Внутреннее Положение о командировках

При оформлении и организации деловых поездок компании должны ориентироваться на официальные документы — Трудовой кодекс и Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Однако часто можно услышать, что некоторые моменты регламентируются во внутреннем положении о командировках. Что это за документ, для чего он служит и каждой ли компании нужно его разрабатывать? Давайте разбираться.

Зачем нужно внутреннее Положение о командировках

Внутреннее Положение о командировках не относится к списку обязательных документов, и многие компании прекрасно функционируют и без него. Однако, если вы часто отправляете сотрудников в деловые поездки, Положение точно не будет лишним. Ведь в каждом бизнесе есть свои нюансы, и общий закон не может учесть их все. Например, некоторые компании компенсируют расходы на походы в сауну или ужины в дорогих ресторанах, а другие — только отели и билеты, как написано в ТК. Во внутреннем положении можно указать все категории расходов, которые бизнес возмещает командированным сотрудникам, и таким образом обосновать их перед налоговой при расчёте налога на прибыль или УСН.

Ещё во внутреннем положении о командировках стоит утвердить различные категории разрешённых расходов: указать, что доступно топ-менеджменту, руководителям отделов или рядовым сотрудникам. Там же регламентируется размер суточных, прописывается порядок компенсации и возможность bleisure-командировок. Главное, чтобы содержание внутреннего положения о деловых поездках не противоречило действующему российскому законодательству.

Есть и дополнительная польза такого документа: в нём сотрудники смогут найти ответы на все вопросы, которые у них возникают при организации деловой поездки. Им не придётся читать Трудовой кодекс и разбираться в законах, ведь компания уже сделала это за них. 

Кстати, внутреннее Положение о командировках можно назвать аналогом тревел-политики компании.

Что должно быть в положении о командировках

Как мы уже сказали, закон не регламентирует правила составления внутреннего положения о деловых поездках, поэтому каждая компания может действовать так, как ей удобно, учитывая специфику своего бизнеса. 

Мы рекомендуем составить документ из нескольких разделов:

1. Общие положения.

Тут стоит разобраться с основными понятиями: какие поездки считаются командировками, а какие — нет (это важно, если в компании есть сотрудники, работа которых носит разъездной характер). Также необходимо отметить, кого можно отправлять в деловую поездку, а кто по закону имеет право отказаться от неё. 

2. Сроки командировок.

Здесь указывается минимальная и максимальная продолжительность поездки, а также описание процедуры её продления или досрочного возвращения из командировки (кто принимает такое решение, какие документы нужно оформить, как проводить оплату и прочее).

3. Порядок направления и согласования командировок.

Опишите, кто отвечает за этот процесс и какие документы необходимо оформить.

4. Командировочные расходы.

Тут отображается полный перечень расходов, которые компания возмещает командированным, а также размер суточных в поездках по России и за границу.

5. Правила отчётности.

Что должно быть в авансовом отчёте, какие документы необходимо к нему приложить, когда сдавать и так далее. 

6. Гарантии при направлении работников в служебные командировки.

В этом пункте указывается, что согласно законодательству на весь период поездки за сотрудником сохраняется рабочее место и зарплата. Также тут можно отметить режим работы и отдыха и порядок оплаты в выходные и праздничные дни, которые работник проводит в командировке.

Как составить внутреннее Положение о командировках

В разработке положения о командировках участвуют сотрудники всех отделов, которые прямо или косвенно связаны с деловыми поездками. Стоит привлечь юристов, отдел кадров, бухгалтерию и финансистов. Таким образом, вы ещё на этапе составления согласуете спорные моменты и сможете учесть все нюансы.

Утвердить Положение о командировках должен генеральный директор компании.

После того как внутреннее Положение о командировках согласовано и утверждено, важно ознакомить с ним всех сотрудников. Также о положении нужно напоминать перед организацией командировок, особенно если работники самостоятельно бронируют себе билеты и отели, а компания не пользуется «OneTwoTrip для бизнеса» или аналогичным сервисом, в котором заранее указаны все лимиты и цепочка согласования.