Авансовый отчет по командировке: кто должен составлять и по какой форме

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, могут рассчитывать на компенсацию транспортных и иных расходов — в большинстве случаев компания берет на себя все затраты, связанные со служебной поездкой. Чтобы отчитаться об использовании денежных средств, сотруднику необходимо документально подтвердить свои расходы чеками, квитанциями или бланками строгой отчетности, а также заполнить авансовый отчет.

Авансовый отчет — это главный и, по состоянию на 2021 год, единственный документ, устанавливающий и подтверждающий расход средств физического лица за время командировки. В этой статье мы рассмотрим, кто и по какой форме составляет отчет, что в него должно входить, а также приведем пример заполнения авансового отчета по командировке.

Общие правила

Начиная с 2013 года, оформление авансового отчета на специальном бланке не регламентируется, поэтому компании вправе применять свои собственные формы бланков. Тем не менее, на практике в большинстве случаев для составления авансового отчета используют стандартную форму АО-1.

Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо, то есть сам сотрудник, которому ранее были выданы денежные средства. Затем бухгалтер проверяет отчет и приложенные к нему подтверждения трат и фиксирует проводками суммы по документам.

Предоставить авансовый отчет в бухгалтерию сотрудник должен в течение трех дней с момента выхода на рабочее место (возвращения из командировки или из отпуска/больничного).

Неизрасходованные средства, т.е. остаток по авансовому отчету, сотрудник возвращает в кассу. Если денег было потрачено больше, чем выдано, компания возмещает сотруднику перерасход.

Что входит в авансовый отчет

Итак, как заполнить авансовый отчет по командировке?

В отчете должны быть отражены следующие сведения: 

• Название компании  
• Номер и дата отчета (заполняется бухгалтерией)
• Данные о сотруднике, получившем аванс (ФИО, подразделение, должность) 
• Назначение аванса (командировочные расходы)
• Количество выданных денежных средств и фактические расходы, а также сумма перерасхода/остаток (если имеется)
• Перечень подтверждающих расходы документов с датой выдачи, номером, суммой и типом (например, квитанция, накладная, чек и т. п.)

Подписанный отчет сотрудник сдает на проверку в бухгалтерию. При этом к нему необходимо приложить оригиналы всех подтверждающих документов. После проверки авансового отчета бухгалтер делает соответствующие бухгалтерские проводки и составляет расписку о принятии отчета с сопровождающими документами.

Пример авансового отчета по командировке

Для большей наглядности рассмотрим образец заполнения авансового отчета по командировке. 

Допустим, организация ООО «Компания» отправила своего сотрудника отдела продаж Куропатко Е. А. в командировку на два дня и выдала ему 20 000 руб. на билеты, проживание в гостинице и сопутствующие расходы. По итогам командировки Куропатко потратил 18 912 руб., из них 8 950 на ж/д билеты, 5 000 — на гостиницу, а 4962 — на еду и общественный транспорт.

Вот как может выглядеть авансовый отчет о поездке:

На второй странице необходимо указать каждую категорию трат, а также приложить подтверждающие документы. Для суточных (или командировочных) подтверждения, как правило, не требуется.

Затем бухгалтер проверяет отчет и предоставленные документы, дозаполняет некоторые графы и утверждает отчет у руководителя подразделения и главного бухгалтера.

Если сотрудник не предоставляет отчет в течение трех дней с момента выхода на работу, то полученный сотрудником аванс считается его задолженностью и может быть удержан работодателем из его зарплаты (ст.137 ТК РФ).

Чем отличается справка о командировке от авансового отчёта.