Сложности при оформлении командировки и как их избежать

Планирование деловой поездки — занятие ответственное: нужно подумать о бюджете компании, комфорте командированного, а ещё не потратить слишком много времени на согласование. Неудивительно, что в процессе могут возникнуть разные проблемные ситуации. Рассказываем, как «OneTwoTrip для бизнеса» поможет координаторам, эйчарам и бухгалтерам избежать типичных затруднений при оформлении командировки.

Не получается оформить поездку на 10 и больше человек

Это техническое ограничение тревел-сервисов: в одном заказе не может быть больше 9 пассажиров. Забронировать отель на 10+ сотрудников не получится по тем же причинам. 

Для таких случаев в «OneTwoTrip для бизнеса» есть опция группового бронирования. Сам процесс можно делегировать менеджеру, который не только оформит коллективный выезд на конференцию, например, но и проследит, чтобы коллеги сидели на соседних местах в самолёте. Дополнительный бонус — не придётся самостоятельно вводить данные всех командированных. А если кто-то из сотрудников заболел накануне поездки, внести изменения в заказ можно даже после оплаты билетов и отеля.

Руководитель долго согласовывает бюджет, а сроки поджимают

Чтобы избежать этой ситуации, используйте тревел-политику в «OneTwoTrip для бизнеса» — это свод внутренних правил, с помощью которого компания регламентирует затраты на командировки. Большой плюс тревел-политики в том, что согласовать лимиты понадобится только один раз — во время настройки. Это значительно снижает нагрузку на эйчаров, координаторов и бухгалтеров, а ещё ускоряет оформление командировки.

Задать лимиты можно не только на бюджет, но и на отклонение по стоимости, предпочтительную звездность отеля, класс перелета и вагона. Для сотрудников разных должностей можно устанавливать разные ограничения.

Не хватает средств на корпоративном счету

И, конечно, в самый неподходящий момент, когда бронировать отель или покупать билет нужно в режиме ASAP. Ситуация некомфортная: завтра самый удобный рейс может ощутимо подорожать, так что откладывать оформление на другой день — не вариант. В таких случаях в «OneTwoTrip для бизнеса» можно запросить овердрафт: он выручит, когда нет возможности быстро пополнить счёт. Сумма овердрафта для каждого клиента рассчитывается индивидуально, а счёт в личном кабинете нужно пополнить на потраченную сумму в течение дня.

Сотрудник потерял важные документы

Пропавший посадочный талон или нечаянно выброшенный чек — всё это классика жанра. «OneTwoTrip для бизнеса» поможет решить сразу две проблемы. Во-первых, работнику не нужно коллекционировать чеки: после онлайн-оплаты отеля и билетов все документы автоматически подгружаются в личный кабинет. Командированному останется только следить за личными расходами. Во-вторых, бухгалтерам не придётся загружать документы вручную: в «OneTwoTrip для бизнеса» можно бесплатно подключить интеграцию с 1С:Бухгалтерией.

Фото обложки: @RossHelen/Shutterstock