Как выбрать жильё для командировки

Для продуктивной работы в деловой поездке сотруднику важно хорошо отдыхать и высыпаться после выполнения задач, поэтому к выбору жилья стоит отнестись со всем вниманием. Вариантов множество, от отелей до съёмных квартир — и в этой статье мы поговорим об их плюсах и минусах, а также выясним нюансы при оформлении документов.

Отель

Это наиболее распространённый вариант для деловых путешественников. Гостиницу можно найти практически в каждом городе, даже совсем небольшом. 

У отелей множество плюсов:

• Комфорт для сотрудника: в большинстве бизнес-отелей заселение и выезд возможны в любое время, а номер убирает обслуживающий персонал.
• Дополнительные услуги: можно выбрать отель с включённым в стоимость проживания питанием, чтобы не думать о том, где позавтракать или поужинать; во многих гостиницах есть фитнес-центры, зоны для работы и отдыха и даже прачечные.
• Удобство для бизнеса: гостиницы предоставляют все необходимые документы для авансового отчёта.

С оплатой в отелях тоже сложностей не возникает, особенно если бронировать через «OneTwoTrip для бизнеса»: клиентам доступны стандартные способы — корпоративной картой, с депозита, постоплата по счёту и даже овердрафт (по запросу), а ещё часть заказа можно оплатить бонусами. Все отчётные документы будут доступны в личном кабинете, а если подключить интеграцию с 1С:Бухгалтерия, то данные автоматически попадут в систему, и бухгалтеру останется только проверить их.

Перед бронированием уточните, есть ли в отеле необходимые для бизнеса опции: Wi-Fi, наличие бизнес-центра и доступ к копировальным устройствам (если всё это необходимо сотруднику). О других важных моментах можно прочитать в отдельной статье.

Апартаменты

Апартаменты — полноценная квартира с разным количеством комнат, в которой обязательно есть кухня, посуда и другие удобства, например, стиральная машина и место для работы. При этом в ряде случаев гостю доступны услуги, которые есть в отелях: уборка номеров, питание. В «OneTwoTrip для бизнеса» апартаменты тоже есть, поэтому при выборе данного типа размещения для своих сотрудников никаких сложностей с оплатой и документами для авансового отчёта не возникнет. В ином случае нужно уточнить у компании, сдающей апартаменты, работает ли она с юридическими лицами.

Хостел

Недорогой вариант для сотрудников, которые не против ночевать в общем номере: в большинстве хостелов гости проживают в одной комнате. Правда, во многих объектах есть и отдельные комнаты для аренды, но санузел всё равно чаще всего будет общим для всех.

Плюс хостела очевиден: обычно это бюджетное жильё. Но всё же минусов больше: качественно отдохнуть и выспаться при таком размещении способны далеко не все. К тому же чаще всего в хостелах нет отдельного места для работы, а Wi-Fi может быть платным.

Но вот с оплатой проблем не возникает, хостелы, как и отели, без проблем выдают необходимые отчётные документы.

Съёмная квартира

Такой вариант компании иногда выбирают, отправляя сотрудника в длительную командировку или если он работает вахтовым методом. Работник в этом случае чувствует себя комфортнее, чем в отеле, ведь он живёт в отдельной квартире, где обычно есть все удобства — от полноценной кухни до стиральной машинки. А компания может сэкономить, поскольку аренда квартир часто дешевле, чем длительное бронирование номера в гостинице.

Вариантов оплаты съёмной квартиры несколько: можно заключить договор с арендодателем, а можно компенсировать расходы работнику (в этом случае договор он заключает самостоятельно, а также берёт с хозяина квартиры расписку о получении денег). 

Минус в том, что чаще всего оплатить аренду квартиры корпоративной картой или с расчётного счёта юридического лица невозможно. В целом, для компании выгоднее поискать подходящий вариант апартаментов, которые можно забронировать и оплатить через сервис для организации командировок.

Остановиться у родственников или знакомых

Этот вариант может быть очень удобен сотруднику, который оказывается в домашней обстановке, а вот компании подходит не всегда. В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить сотруднику расходы на проживание, если речь не идёт о бесплатном жилье. А квартира родственников и знакомых им не является, поскольку не предоставлена компанией, ведь сотрудник сам нашёл себе ночлег.

Как возмещать расходы? Фактический срок проживания можно подтвердить служебной запиской сотрудника и проездными документами, в которых видны даты командировки. А вот с суммой могут возникнуть сложности, если в компании нет положения о командировках, тревел-политики или иного документа, в котором оговариваются нормативы трат на жильё в деловой поездке. В этом случае компании необходимо выпустить приказ о компенсации сотруднику неподтверждённых расходов на проживание, и размер возмещения руководство определяет самостоятельно. Учтите только, что по п. 1 ст. 217 НК РФ неподтверждённые расходы на жильё в командировке не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает 700 рублей в день по России и 2 500 рублей в зарубежных поездках. При этом страховые взносы начисляются на всю сумму.

Резюме

Вариантов жилья в командировке довольно много, однако компании стоит выбирать те, что наиболее удобны юридическим лицам. Мы советуем останавливаться на объектах размещения, которые можно найти и оплатить через «OneTwoTrip для бизнеса» — у нас доступно более 2 миллионов отелей, апартаментов и хостелов по всему миру, и вы наверняка подберёте что-то подходящее. А скидка до 30% для корпоративных клиентов будет приятным бонусом.