Отзыв сотрудника из отпуска: кого можно отозвать и как это оформить

Иногда у работодателя возникает потребность вызвать сотрудника из отпуска на работу. Для этого могут быть разные причины: например, пришёл срочный крупный заказ или требуется заменить заболевшего коллегу. В этой статье рассмотрим, при каких условиях возможно срочно вызвать сотрудника на работу, как это правильно оформить, кого нельзя отзывать из отпуска и другие нюансы.

Отзыв из отпуска по производственной необходимости

В соответствии с ТК РФ, работодатель имеет право отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска, если возникает производственная необходимость. При этом конкретные причины в законе не указаны.

Однако вызвать работника из отпуска можно, только если он согласен прервать отпуск (ст. 125 ТК РФ). Если работник подписал согласие, он имеет право в течение текущего года взять неиспользованные дни отдыха в любое удобное ему время либо присоединить их к отпуску в следующем рабочем году. 

Если же сотрудник не даёт согласие выйти из отпуска досрочно, работодатель не может его заставить это сделать. Также нельзя расценивать отказ как нарушение трудовой дисциплины и применять к сотруднику какие-либо санкции. 

Важный момент: постановлением Правительства от 01.08.2022 № 1365 работодателям позволили отзывать из отпуска работника без его согласия, но исключение касается только сотрудников, которые выполняют работы по исполнению государственных контрактов в сфере оборонно-промышленного комплекса. Уведомить о необходимости прервать отдых и вернуться на работу нужно не позднее чем за 3 дня.

Каких сотрудников нельзя отзывать из отпуска

В соответствии с ТК РФ, некоторые категории сотрудников нельзя отозвать из оплачиваемого отпуска, даже если эти люди готовы подписать согласие. К ним относятся:

• несовершеннолетние;
• беременные женщины;
• сотрудники, которые работают во вредных или опасных условиях труда;
• сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком.

Также нельзя прерывать учебный отпуск работников, которые совмещают трудовую деятельность с обучением.

Как оформить отзыв из отпуска

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно оформить следующие документы:

• уведомление о необходимости отзыва от руководителя;
• письменное согласие работника на отзыв из отпуска;
• приказ об отзыве работника из отпуска.

Далее рассмотрим оформление этих документов подробнее

Алгоритм отзыва сотрудника из отпуска

Шаг 1. Оформить письменное уведомление об отзыве из отпуска.

Когда возникает потребность попросить сотрудника прервать отпуск, первым делом необходимо составить официальное уведомление об этом. Документ нужно оформить с учётом того, что человек может находиться за пределами страны, и ему нужно успеть вернуться домой и добраться до рабочего места.

Шаг 2. Запросить письменное согласие сотрудника.

Уведомление нужно направить работнику (допустимо сделать это по электронной почте) и получить его согласие.

Шаг 3. Издать приказ об отзыве из отпуска.

Документ должен быть издан к моменту выхода сотрудника на работу. В нём нужно указать:

• реквизиты работодателя и сотрудника;
• причину отзыва из отпуска;
• дату выхода на работу;
• количество использованных дней отпуска и остаток неиспользованных;
• порядок перерасчёта отпускных;
• порядок предоставления неиспользованных дней отпуска.

Сотрудник должен расписаться в приказе.

Шаг 4. Пересчёт отпускных.

Если компания выплатила сотруднику отпускные за 28 календарных дней, а через 20 дней отзывает его из отпуска, то за те дни, которые сотрудник работает, нужно выплатить ему зарплату. Для этого придётся пересчитать отпускные, так как возникнет ситуация с их переплатой. 

Бухгалтерии потребуется удержать ранее выплаченные отпускные за те дни, которые работник не находился в отпуске, а также пересчитать НДФЛ, страховые взносы. Однако просто так удержать деньги работодатель не может: в ст. 137 ТК РФ такого основания нет. Поэтому возврат отпускных можно осуществить только с письменного согласия работника.

Если сотрудник не согласится вернуть отпускные за те дни, что не успел провести в отпуске, сделать перерасчёт не получится. Это проблема, ведь получается, что работодатель за эти дни будет платить и зарплату, и отпускные, и тогда может возникнуть спор с налоговой инспекцией: при исчислении налога на прибыль расходы компании будут уменьшены на двойную сумму, а это недопустимо. К сожалению, решить такую проблему со специалистом можно только в судебном порядке.

Отметка в кадровых документах

Отзыв работника из отпуска по производственной необходимости нужно отметить также в графике отпусков. Изменения может внести сотрудник кадровой службы или бухгалтер. 

Для этого необходимо в строке графика, в которой указан прерываемый отпуск работника:

• в графе 10 «Примечание» отметить, что определенное количество дней отпуска переносится на другой период;
• в графе 8 «Основание (документ)» указать номер приказа об отзыве из отпуска и его дату;
• в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» отразить даты, на которые переносится неиспользованная часть отпуска.

В табеле учёта рабочего времени дни, когда работник находился в отпуске, отмечаются буквенным кодом «ОТ» либо цифровым кодом «09». Дни, в которые сотрудник вышел на работу, нужно отметить буквенным кодом «Я» (или цифровым кодом «01»).

Отзыв дистанционного сотрудника

Если сотрудник работает на постоянной основе удалённо, то порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха определяется коллективным договором, локальным нормативным актом и трудовым договором. Основания и порядок для отзыва из отпуска также должны быть указаны в этих документах.

Как компенсировать остаток отпуска

Сотруднику нужно предоставить неиспользованные дни отпуска позже. Он может сам выбрать подходящий ему вариант:

• использовать оставшуюся часть дней отдыха в любое удобное для себя время в текущем году; 
• или присоединить неиспользованные дни к отпуску, который будет предоставлен в следующем. 

Как компенсировать расходы на проезд при отзыве из отпуска

В Трудовом кодексе и других законах нет норм, которые обязывают работодателей возмещать работникам расходы на проезд при отзыве из отпуска. Но часто компания сама решает выплатить компенсацию. Этот момент нужно учесть во внутреннем нормативном документе.

Такие компенсации нужно облагать НДФЛ и начислять на них страховые взносы. Это следует из того, что в ст. 217 НК РФ нет положений, предусматривающих освобождение от НДФЛ сумм возмещения стоимости проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно при отзыве работника из отпуска. А в ст. 422 НК РФ нет положений о включении таких компенсаций в перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами.