Командировочные расходы и порядок их компенсации

Если сотрудника отправляют в командировку, работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с выполнением служебных обязательств в деловой поездке. Командировочные расходы в 2022 году включают в себя:

• Оплату проезда;
• Оплату аренды жилья;
• Суточные;
• Другие расходы, о которых знал работодатель.

В этой статье мы расскажем о том, как происходит возмещение командировочных расходов, а также об особенностях их учета.

Учет расходов на командировку: расчет, оформление и выплата аванса

Чтобы выплатить аванс сотруднику на расходы на проживание в командировке в гостинице, питание и проезд, бухгалтер должен рассчитать его на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку. В нем указываются данные о работнике, срок и назначение поездки. 

Что такое суточные, каков порядок их компенсации и учета при расчете налога на прибыль?

Размер суточных должен быть прописан во внутренних актах компании. Если сотрудник может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются. 

Суточные за рабочие дни не учитываются при расчете налога на прибыль. То же относится и к суточным в выходные дни и дни в пути. 

Лимиты, по достижении которых суточные облагаются налогом: 700 и 2500 рублей в день в России и за ее пределами соответственно. 

Если сотрудник находился в пути или работал в выходные или праздничные дни, компенсация выплачивается в двойном размере. Либо по желанию сотрудника можно получить одинарное возмещение и дополнительный день отгула.

О том, как выплачиваются и на что выдаются суточные, более детально можно ознакомиться в этой статье. 

Какие расходы на транспорт компенсируются в командировке 

Прежде всего, работодатель должен возместить стоимость билетов до места назначения и обратно. Это могут быть билеты на следующие виды транспорта:

• Воздушный транспорт (перелет в салоне эконом-класса);
• Железнодорожный транспорт (проезд в купе в скором поезде, проезд в метро);
• Автомобильный транспорт (кроме такси);
• Водный транспорт (проезд в каюте 5 уровня морского судна, каюте 3 класса речного судна, каюте 1 класса на паромной переправе).

Помимо этого, согласно Положению о служебных командировках, работодателю необходимо оплатить проезд сотрудника на транспорте общего пользования до станции, пристани или аэропорта и обратно, если они находятся за чертой города.

Также компенсируются расходы на проезд в общественном транспорте по городу во время командировки, связанные с выполнением служебного задания (например, проезд от гостиницы до места проведения мероприятия или деловой встречи). При этом проезд на такси возмещается только по предварительному согласованию с работодателем.

Оплата командировочных расходов и авансовый отчет

По возвращении из командировки, сотрудник в течение 3 дней должен предоставить авансовый отчет. Он нужен для того, чтобы доказать факт деловой поездки и отчитаться за свои расходы. 

Документы, подтверждающие командировку:

• Авиа- или ж/д-билеты;
• Чеки или счета из отеля (должны являться документами строгой отчетности);
• Счета за расходы, о которых знал руководитель.

При перерасходе средств работодатель должен возместить расходы сотрудника, если есть документальное подтверждение. Аналогично, если средства не израсходованы, работник должен их вернуть. Если сотрудник не сделал это добровольно, наниматель имеет право вычесть эту сумму из заработной платы сотрудника.

Бронирование номеров в гостиницах станет проще с OneTwoTrip. Сервис предлагает более двух миллионов объектов размещения по всему миру.