Справка о нахождении в командировке: как составить и зачем выдавать

Справка о командировке — это документальное подтверждение, что сотрудник находился в деловой поездке или на обучении в определённый период. Работники могут запрашивать её у компании для разных целей — например, если требуется обосновать своё отсутствие в суде, ЗАГСе или других инстанциях. 

Справка для командировки: образец

Единого правильного образца такого документа не существует — её можно составлять в произвольной форме. Обычно справку о нахождении в командировке оформляют на фирменном бланке учреждения, а если его нет — на обычном листе.

Что должно быть указано в справке о командировке сотрудника по месту требования:

• название компании и юридического лица;
• официальный адрес юридического лица;
• ИНН;
• КПП;
• ОКТМО;
• Ф. И. О. руководителя, сведения о должности и подпись.

Кроме того, нужно указать Ф. И. О. сотрудника, подразделение и должность. Главное, в справке должны присутствовать детальная информация о командировке, которая подтвердит отсутствие сотрудника в городе в течение определённого периода времени. Это начальная и конечная точки маршрута, цель, место проживания и время пребывания в поездке. Если сотрудник передвигался на личном транспорте, обязательно следует указать номер машины.

Важно, чтобы все сведения, указанные в справке, полностью совпадали со следующими данными:

• приказ о командировке;
• отчёт о деловой поездке;
• данные о проживании и билетах на самолёт, поезд или автобус.

Любая инстанция может проверить подлинность справки с работы для командировки, особенно если речь идёт о правонарушении, в котором подозревается сотрудник. Поэтому справку нужно обязательно зарегистрировать в делопроизводстве.

Когда может потребоваться справка о нахождении в командировке

Чаще всего её запрашивают, если сотрудник хочет документально подтвердить своё отсутствие в городе. Например, справку могут потребовать:

• В суде. Если работник обязан присутствовать на слушании, но это невозможно из-за того, что он находится в деловой поездке, справка о командировке для суда поможет перенести дату заседания или продлить срок уплаты штрафа. Правда, часто это не является аргументом для неявки по повестке в суд — но некоторые судьи идут навстречу. 

• В ЗАГСе. Иногда неотложная деловая поездка может совпасть с бракосочетанием — тем более, что иногда государственную регистрацию назначают через полгода после подачи заявления. При наличии справки сотрудник сможет перенести дату регистрации на другое число.
• В высшем учебном заведении или колледже. Справка поможет договориться с деканатом и отложить срок сдачи сессии или защиты научной работы. 
• В полиции. Наличие на руках официального документа подтвердит алиби, если сотрудника подозревают в правонарушении.

Какие ещё документы подтверждают пребывание сотрудника в деловой поездке

Согласно постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023) «Об особенностях направления работников в служебные командировки», сроки служебной поездки подтверждают:

• проездные документы (например, билеты на самолёт);
• ваучер об оказании гостиничных услуг;
• кассовый чек, подтверждающий использование транспорта для перемещений в командировке;
• документ, оформленный на бланке строгой отчётности (БСО), подтверждающий предоставление гостиничных услуг по месту командировки. В нём должна быть указана информация о периоде проживания в отеле, а также час заезда и выезда.

Справка о нахождении сотрудника в командировке — кадровый документ, который организация обязана предоставлять по просьбе работника. Важно максимально грамотно и полно излагать информацию, чтобы избежать вопросов со стороны различных инстанций.