Суточные в командировке: нормы и правила

Когда компания направляет сотрудника в рабочую поездку, она оплачивает ему билеты и проживание, а ещё начисляет суточные. Что это такое, на что их можно тратить, сколько начислять, как платить налоги и что ещё важно учитывать — разобрались в статье.

Суточные и командировочные: в чём разница

Расходы сотрудников в рабочих поездках бывают двух типов:

• Командировочные — это оплата билетов и отеля. Такие расходы сотрудник подтверждает документально, например, передавая в бухгалтерию авансовый отчёт с приложенными посадочными талонами и чеком из гостиницы.
• Суточные — все дополнительные расходы, возникающие у сотрудника в командировке: оплата ужина в кафе, такси и так далее. За суточные сотрудник отчитываться не должен.

На что можно потратить суточные

В законе нет перечня допустимых трат, наоборот, указано, что сотрудник может самостоятельно распоряжаться суммой суточных и не обязан согласовывать эти расходы с работодателем. Обычно суточные тратят на питание, такси и проезд на общественном транспорте, но никто не запрещает также заплатить за билет в музей.

Когда начислять суточные

Согласно п. 10 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749, все расходы сотрудника должны быть возмещены авансом, то есть до начала командировки.

Единых правил о сроке выплаты нет, и компания может самостоятельно их установить, закрепив во внутреннем акте, например, положении о командировке. Там же стоит указать, как будут начислены суточные: наличными либо на карту сотрудника.

Перечислить суточные после возвращения работника из командировки прямо не запрещено, но тогда придётся выплатить компенсацию за их задержку — как при задержке зарплаты.

Какие документы нужны для оформления суточных

Суточные включены в аванс, который бухгалтерия начисляет на основании приказа о командировке, подписанного руководителем, или иного документа, определённого в локальном акте компании. Сотрудник никаких заявлений на получение суточных писать не должен.

Нормы суточных в 2024 году

Закон не ограничивает размер суточных в компаниях (исключение — служащие госучреждений, о них ниже), и работодатель вправе самостоятельно установить сумму. Главное, зафиксировать её во внутреннем документе, например, в положении о командировках.

Многие работодатели устанавливают суточные, ориентируясь на максимальные размеры, которые не облагаются НДФЛ (они указаны в п. 1 ст. 217 НК РФ). В 2024 году речь идёт о следующих суммах:

• до 700 рублей за каждый день командировки на территории России;
• до 2 500 рублей за каждый день командировки в других странах.

Для сотрудников государственных учреждений установлена нижняя граница суточных: 100 рублей за каждый день командировки. 

Суточные при командировке за границу

Когда сотрудник направляется в служебную поездку за рубеж, суточные выплачивают в валюте страны, которую он посещает.

Правила и нормы для зарубежных поездок начинают действовать со дня пересечения границы. Если перед выездом в другую страну сотрудник сперва проводит время в поездке по России — добирается до Москвы или другого крупного города — суточные за этот день выплачиваются по норме, установленной для внутренних командировок. Даты пересечения границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Разберём на примере. Сотрудник направляется в командировку из Москвы в Стамбул. Самолёт вылетает из Москвы 11 октября в 21:45, а прибывает в Стамбул 12 октября в 02:55. Суточные за 11 октября должны быть выплачены в рублях по норме командировок по России, а за 12 октября — в иностранной валюте по норме деловых поездок за рубеж.

Но можно выбрать перелёт Москва — Стамбул, когда сотрудник вылетает 11 октября в 16:55 и оказывается в Стамбуле в этот же день в 22:10. Тогда суточные начисляются за 11 октября в иностранной валюте, как при поездках за границу.

Если во время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным в государстве, куда направляется работник. Это указано в п. 18 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749.

Суточные в командировке, из которой сотрудник может возвращаться домой

Иногда сотрудник живёт рядом с городом, куда его направили со служебным заданием, и может ежедневно возвращаться домой. В таких командировках суточные можно не выплачивать (п. 11 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749). Однако компания может всё же их начислить, например, когда дорога занимает много времени или работа сложная.

Суточные в однодневной командировке

Если командировка по России длится один день и меньше, работодатель вправе не выплачивать суточные. Компания может самостоятельно определить компенсацию, указав её сумму в коллективном договоре, но с неё придётся удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).

При однодневной командировке за рубеж выплата суточных составляет 50% от суммы, которую работодатель обычно перечисляет в заграничных деловых поездках (п. 20 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

Суточные за дни, проведённые в дороге

Согласно ч. 1 ст. 168 ТК РФ компания обязана компенсировать расходы за дни, которые сотрудник потратил на дорогу к месту командировки. Сюда входит также вынужденная остановка в пути, например, если авиакомпания перенесла рейс.

Если самолёт, поезд или другой транспорт отправляется до 24 часов включительно, днём отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Пример: согласно авиабилету сотрудник вылетел к месту командировки в 23:55 в воскресенье, а вернулся в 00:10 во вторник. Ему положены суточные за три дня: не только за понедельник, но и за воскресенье и вторник. Учитывайте этот момент при поиске билетов.

Суточные за дни болезни

Порой сотрудник в командировке заболевает настолько серьёзно, что не может выполнять служебные задачи и оформляет больничный лист. За дни болезни компания тоже должна выплатить суточные (п. 25 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

Как определить период командировки

Срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые сотрудник предоставляет после возвращения.

Днём начала деловой поездки считается дата отправления транспорта из населённого пункта, где работает сотрудник, к месту командировки. Днём возвращения будет дата прибытия в обратном билете.

Чтобы упростить расчёт, удобно пользоваться онлайн-сервисом для организации командировок, например, «OneTwoTrip для бизнеса»: все билеты, справки и ваучеры автоматически загружаются в личный кабинет, поэтому посадочные талоны сохранять не обязательно.

Налогообложение суточных

Всё зависит от суммы. Можно выплатить суточные исходя из указанных выше норм (700 рублей в поездках по России и 2 500 — за рубеж), и тогда НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. 

Если работодатель установил суточные выше этой нормы, налоги и взносы удерживаются с суммы превышения. 

Пример расчёта суточных

Сотрудник отправляется в командировку в Санкт-Петербург в четверг, 10 октября, в 23:45, а возвращается в среду, 16 октября, в 04:15. Суточные выплачиваются за все дни, включая выходные и время в пути, то есть за 7 дней.

В положении о командировках компании указано, что норма суточных при деловых поездках по России составляет 900 рублей в день. Значит, сотруднику нужно выплатить 900 рублей x 7 дней = 6 300 рублей.

НДФЛ и страховые взносы (на ВНиМ, ОПС и ОМС) начисляются на сумму сверх нормы, которая в 2024 году в командировках по России равна 700 рублей. В нашем примере превышение равно 200 рублям, поэтому НДФЛ и страховые взносы начисляются на сумму 200 рублей x 7 дней = 1 400 рублей.

Резюме

• Компания должна выплачивать суточные всем командированным сотрудникам.
• Сотрудник не обязан отчитываться о том, на что он потратил суточные.
• Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и заносит эту сумму в локальный нормативный акт. 
• Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в дороге.
• Суточные необязательно начислять в ситуациях, когда сотрудник может ежедневно возвращаться из места командировки домой.
• В однодневных деловых поездках по России суточные не выплачиваются, а в однодневной поездке за рубеж суточные составляют 50% суммы, зафиксированной в локальном нормативном акте.
• Суточные не облагаются НДФЛ и на них не начисляются страховые взносы, если их размеры не превышают 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для командировок за рубеж. Начисления делают на сумму превышения.