Командировка в выходной день

Что делать, если сотрудника нужно отправить выполнять служебное задание в другой город в выходной день? Оформление подобной поездки отличается от деловой поездки в будни, да и оплата будет производиться иначе. Разбираем все нюансы в статье.

Какие дни считаются выходными

Не все компании работают в режиме 5/2, да и графики некоторых сотрудников отличаются от распространённой пятидневки с днями отдыха в субботу и воскресенье. Что же считать выходными?

В ст. 111 ТК РФ указано, что выходные дни — это еженедельный непрерывный отдых между рабочими днями. Если в компании принята пятидневная рабочая неделя, сотрудники имеют право на два дня отдыха, причём один из них — воскресенье, а второй устанавливается отдельно в коллективном договоре. Обычно они следуют друг за другом, но могут быть и вразнобой.

Некоторые компании не могут останавливать работу даже на пару дней, и тогда отдых работникам предоставляют поочерёдно. Это фиксируется в правилах внутреннего распорядка.

Можно ли отказаться от командировки в выходной?

Да, согласно ст. 113 ТК РФ сотрудник имеет право не соглашаться провести свой законный день отдыха в деловой поездке. По закону работодатель может привлекать сотрудника к работе в выходной или праздник только после получения письменного согласия.

Согласие получать не нужно в случаях, когда требуется:

1. избежать катастрофы или производственной аварии либо устранить последствия аварии или стихийного бедствия;
2. предотвратить несчастные случаи, уничтожение или порчу имущества работодателя, государства, муниципалитета;
3. выполнить работы, обусловленные введением чрезвычайного или военного положения, либо неотложные работы в случае бедствия или угрозы жизни и нормальным жизненным условиям. Обычно речь идёт о пожарах и стихийных бедствиях.

Во всех остальных случаях работодатель обязан заранее предупредить сотрудника о поездке в выходные и получить его письменное согласие.

Какие еще есть ограничения

Есть категории работников, которых можно привлечь к работе в выходные и праздничные нерабочие дни, только если это разрешено им по состоянию здоровья (для этого нужно разрешение врача).

К ним относятся:

• инвалиды; 
• женщины с детьми младше трёх лет;
• матери и отцы, воспитывающие без супруга/супруги детей младше 14 лет;
• работники, у которых есть дети-инвалиды;
• работники, ухаживающие за больными членами семьи (требуется медицинское заключение);
• опекуны детей до 14 лет;
• родители детей младше 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом либо призван на военную службу либо проходит службу по контракту;
• многодетных работников (у которых три и более ребёнка до 18 лет, и младшему ещё нет 14 лет)

А вот лиц до 18 лет и беременных женщин законодательство запрещает привлекать к работе в выходные и праздники даже при получении их письменного согласия. 

Документы для правильного оформления

Для официального оформления деловой поездки нужны два документа — приказ о командировке и авансовый отчёт. А когда речь идёт о работе в выходные, к списку добавляется также согласие работника на привлечение его к работе. 

Отправляя в командировку сотрудника из списка выше (инвалиды, женщины с маленькими детьми и так далее), ознакомьте их под роспись с правом отказаться от работы в выходной день. 

Расчёт оплаты выходных в командировке

В ст. 153 ТК РФ указано, что работа в выходной и праздничный день оплачивается как минимум в двойном размере. Можно не рассчитывать средний заработок, достаточно взять обычную зарплату конкретного работника.

Оплата выходных в командировке может быть и в одинарном размере, но тогда компания обязана предложить сотруднику отгул в любое удобное время. Командированный сам выбирает, что ему подходит, и указывает это в согласии на работу в выходной.

Есть одно исключение: сотруднику, работающему по срочному трудовому договору до 2 месяцев, положен только двойной размер оплаты.

Повышенная ставка полагается за фактически отработанные часы. Например, сотрудник находился в командировке не всю субботу, а всего 5 часов. Значит, в двойном размере оплачивается только это время. Отработанные часы определяют по проездным документам, приложенных к авансовому отчёту, — билетов на самолёт/поезд либо из путевого листа при командировке на личном автомобиле.

Не забывайте что за каждый день в командировке, в том числе выходные, сотруднику начисляют суточные. 

Выходные дни в пути

По закону, время в пути до места командировки тоже считается рабочим, ведь сотрудник не может провести его так, как ему хочется. То есть в выходные дни компания выплачивает сотруднику суточные в обычном размере за весь день и двойное вознаграждение за рабочее время, проведённое в дороге. А за дорогу в период с 22:00 до 6:00 положена надбавка за работу в ночное время.

Определить часы в пути можно по билету, приложенному к авансовому отчёту. Отметим, что работодатель также может указать в положении о командировках, какой именно момент считается началом командировки, а какой — временем окончания. Например, аэропорт находится за пределами города, и до него добираться 2 часа. Они формально не входят в командировку, и можно не оплачивать их в двойном размере. Но если во внутреннем локальном акте дорога до аэропорта или вокзала считается частью деловой поездки, это время нужно оплатить.

Учёт командировочных расходов

При расчёте налога на прибыль можно учесть компенсации сотрудникам за выходные, если в правилах компании разрешена работа в такие дни ( п. 3 ст. 255 НК РФ).

С суточных, соответствующих установленному в 2024 лимиту (700 рублей в командировках по России и 2 500 — за границу), платить НДФЛ и начислять на них взносы в социальные фонды не нужно. Если суточные выше, начисления совершают на сумму, превышающую лимит.

Ответственность за неоплату командировки в выходные дни

Компания, которая не оплачивает деловую поездку в выходные дни или отправляет в неё сотрудников, не подписавших согласие, нарушает ТК РФ, а значит, может понести административную ответственность и получить штраф. Для юрлиц он составляет от 30 000 до 50 000 рублей, для ИП и руководителя ООО — от 1 000 до 5 000 рублей.

Заключение

Оформить командировку сотрудника в выходной и праздничный нерабочий день несложно, если соблюдать законодательство и придерживаться правил, которые мы указали в статье. А чтобы организация была не только удобной, но и выгодной, пользуйтесь онлайн-сервисом «OneTwoTrip для бизнеса».