Тревел-менеджер — кто это?
Полезные советы
Организацией командировок в компаниях могут заниматься самые разные люди – от самих сотрудников до секретарей, бронирующих билеты. Понятно, что это не основные их обязанности.
Однако все чаще организации нанимают на работу специалистов, основная работа которых – подготовка деловых поездок сотрудников. Этих людей называют тревел-менеджерами, и сегодня мы поговорим о том, зачем нужны такие работники.
Главная задача тревел-менеджера – разработать и обеспечить реализацию тревел-политики всей компании. О составлении такой политики мы писали ранее, сейчас же вкратце отметим, что этот документ включает в себя правила организации поездок: ограничения по стоимости билетов и гостиниц для разных категорий сотрудников, список отчетных документов и т.п.
Тревел-менеджер контролирует все, что связано с поездками – от составления списков сотрудников, до проверки отчетности по командировкам. Естественно, именно такой специалист планирует бюджет на поездки в компании, стремясь к его постоянной оптимизации.
Тревел-менеджер: обязанности
Среди главных ежедневных служебных обязанностей тревел-менеджера:
- подготовка командировки – менеджер должен понять, кто и куда отправляется, каким транспортом, в какие даты и т.п.
- обеспечить прибытие сотрудников на место – заказ билетов и бронирование отелей, трансферов и так далее;
- проверка отчетности – тревел-менеджер должен проверить, все ли нужные документы предоставил сотрудник после возвращения из командировки;
- бюджетирование – именно тревел-менеджер лучше всех понимает объем командировочных затрат и планирует бюджет на поездки.
То есть тревел-менеджер ведет как работу, связанную с финансами, так и решает организационные вопросы. Чем больше компания, тем серьезнее загрузка такого специалиста.
Как оптимизировать работу тревел-менеджера?
При большом количестве сотрудников и поездок, возникает необходимость оптимизации труда тревел-менеджеров. Делать все вручную – явно не оптимальный подход, который влечет за собой ошибки и переплаты, ведь проанализировать вообще все доступные варианты размещения и перелетов человеку не под силу.
Поэтому в последние годы компании все чаще внедряют корпоративные системы бронирования. «OneTwoTrip для бизнеса» – как раз такой сервис. С его помощью тревел-менеджер может обеспечить выполнение тревел-политики компании (задать лимиты стоимости билетов и отелей), получить доступ к тысячам вариантов бронирований в режиме реального времени, и автоматизировать создание отчетных документов.
Читайте в нашем блоге:
Нажимая «Подписаться», я даю согласие на обработку персональных данных.