Командировочные расходы в 2026 году: сколько платить и как учитывать

Направление сотрудника в служебную поездку — стандартный бизнес-процесс, который требует от финансовой службы компании предельной внимательности. Законодательство регулярно обновляется: меняются ставки налогов, появляются новые локальные сборы, трансформируются требования к подтверждающим документам.

В этой статье мы подробно разберём, как правильно рассчитывать и отражать в налоговом и бухгалтерском учете расходы в командировке в 2026 году, какие документы требовать с сотрудников и как упростить документооборот, чтобы избежать претензий со стороны Федеральной налоговой службы (ФНС).

Что относится к командировочным расходам

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, при направлении сотрудника в деловую поездку компания обязана компенсировать ему определённый перечень затрат.

В то, что относится к командировочным расходам, по закону обязательно должно входить:

1. Расходы на проезд до места назначения и обратно (включая покупку авиа- и железнодорожных билетов, страховку, сервисные сборы, оплату постельного белья в поездах).
2. Расходы на проживание (бронирование жилого помещения, оплата гостиницы, хостела или арендованной квартиры).
3. Суточные — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (выплачиваются за каждый день поездки, включая выходные, праздники и время в пути).
4. Иные затраты, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя (оплата багажа, такси до аэропорта, представительские расходы, каршеринг, платные дороги).

Работодатель имеет право самостоятельно расширить этот список в локальных нормативных актах (ЛНА), например, в Положении о командировках, зафиксировав там возможность тратить деньги компании на мобильную связь или представительский ужин с партнёрами.

Оформление документов на командировку до поездки

Оформление командировки начинается до того, как сотрудник сядет в самолет или поезд. В 2026 году обязательное использование унифицированных форм Госкомстата не требуется, компания может разработать свои бланки, однако большинство организаций продолжает использовать проверенные форматы.

• Служебное задание. Хотя форма Т-10а отменена как обязательная, документ полезен для обоснования экономической целесообразности поездки. В нём фиксируется цель командировки.
• Приказ о направлении в командировку. Оформляется по унифицированной форме № Т-9 (или Т-9а для группы сотрудников) либо по форме компании. В приказе фиксируются ФИО сотрудника, должность, место назначения, сроки и цели поездки.
• Служебная записка на личный транспорт. Если работник отправляется в поездку на личном или корпоративном автомобиле, до выезда он пишет служебную записку, которая станет основанием для расчета компенсации горюче-смазочных материалов (ГСМ).
  

Пример формулировки в приказе: «Направить в служебную командировку в г. Санкт-Петербург старшего менеджера Иванова И. И. сроком на 5 календарных дней с 15 по 19 июня 2026 года для проведения переговоров с ООО «Вектор»».

Расчёт и учёт суточных в 2026 году

Суточные — это фиксированная выплата, которая компенсирует сотруднику неудобства жизни вне дома. Компания обязана выплачивать их за каждый день нахождения в командировке, включая выходные, праздничные дни, а также дни нахождения в пути (включая вынужденные задержки).

Лимиты и налогообложение суточных

Законодательство не ограничивает максимальный размер суточных, который компания может установить для своих сотрудников. Однако Налоговый кодекс РФ (ст. 217 и 422) строго нормирует суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:

Пример расчёта налогов с повышенных суточных

ООО «Магнат» направило сотрудника в командировку по России на 4 дня. Согласно Положению о командировках компании, суточные составляют 1500 рублей в день.

• Общая сумма выплаченных суточных: 1500 * 4 = 6000 рублей.

• Необлагаемый лимит по закону: 700 * 4 = 2800 рублей.

• Сумма превышения, с которой нужно исчислить налоги: 6000 — 2800 = 3200 рублей.

• НДФЛ (13%) с превышения: 3200 * 0,13 = 416 рублей.
• Страховые взносы (например, по единому тарифу 30%): 3200 * 0,30 = 960 рублей.

Правила подтверждения расходов и проживания в 2026 году

Каждая затрата должна быть обоснована и подтверждена первичными документами. Для удобства мы собрали ключевые требования к ним в сводную таблицу.

Главная проблема бухгалтера после возвращения сотрудника — сбор оригиналов документов. При бронировании через специализированные b2b-сервисы собирать бумажные оригиналы не нужно: например, «OneTwoTrip для бизнеса» автоматически формирует единый пакет закрывающих документов по всем сотрудникам и отправляет его в бухгалтерию по ЭДО.

Раздел для бухгалтера: механика авансового отчёта

После возвращения из поездки у сотрудника есть 3 рабочих дня, чтобы сдать в бухгалтерию заполненный авансовый отчет (форма № АО-1) и приложить к нему все оригиналы документов.

