Командировка удалённого сотрудника в офис: новые правила 2026 года

Удалённый сотрудник из Казани едет на стратегическую сессию в московский офис — это командировка или нет? Ответ зависит от того, где сотрудник работает по договору и в каком режиме. С 2026 годом совпало сразу несколько изменений: компании работают по новому Положению о командировках № 501, а налоговая реформа поменяла цену сверхнормативных суточных. Разбираем, как оформить и оплатить поездку удалённого сотрудника в офис, чтобы не было претензий ни от ФНС, ни от трудовой инспекции.

Когда поездка в офис — это командировка

Главное правило записано в части 3 статьи 312.6 ТК РФ: если работодатель направляет дистанционного сотрудника с поручением в другую местность, отличную от той, где он выполняет работу, на него распространяются статьи 166–168 ТК о командировках. Роструд и Минтруд не раз подтверждали этот подход, а суды признают: вызов удалёнщика в офис в другом городе должен оформляться как командировка.

Ключевое слово — «местность». Поэтому в трудовом договоре важно указать, где именно сотрудник работает: город или населённый пункт. От этой записи зависит всё остальное.

На практике это выглядит так:

• Удалённый сотрудник работает в другом городе и едет в офис по поручению работодателя — это командировка со всеми гарантиями и компенсациями.
• Удалённый сотрудник живёт и работает в том же городе, где офис, — не командировка: другой местности нет.
• Постоянный удалённый сотрудник приезжает в офис по своей инициативе — не командировка: решения работодателя о поездке нет.
• Сотрудник на комбинированном режиме едет в офис в другом городе в день, когда должен работать из дома, — командировка, так её требуют оформлять суды.

Отдельный нюанс — режим работы. Удалённых сотрудников на временном и комбинированном режиме можно вызывать в офис в порядке, который закреплён в договоре или локальных актах. Постоянного дистанционного сотрудника просто «вызвать на рабочее место» нельзя, но направить в командировку с конкретным служебным поручением можно.

Что изменилось к 2026 году

Отдельного закона о командировках удалённых сотрудников в 2026 году не появилось: базовые правила для них прежние. Но общие правила командировок обновились, и это касается всех сотрудников, включая дистанционных.

Новое Положение о командировках. С 1 сентября 2025 года вместо постановления № 749 действует постановление Правительства от 16.04.2025 № 501. Оно рассчитано до 1 сентября 2031 года. Порядок по сути остался прежним, правки во многом технические: например, билеты прямо названы среди документов, подтверждающих проезд на служебном или личном транспорте, а расходы можно возмещать не только с разрешения, но и с ведома руководителя. Если в положении о командировках компании ещё стоят ссылки на № 749, их пора заменить.

Налоговые изменения. С 1 января 2026 года по закону № 425-ФЗ от НДФЛ и взносов освобождена оплата полиса ДМС, необходимого для загранкомандировки. Для поездок удалённого сотрудника в российский офис это неактуально, но для положения о командировках — да.

Дороже стали сверхнормативные суточные. Необлагаемые лимиты не менялись: 700 рублей в день по России и 2 500 рублей за рубежом. Но с прогрессивной шкалой НДФЛ превышение лимита у сотрудников с доходом выше 2,4 млн рублей в год облагается по повышенным ставкам.

Как оформить

Оформление такое же, как у офисных сотрудников. Отличие одно: подписывать документы удобнее электронно, без приезда человека.

1. Проверить трудовой договор. В нём должна быть указана местность, где сотрудник выполняет работу. Условие о возможности командировок для комбинированного режима, по мнению Минтруда, не обязательно, но его можно прописать дополнительно.
2. Издать приказ или распоряжение о командировке. Основание для поездки — письменное решение работодателя (п. 3 Положения № 501). Без него поездка в офис командировкой не считается.
3. Ознакомить сотрудника с приказом и положением о командировках. Суды при спорах проверяют, знал ли удалённый работник о локальных актах.
4. Выдать аванс на проезд, жильё и суточные.
5. Отметить дни в табеле кодом «К» или «06», включая выходные в пути.
6. Принять авансовый отчёт с билетами, чеками и документами о проживании после возвращения.

Даты выезда и возвращения определяют по проездным документам. Если вокзал или аэропорт за чертой населённого пункта, учитывают время на дорогу до него.

Что оплатить

На время командировки сотруднику сохраняют место работы и средний заработок, а также возмещают расходы на поездку (ст. 167–168 ТК).

Средний заработок сохраняют за все дни командировки по графику, включая дни в пути. Он облагается НДФЛ и взносами как обычный доход.

Проезд оплачивают по билетам, включая дорогу до вокзала или аэропорта и сервисные сборы. Проживание — по документам из отеля или апартаментов, в порядке из положения о командировках. Если расходы подтверждены документами, НДФЛ и взносами они не облагаются.

Суточные по России компания устанавливает сама в локальном акте. Без НДФЛ и взносов можно выплатить до 700 рублей в день, сумма сверх лимита облагается.

В однодневной поездке по России суточные не выплачивают, но иные расходы сотрудника компенсируют по ст. 168 ТК.

Важно, чтобы порядок и размеры компенсаций были прописаны в положении о командировках. Без этого ФНС может посчитать выплаты доходом сотрудника и доначислить НДФЛ и взносы.

Если поездка в офис не признана командировкой, а компания всё равно оплатила билеты, такая компенсация рискует стать облагаемым доходом сотрудника.

Частые ошибки

Поездку не оформляют вовсе. Сотрудник «просто приехал на пару дней», а компания купила билеты. Без приказа нет командировки, а значит, нет оснований не облагать компенсации НДФЛ.

В договоре не указана местность. Тогда сложно доказать, что офис находится в «другой местности», и спор о статусе поездки решается не в пользу компании.

Путают вызов в офис и командировку. Для комбинированного режима порядок вызова определяют договор и локальные акты, но если офис в другом городе, поездка всё равно остаётся командировкой со всеми гарантиями.

Наказывают постоянного удалённого сотрудника за неявку по вызову. Если вызов не предусмотрен документами, требовать явки нельзя. Отказ от командировки без уважительной причины — другое дело: это можно расценить как неисполнение трудовых обязанностей.

Положение о командировках не обновлено. Ссылки на утративший силу № 749 и отсутствие норм о суточных и проживании — частый повод для вопросов при проверке.

Чек-лист для работодателя

• В трудовом договоре указана местность, где удалённый сотрудник выполняет работу.
• Для временного и комбинированного режима прописан порядок вызова в офис.
• В положении о командировках ссылки на № 501 вместо № 749, указаны размеры суточных и порядок оплаты жилья.
• Перед поездкой издан приказ, сотрудник с ним ознакомлен, в том числе электронно.
• Сотруднику выдан аванс, дни командировки отмечены в табеле.
• После поездки получены билеты, документы о проживании и авансовый отчёт.

Если удалённые сотрудники приезжают в офис регулярно, командировки быстро превращаются в рутину: билеты, отели, чеки, авансовые отчёты. Часть этой работы можно снять и с бухгалтерии, и с самих сотрудников. В сервисе для организации деловых поездок билеты и отели оформляют заранее по безналу, а закрывающие документы приходят сразу. Сотруднику не нужно брать аванс на проезд и проживание и собирать чеки после поездки.

Фото на обложке: eskystudio / Shutterstock