Командировочные расходы в 2024 году: сколько платить и как учитывать

Компания должна компенсировать расходы сотрудника, направленного в командировку. В 2024 году командировочные расходы включают в себя оплату проезда, аренды жилья, суточные и другие траты, о которых работодатель знал заранее.

В этой статье мы расскажем о том, как происходит возмещение командировочных расходов, и об особенностях их учёта.

Какие расходы возмещает компания 

Перед началом деловой поездки сотруднику выдают аванс. Он состоит из двух частей:

• Средства на оплату расходов на проезд и отель.

В поездке за границу в командировочные также включаются расходы на оформление загранпаспорта, визы и прочих документов, нужных для выезда, плюс консульские сборы и медицинская страховка.

• Суточные — деньги на дополнительные траты, возникающие в командировке, например, оплату питания и такси.

Бухгалтер рассчитывает аванс на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку. 

Порядок и нормы возмещения расходов фиксируют в локальном акте, например, положении о командировках.

После возвращения из деловой поездки сотрудник в течение 3 рабочих дней передаёт в бухгалтерию авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если траты на проезд и проживание больше согласованных перед поездкой, компания возмещает работнику перерасход.

Суточные

Суточные должны быть начислены за каждый день командировки, включая время в пути, выходные, нерабочие праздники и дни болезни, подтверждённые официально оформленным больничным листом.

Бывают командировки, из которых сотруднику несложно каждый день возвращаться домой — например, когда его направляют со служебным заданием в ближайший город. Тогда суточные выплачивать не обязательно.

Размер суточных каждая компания устанавливает самостоятельно, но его нужно закрепить в положении о командировках или другом внутреннем акте. Многие работодатели ориентируются на суммы, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами. В 2024 году речь идёт о следующих:

• 700 рублей в день в поездках по России;
• 2 500 рублей в день в заграничных командировках.

Когда суточные больше этих норм, с превышения удерживается НДФЛ и на него начисляются страховые взносы.

Подробнее о суточных читайте в отдельной статье.

Учёт расходов на проезд

Он отличается в зависимости от вида транспорта, которым сотрудник пользуется, чтобы добраться до места командирования. Рассмотрим распространённые варианты.

• Поезд, самолёт и автобус 

К транспортным расходам относится стоимость билета и сервисный сбор на его оформление. Бухгалтерии для учёта трат понадобится электронный билет, а при перелёте — ещё и посадочный талон либо справка от авиакомпании. 

Удобно бронировать билеты через специальный сервис организации командировок, например, «OneTwoTrip для бизнеса»: все необходимые для авансового отчёта документы будут доступны в личном кабинете.

• Такси

Оплата за такси до места командирования возмещается на основании чека. А вот услуги такси в самом городе в расходы на проезд не входят: сотрудник может тратить на них суточные либо отдельно договориться с работодателем об их возмещении (это нужно обязательно отразить в положении о командировках). Подробнее мы рассказывали об этом в отдельной статье.

• Личный автомобиль

Иногда сотруднику удобнее ехать в командировку на личном авто. Работодатель возмещает ему стоимость потраченного бензина и расходы на проезд по платным трассам. Для их учёта понадобится путевой лист, служебная записка об использовании личного автомобиля и чеки на бензин и проезд по трассам.

Учёт расходов на проживание

Он зависит от того, где именно живёт сотрудник.

• Отель

Бухгалтерии понадобится счёт на оплату или чек из гостиницы. Если отель забронирован через сервис для организации командировок, например, «OneTwoTrip для бизнеса», подтверждение об оплате и электронный чек можно скачать в личном кабинете.

В расходах на проживание нельзя учесть дополнительное обслуживание в номере (например, пользование мини-баром), питание в кафе при отеле и пользование тренажёрным залом в гостинице. Всё это сотрудник может оплатить из суточных.

• Арендованная квартира

Для учёта нужен договор и платёжные документы: чек при аренде у юрлица и расписка, когда арендодатель — физлицо. 