Как правильно заполнить форму АО-1

1. Лицевая сторона: Заполняется работником и бухгалтером. Работник указывает свою фамилию, должность, назначение аванса (командировочные расходы). Бухгалтер фиксирует сведения о выданных денежных средствах, остатке или перерасходе. 
2. Оборотная сторона: Заполняется сотрудником лично. В таблицу последовательно вносятся все подтверждающие документы: билеты, чеки, квитанции с указанием их дат, номеров и точных сумм затрат. Бухгалтер проверяет каждую строчку, сверяя данные с оригиналами.

Форс-мажоры и сложные ситуации

Деловые поездки не всегда идут по плану. Рассмотрим, как действовать бухгалтеру и руководителю при возникновении нестандартных ситуаций.

Отмена или перенос рейса

Если рейс отменен по вине авиакомпании или в связи с производственной необходимостью (командировку отменило руководство), затраты на покупку невозвратных билетов и оплату брони отеля можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Главное — иметь официальный приказ об отмене командировки и документы от перевозчика, подтверждающие невозможность возврата денег.

Болезнь сотрудника в поездке

Если сотрудник заболел, дни болезни исключаются из срока командировки, но за них обязательно выплачиваются суточные и компенсируются расходы на жильё (если он не находился в стационаре). Вместо среднего заработка за эти дни сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности на основании электронного больничного листа.

Работа в выходные дни в командировке

Если сотрудник по графику или распоряжению руководства обязан работать в выходной день, находясь в поездке, этот день оплачивается в двойном размере (или в одинарном с предоставлением другого дня отдыха) в соответствии со статьей 153 ТК РФ. Суточные за этот день также выплачиваются в стандартном режиме.

Оптимизация расходов с «OneTwoTrip для бизнеса»

Учёт командировок ручным способом часто приводит к ошибкам в документах, потере чеков и налоговой нагрузке. Современный бизнес переходит на цифровое управление процессами.

Использование специализированных b2b-сервисов позволяет автоматизировать рутину:

• Единый документооборот: все закрывающие документы, акты и счета-фактуры формируются автоматически и выгружаются по ЭДО, что исключает ошибки при заполнении авансовых отчётов.
• Контроль бюджетов: в личном кабинете «OneTwoTrip для бизнеса» можно настроить лимиты для разных категорий сотрудников — система не позволит забронировать билет или отель дороже установленной нормы.
• Интеграция с 1С: данные о поездках автоматически подгружаются в учётную систему компании, упрощая формирование бухгалтерских проводок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В чём разница между командировочными и суточными расходами?

Командировочные расходы — это общий массив всех затрат на поездку (билеты, отели, такси, суточные). Суточные — это лишь одна из составляющих командировочных расходов, фиксированная ежедневная выплата на личные нужды, не требующая документального подтверждения чеками.

Каков лимит суточных и можно ли платить больше?

Максимального лимита для выплат сотрудникам в законе нет — вы можете платить хоть 5000 рублей в день. Но есть лимиты, не облагаемые налогами: 700 рублей по РФ и 2500 рублей за границу. Всё, что свыше, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Положены ли суточные при однодневной командировке?

При однодневных командировках по России суточные по закону не выплачиваются. Однако работодатель может предусмотреть в ЛНА компенсацию иных расходов вместо суточных за однодневную поездку. При заграничной однодневной командировке сотруднику положено 50% от установленной нормы суточных для зарубежных поездок.

Выплачиваются ли суточные за выходные дни и время в пути?

Да, суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая субботу, воскресенье, праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути, включая день отъезда и день приезда.

Что делать, если сотрудник потерял чеки или билеты?

Для восстановления авиабилета нужно запросить архивную справку у авиакомпании. Проживание в отеле можно подтвердить, запросив дубликат счёта и чека в самой гостинице. Если восстановить документы невозможно, расходы возмещаются по решению руководителя, но принять их к налоговому учёту для уменьшения прибыли нельзя.

Как быть, если рейс задержали или командировка вынужденно затянулась?

Необходимо издать приказ о продлении срока командировки. За все дополнительные дни сотруднику начисляются суточные, оплачивается проживание и сохраняется средний заработок. Основанием для продления будут документы от перевозчика (справка о задержке рейса, отметки в билетах).

Ведите учёт командировок в одном месте

Упростите планирование деловых поездок и контроль бюджета с помощью «OneTwoTrip для бизнеса»: управляйте всеми заказами в одном окне, настраивайте лимиты для сотрудников и получайте закрывающие документы в один клик.

Фото на обложке: HappyEva/Shutterstock