Тревел-менеджер — кто это?

Главная задача тревел-менеджера – разработать и обеспечить реализацию тревел-политики всей компании. О составлении такой политики мы писали ранее, сейчас же вкратце отметим, что этот документ включает в себя правила организации поездок: ограничения по стоимости билетов и гостиниц для разных категорий сотрудников, список отчетных документов и т.п.

Тревел-менеджер контролирует все, что связано с поездками – от составления списков сотрудников, до проверки отчетности по командировкам. Естественно, именно такой специалист планирует бюджет на поездки в компании, стремясь к его постоянной оптимизации. 

Тревел-менеджер: обязанности

Среди главных ежедневных служебных обязанностей тревел-менеджера:

• подготовка командировки – менеджер должен понять, кто и куда отправляется, каким транспортом, в какие даты и т.п.
• обеспечить прибытие сотрудников на место – заказ билетов и бронирование отелей, трансферов и так далее;
• проверка отчетности – тревел-менеджер должен проверить, все ли нужные документы предоставил сотрудник после возвращения из командировки;
• бюджетирование – именно тревел-менеджер лучше всех понимает объем командировочных затрат и планирует бюджет на поездки.

То есть тревел-менеджер ведет как работу, связанную с финансами, так и решает организационные вопросы. Чем больше компания, тем серьезнее загрузка такого специалиста.

Как оптимизировать работу тревел-менеджера?

При большом количестве сотрудников и поездок, возникает необходимость оптимизации труда тревел-менеджеров. Делать все вручную – явно не оптимальный подход, который влечет за собой ошибки и переплаты, ведь проанализировать вообще все доступные варианты размещения и перелетов человеку не под силу.

Поэтому в последние годы компании все чаще внедряют корпоративные системы бронирования. «OneTwoTrip для бизнеса» – как раз такой сервис. С его помощью тревел-менеджер может обеспечить выполнение тревел-политики компании (задать лимиты стоимости билетов и отелей), получить доступ к тысячам вариантов бронирований в режиме реального времени, и автоматизировать создание отчетных документов.

Читайте в нашем блоге:

• Что такое деловые билеты?
• Как купить деловые билеты на самолёт?