Как оформить командировку в 2024 году

Объясняем, какие поездки можно считать командировкой, кого из сотрудников в них направлять и как оформить документы и упростить планирование таких рабочих поездок с помощью онлайн-сервиса.

Что такое командировка

Согласно ст. 166 ТК РФ, командировка должна отвечать следующим требованиям:

• Носит производственный характер и осуществляется по требованию работодателя и в его интересах вне места основной работы.
• Имеет ограниченный срок.

Кого можно и нельзя отправить в командировку

В ТК РФ оговорён важный момент: сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен быть устроен в компании по трудовому договору. Нельзя оформить как командировку поездку сотрудника, с которым заключён договор гражданско-правового характера (мы писали об этом в отдельной статье).

Также важно, чтобы у сотрудника было стационарное место работы. И если в трудовом договоре указан разъездной характер работы, например, как у курьеров, водителей или экспедиторов, их поездки тоже не считаются командировками.

Однако это ещё не всё. Некоторых сотрудников разрешено направлять в командировку только с письменного согласия. К ним относятся: 

• Женщины, имеющие детей до 3 лет.
• Матери, отцы или опекуны, в одиночку воспитывающие детей до 14 лет.
• Родители детей с ограниченными физическими возможностями.
• Родитель ребёнка до 14 лет, когда второй родитель работает вахтовым методом.
• Многодетные родители, у которых трое и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет.
• Сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.
• Кандидаты в депутаты в период выборов. 

На следующие категории работников действуют особые ограничения при направлении в командировку:

• Инвалиды.

Сотрудника с ограниченными физическими возможностями разрешено отправлять в деловую поездку, если на месте ему будут обеспечены условия труда, соответствующие его потребностям, например, установлены пандусы. Кроме того, командировка не должна противоречить индивидуальной программе реабилитации.

• Несовершеннолетние сотрудники.

Лиц младше 18 лет разрешено отправлять в деловые поездки, только если это профессиональные спортсмены или творческие работники, например, артисты.

Ни в каком виде нельзя оформить командировку беременных сотрудниц, даже если они готовы подписать согласие на такую поездку (ст. 259 ТК РФ).

Также нельзя направить в командировку сотрудника, который находится в отпуске или на больничном.

Работник, не попадающий ни в одну из этих категорий, при отказе от служебной поездки может получить дисциплинарное взыскание и даже быть уволен.

Приказ о командировке

Командировочные удостоверения и служебные задания опциональны, а вот приказ нужно выпустить обязательно. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 Госкомстата или формой, утверждённой внутренними нормативными актами компании. 

Приказ о командировке должен содержать следующие данные:

• наименование организации;
• наименование документа и дата его составления;
• Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
• место назначения (страна, город, организация);
• срок командировки (количество календарных дней);
• даты начала и окончания поездки;
• цель командировки;
• организация, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ составляют на основании служебной записки начальника сотрудника, отправляющегося в командировку. Документ подписывает руководитель организации.

Аванс и суточные

Перед поездкой работодатель обязан выплатить сотруднику аванс для компенсации расходов на проезд и проживание, а также суточные на дополнительные расходы в командировке.

У нас есть подробная статья о расходах в командировке, где вы можете узнать все нюансы. Здесь перечислим кратко:

• Суточные платят за каждый день в деловой поездке, включая время в дороге, выходные, праздники и время болезни (больничный должен быть оформлен официально).
• В законе нет чётких норм суточных, однако многие компании ориентируются на суммы, с которых не нужно платить НДФЛ и на которые не начисляют страховые взносы. В 2024 году это 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом.
• Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, суточные можно не выплачивать.

Покупка билетов и бронь отеля

Некоторые компании обращаются в агентство, которое подберёт отели и билеты за комиссию. Но выгоднее и проще подключиться к специализированному онлайн-сервису, например, «OneTwoTrip для бизнеса». 

