Как составить тревел-политику на основе трендов деловых поездок

Когда сотрудники часто ездят в командировки — особенно в разные города или страны — важно, чтобы все поездки регламентировались понятными правилами. В этом компании помогает тревел-политика. Без неё можно столкнуться с перерасходом бюджета, несогласованными тратами или потерей времени на ручное согласование командировочных расходов.

Сегодня настроить тревел-политику можно в онлайн-сервисах для организации командировок — например, «OneTwoTrip для бизнеса». Это поможет компании автоматизировать и упростить процесс планирования деловых поездок. Чтобы тревел-политика была по-настоящему удобной и для бизнеса, и для сотрудников, стоит учитывать изменения рынка при её составлении. В этой статье расскажем, на какие тренды делового туризма стоит обратить внимание.

Что такое тревел-политика и зачем она нужна

Этот документ регламентирует командировки. Он включает в себя: обозначение ответственных за организацию деловых поездок, допустимые категории отелей, класс билетов и лимит их стоимости, правила возврата и замены, сроки предоставления отчётов и размер командировочных. Составление тревел-политики помогает компании упростить процесс организации командировок, контролировать расходы и оптимизировать ведение отчётности.

При формировании тревел-политики стоит учитывать тренды бизнес-путешествий и регулярно её обновлять. Тогда этот документ будет не просто формальностью, а эффективным инструментом. Например, сегодня командированные работники ценят свободу выбора, когда они могут самостоятельно выбирать билеты и отели. При этом для компании важно не выходить за рамки бюджета. В таких случаях на помощь приходят сервисы для организации командировок, например, «OneTwoTrip для бизнеса», в котором можно настроить различные лимиты в рамках тревел-политики. 

Чтобы тревел-политика работала не только на бумаге, важно опираться на потребности сотрудников и общие изменения в подходе к деловым поездкам. Тренды бизнес-тревела подсказывают, как адаптировать документ под новые форматы командировок.

Совмещайте командировку и отдых с помощью bleisure

Термин появился от английских слов: business и leisure — досуг. Этот формат поездок совмещает в себе работу и отдых. Например, сотрудник едет в командировку в пятницу и остаётся в городе ещё на выходные, чтобы обойти местные музеи и осмотреть город. «Блэжэ» — хороший инструмент повышения мотивации и лояльности работников к компании.

Для таких видов туризма может потребоваться раздельное бронирование отелей и билетов. Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет настроить тревел-политику так, чтобы можно было оплатить командировочную часть поездки за счёт компании, а остальное — за счёт сотрудника. То есть работодатель сразу оплатит командируемому билеты туда–обратно и жильё на время рабочей части поездки, а работнику останется только продлить бронь номера и оплатить самостоятельно дополнительные дни.

Учитывайте нестандартные варианты размещения

Ещё один заметный тренд в деловый поездках — интерес к альтернативным форматам жилья. Всё чаще сотрудники выбирают не классические сетевые отели, а апартаменты, гостевые дома и бутик-отели. Причины могут быть разные: кому-то важен домашний уют даже в командировке, а кто-то хочет разнообразить впечатления от поездки. Для компании это значит, что тревел-политика должна быть гибкой. Стоит предусмотреть возможность выбора разных средств размещения, с учётом соблюдения бюджета организации на командировки.

Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» предлагает пользователям более трёх миллионов объектов размещения на выбор. Сотрудники могут воспользоваться различными фильтрами при поиске и подобрать нужный вариант, а компания сохранит контроль за расходами.

Разрешите сотрудникам выбирать

Большинство работников предпочитает самостоятельно выбирать билеты и бронировать отели, а не использовать готовые решения компании. Это удобно, потому что можно подобрать подходящий по времени рейс или найти отель в нужной локации. Но для компании важно контролировать расходы на деловую поездку сотрудника.

В «OneTwoTrip для бизнеса» можно установить для каждого сотрудника допустимые категории отелей и билетов и лимиты по их стоимости, выйти за которые можно только по согласованию с руководителем. Также внутри системы бронирования можно установить запрет на превышение бюджета — так работодатель будет уверен, что стоимость командировки не увеличится, а работник сможет сам подобрать удобный ему отель в рамках одобренной суммы.

Учитывайте групповые поездки в тревел-политике

Бизнес-тревел — это не только индивидуальные командировки. Компании часто организуют коллективные поездки для сотрудников в другие города и страны, например, на обучение, встречи команд или корпоративы. Такие выезды включают в себя больше логистики и вовлечённых участников, а значит, нужен особый подход к организации и контролю.

Групповые поездки отличаются от обычных командировок тем, что нужно бронировать большое количество билетов и номеров, организовывать групповой трансфер, синхронизировать расписания. В некоторых сервисах организации командировок есть возможность настроить тревел-политики отдельно для каждого подразделения — это удобно, когда у разных команд разные задачи и бюджеты. Также в сервисе «OneTwoTrip для бизнеса» есть услуга организации групповых перевозок — персональный менеджер поможет оформить билеты, отели и трансфер. А все документы для авансовых отчётов автоматически формируются в личном кабинете.

Фото на обложке: @fizkes/Shutterstock.