с юристом заранее.

Что выбрать компании

Разъездной характер работы подходит должностям, где поездки — часть ежедневной работы: курьерам, торговым представителям, выездным инженерам, монтажникам, водителям-экспедиторам. Один раз оформив документы, компания избавляется от приказа на каждую поездку и сама устанавливает размер компенсаций.

Командировки остаются правильным вариантом для всех остальных: когда сотрудник офиса едет на переговоры, выставку или в филиал, а также когда разъездной сотрудник выезжает за пределы своей территории.

А чтобы и разъезды, и командировки не превращались в гору чеков, билеты и проживание удобнее оформлять сразу на компанию — в «OneTwoTrip для бизнеса» поездки бронируются от имени организации, без личных трат сотрудника и возмещений.

Фото на обложке: PeopleImages / Shutterstock