Бывает, что подтверждающих документов нет, например, сотрудник заплатил наличными, не взяв никаких расписок. Тогда работодатель не сможет включить возмещаемую сумму в расходы по налогу на прибыль. На неё придётся начислить страховые взносы и списать НДФЛ с части, превышающей сумму, которая не облагается налогами. Согласно НК РФ, если нет подтверждающих документов, то НДФЛ не облагаются расходы в рамках определённых лимитов, и в 2025 году это 700 рублей в поездках по России и 2 500 — за границу.

Прочие командировочные расходы

Компания по предварительной договорённости с сотрудником может возместить ему и другие расходы в деловой поездке. Перечень таких трат стоит заранее указать во внутреннем положении о командировках.

Вот возможные варианты:

• расходы на услуги связи, в том числе роуминг;
• такси или каршеринг для перемещения по городу во время командировки;
• почтовые услуги.

Этот перечень приблизительный, его легко дополнить и расширить. Например, если сотрудники в командировке регулярно пользуются услугами копировальных центров, эти расходы тоже можно возместить. Главное, чтобы все подобные траты были подтверждены документально: чеками, счетами и бланками строгой отчётности. Важно, чтобы все эти расходы были связаны с деловой целью поездки.

Зачем подтверждать расходы в командировке

Работодатель по закону не обязан возмещать расходы, которые сотрудник не может подтвердить соответствующими документами, например, чеками или расписками. А если он решит возместить эти траты, при исчислении налога на прибыль возникнут проблемы с их учётом.

Поэтому крайне важно, чтобы все расходы на проезд и проживание были подтверждены документально. С этим не будет проблем при бронировании билетов и отеля через онлайн-сервис «OneTwoTrip для бизнеса»: электронные чеки и справки хранятся в личном кабинете. Можно сразу подключить интеграцию с «1С:Бухгалтерия», чтобы закрывающие документы автоматически загружались в систему.

Что делать, если документы для авансового отчёта неверно оформлены

Обычно такая проблема возникает с чеками и счетами из гостиниц, которые сотрудник получил на месте. Важно понимать, что затраты на командировочные расходы не могут быть включены в расходы компании, если авансовые отчёты составлены с нарушением унифицированной формы. 

Сложностей легко избежать, бронируя жильё заранее через онлайн-сервис для планирования командировок. Тогда с закрывающими документами проблем не будет.

Налогообложение командировочных расходов

При расчёте налога на прибыль командировочные считаются прочими расходами, связанными с реализацией. В них входят проезд к месту выполнения служебного задания, оплата жилья, суточные и прочие расходы, заранее согласованные с работодателем. Главное, чтобы возмещение этих расходов было указано в положении о командировках компании.

Возмещаемые работнику суммы командировочных расходов не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они согласованы с руководством и подтверждены документально.

Отдельно скажем о суточных. Для целей исчисления налога на прибыль они не нормируются, и компания может включить их в состав затрат. А вот при расчёте НДФЛ важно учитывать нормы, не облагаемые налогом: в 2024 году это 700 рублей в командировке по России и 2 500 рублей в командировке в другую страну.

Особенности оплаты и учёта расходов в заграничных командировках

Иногда возникает вопрос, как именно выплачивать суточные за дни, проведённые в дороге, если до выезда за границу сотрудник проводит время в России. Например, ему требуется сперва добраться до Москвы или другого крупного транспортного узла. 

Рассмотрим пример. Сотрудник направляется в командировку из Москвы в Астану. Самолёт вылетает из Москвы 28 октября в 23:25 и прибывает в Астану 29 октября в 05:05. Суточные за 28 октября должны быть выплачены в рублях по норме командировок по России, а за 29 октября — в иностранной валюте по норме деловых поездок за рубеж. Однако можно выбрать более ранний рейс, чтобы вылететь из Москвы в 11:50 и уже в 13:25 быть в Астане. Тогда суточные выплачиваются в иностранной валюте, как в поездке за границу.

Напомним, что в загранкомандировках НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ начисляются на сумму суточных, превышающую 2 500 рублей в день. Валютные расходы для расчёта налога на прибыль нужно пересчитать по курсу обмена в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если этого документа нет, возьмите курс ЦБ на дату выдачи аванса.

Заключение

При выплате и учёте расходов на командировку у компании могут возникать сложности, однако большинства из них легко избежать, планируя и оформляя поездку через «OneTwoTrip для бизнеса».