Журнал учета командировок

Оформление командировки

Командировки связаны не только с различными расходами и расчётом командировочных, но и необходимостью оформления различных бумаг, например, положения о командировках и журнала учета.  Сегодня мы поговорим о том, что такое журнал учета служебных командировок, зачем он нужен, и как заполнять этот документ.

Журнал учета командировок

Ранее в России составлять журнал учета служебных поездок было обязательно (как и подготовка ряда других важных документов). Однако с 2015 года обязательным остался лишь приказ о командировке,  а остальные отчётные документы компании заполняют при желании.

Поэтому уже несколько лет заполнять журнал учета выбывших в командировку сотрудников не обязательно, но многие организации до сих пор это делают. Поговорим о том, зачем это может быть нужно.

Зачем заполнять журнал, если это не обязательно

По действующим сейчас нормам подготовка журналов выбытия и прибытия не являются обязательными (как и журнал приказов по командировкам) для задач бухгалтерского и налогового учета. 

Тем не менее, эти документы могут быть использованы в качестве доказательств при возникновении налоговых споров. В таких случаях их можно будет использовать как косвенное доказательство реальности затрат, связанных с деловыми поездками сотрудников. 

Во-первых, наличие журнала с внесенными туда поездками доказывает их реальность. Во-вторых, в нем фиксируются различные параметры поездок. Таким образом документ может быть полезен как источник важных данных для возможной оптимизации бизнес-процессов и с точки зрения менеджмента.

Как правильно заполнять

Несмотря на то, что заполнять журнал учета командировок не обязательно, в том случае, если он все же заполняется, документ должен соответствовать правилам. Вести журнал должен специально уполномоченный сотрудник или руководитель организации. Хранить документ нужно 5 лет, для заграничных командировок – 10 лет.

Сегодня можно купить уже готовый и прошитый журнал, либо сделать его самостоятельно. Нужно будет лишь скачать и заполнить соответствующие формы. 

Журнал учета командировок образец

Журнал состоит из двух частей. Первая – это журнал выбытия. В нем есть ряд обязательных разделов:

• порядковый номер записи;
• дата и реквизиты командировочного удостоверения для конкретной поездки;
• место назначения поездки (где и в какой организации будет работать сотрудник).

Это обязательные графы, но по желанию руководителя в журнал еще можно внести ФИО сотрудника и дополнить любыми другими сведениями.

Вторая часть журнала – журнал прибытия, который включает соответствующую информацию:

• номер записи;
• ФИО прибывшего сотрудника,  
• организация, которая его направила;
• даты командировки.

Ранее за отсутствие такого журнала учета командировок полагались штрафы, но сейчас это не обязательный документ. Поэтому вести его не обязательно, и компанию за это не накажут. Однако составление журнала может быть полезно с точки зрения улучшения бизнес-процессов и для использования в возможных налоговых спорах вокруг затрат на командировки.

Удобный сервис бронирования отелей — OneTwoTrip.