У него множество плюсов:

• Большой выбор: более 2 миллионов отелей по всему миру, билеты более 800 авиакомпаний, ж/д билеты по России и СНГ. Также можно заказать такси и забронировать трансфер. 

• Удобные способы оплаты для юрлиц: корпоративной картой, с депозита, постоплатой по счёту. По запросу доступен овердрафт.
• Скидки на отели до 30%.
• Простая организация поездок коллективов из 10 и более сотрудников: менеджер сервиса подберёт билеты на один рейс и номера в одном отеле. Благодаря групповым тарифам такая поездка будет стоить дешевле. 
• Бесплатная интеграция с 1С:Бухгалтерией и ЭДО: онлайн-доступ к справкам и отчётам.

Журнал учёта и табель рабочего времени

Перед тем как сотрудник отправится в командировку, нужно занести в журнал учёта его фамилию, имя и отчество, а также место назначения (название организации и адрес). 

Важно правильно заполнить табель учёта рабочего времени — по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утверждённой внутренней форме компании. Дни командировки отмечают кодом «К». Выходные, в которые работник был в пути или работал, обозначаются кодами «К/РВ» или «06/03».

Срок командировки подтверждается после возвращения.

Как рассчитать срок командировки

Как мы говорили выше, командировка должна быть конечной, однако максимальный срок законом не установлен. Кроме того, она может длиться один день или даже меньше.

Дни командировки считают со дня выезда по день возвращения. Даты смотрят по проездным билетам. Если аэропорт или вокзал находятся за пределами города, где живёт сотрудник, дорогу до него также можно включить в деловую поездку. Это указывается в положении о командировках компании.

Пример: сотрудник улетел в среду, 6 ноября, в 22:30, а вернулся в пятницу в 06:40. Его командировка длилась 3 дня.

Отчёт о командировочных расходах

После поездки сотрудник должен отчитаться о командировочных расходах: он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает все договоры, чеки и посадочные талоны, подтверждающие факт расходов. О том, на что потрачены суточные, отчитываться не нужно.

Сдать отчёт в бухгалтерию нужно в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки.

В отчёте нужно указать размер аванса и сумму израсходованных средств. Если сотрудник получил больше, чем потратил, ему придётся вернуть лишние средства. Если же трат было больше, чем выдано денег, бухгалтер проверит все подтверждающие документы и перечислит недостающую сумму на счёт сотрудника.

Отдельно разберём, какие документы требуются для подтверждения разных трат: 

• Жильё

В качестве подтверждения проживания в отеле нужно предоставить бронь или ваучер, а также чек об оплате (можно и электронный) или счёт-фактуру. При бронировании отеля через «OneTwoTrip для бизнеса» подтверждение об оплате и электронный чек доступны для скачивания в личном кабинете.

Если сотрудник снимал квартиру, бухгалтерии потребуется договор аренды и платёжные документы: чек при аренде у юрлица и расписка, когда арендодатель — физлицо. 

• Транспорт

К транспортным расходам относится стоимость билета и сервисный сбор на его оформление. В бухгалтерию нужно сдать билет (допустимо электронный), а при перелёте — ещё и посадочный талон либо справку от авиакомпании. При покупке билета через «OneTwoTrip для бизнеса» все документы, в том числе справка о перелёте (она заменяет посадочный талон), доступны в личном кабинете. 

• Другие расходы

Компания может возмещать и прочие расходы, например, за пользование связью в роуминге, проезд на такси по городу или оплату ужинов с деловыми партнёрами в ресторане. Главное, внести перечень таких трат в положение о командировках. Подтвердить эти расходы нужно чеками.

Вместо заключения

Оформление командировки с помощью сервиса «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет видеть все расходы по отелям и билетам на каждого сотрудника в сервисе, а также фильтровать информацию по периоду или человеку. Нет необходимости предъявлять бумажные посадочные талоны или чеки на билеты и отели — электронные квитанции сохраняются при покупке. Вся закрывающая документация также находится в системе, что экономит время бухгалтерии.