Как подготовить компанию к осеннему сезону командировок

Лето в самом разгаре, но для координаторов командировок, бухгалтеров и руководителей июль — это время действовать на опережение. Именно сейчас закладывается фундамент для спокойного прохождения осеннего делового сезона.

Сентябрь традиционно приносит резкий рост деловой активности: возобновляются переговоры, открываются отраслевые выставки, форумы и конференции. Спрос на билеты и гостиницы увеличивается, а вместе с ним растут цены и сокращается выбор мест. Если отложить планирование на конец августа, компания рискует столкнуться с переплатами и ситуацией, когда сотрудников просто негде разместить.

Мы подготовили пошаговый чек-лист, который поможет вашей компании встретить осень без хаоса и лишних затрат.

Аудит бюджета

Первое, с чего стоит начать, — трезвая оценка финансовых ресурсов. Посмотрите на остатки бюджета, выделенного на второе полугодие, и на фактические расходы первого.

Важно понимать: осенние поездки обойдутся дороже весенних и летних из-за сезонных коэффициентов, поэтому простое копирование прошлогодних цифр не сработает.

Что проверить в первую очередь

Договоры с подрядчиками и новая ставка НДС. Если договор заключён до 2026 года и цена в нём указана с выделенным НДС 20%, изменение ставки требует согласования с контрагентом. Пересмотрите действующие соглашения с агентствами, отелями и перевозчиками до начала активного сезона, чтобы не разбираться с этим в сентябре.

Туристический налог в счетах за проживание. Налог платит гостиница, но фактически он влияет на итоговую стоимость номера. Ставку устанавливают региональные власти, и в разных городах она различается. Например, в Санкт-Петербурге с 2026 года действует сезонная ставка: с 1 апреля по 30 сентября — 2%, в остальные месяцы — 1%. То есть осенние поездки в Петербург до конца сентября попадают в дорогой период. Уточните ставки в тех городах, куда ваши сотрудники ездят чаще всего.

Размер суточных в локальных нормативных актах. Компания сама определяет сумму суточных и закрепляет её во внутреннем документе. Но не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только суточные в пределах 700 рублей в сутки по России и 2500 рублей — за рубежом. Всё, что выше, попадает под налогообложение. При этом с 2026 года для большинства субъектов малого и среднего предпринимательства отменён пониженный тариф страховых взносов, поэтому превышение лимита стало обходиться дороже. Если вы планируете поднимать суточные к осени, посчитайте полную стоимость этого решения заранее. 

Новая необлагаемая статья расходов. С 1 января 2026 года в перечень выплат, не облагаемых НДФЛ, вошли расходы на оформление полиса добровольного медицинского страхования, если он нужен для въезда или пребывания сотрудника в иностранном государстве. Если у вас есть зарубежные поездки, отразите эту статью в бюджете и во внутренних правилах.

Резерв на изменения. Доля возвращённых билетов растёт: планы срываются, сотрудники болеют, переговоры переносятся. Заложите в бюджет отдельную строку на доплаты за обмен и возврат — это дешевле, чем каждый раз объяснять финансовому отделу незапланированный расход.

Чтобы детально разобраться в структуре расходов, скрытых сборах агентств и формулах расчёта, почитайте отдельную статью: «Как рассчитать и спланировать бюджет на деловые поездки: подготовка к сезону». Из неё вы узнаете, как распределять сотрудников по бюджетным группам и фиксировать лимиты, чтобы избежать непредвиденных трат.

Документы и регламенты

До начала активных поездок нужно актуализировать всю внутреннюю нормативную базу. Это самая скучная часть подготовки — и самая недооценённая: именно из-за неё осенью возникают споры с бухгалтерией и вопросы у налоговой.

Положение о командировках

Это главный документ, регламентирующий поездки, поэтому важно проверить, что в действующем Положении есть:

• Ссылка на действующее Положение, утверждённое постановлением Правительства № 501 от 16.04.2025, а не на утратившее силу постановление № 749;
• Размер суточных — отдельно для поездок по России и за рубеж, при необходимости с разбивкой по должностям или направлениям;
• Лимиты на проживание и проезд — по категориям сотрудников и городам;
• Порядок согласования: кто и в какие сроки утверждает поездку и расходы сверх лимита;
• Правила компенсации расходов, понесённых с ведома работодателя, — эта формулировка приведена в соответствие со статьёй 168 Трудового кодекса;
• Сроки и порядок отчётности после возвращения.

Шаблоны и формы

Обновите бланки заранее, чтобы осенью сотрудники не переделывали документы в спешке:

• Приказ о направлении в командировку;
• Служебная записка или заявка на поездку;
• заявление на выдачу аванса;
• Авансовый отчёт и приложения к нему;
• Отчёт о выполненной работе, если он предусмотрен вашими правилами;
• Согласие работника на командировку для тех категорий сотрудников, которых нельзя направить в поездку без письменного согласия.

Отдельно проверьте перечень документов, которыми сотрудник подтверждает поездку на служебном или личном транспорте. В новом Положении к подтверждающим документам добавлены билеты — это стоит отразить в ваших правилах и в памятке для сотрудников.

Электронный документооборот и доверенности

Если компания оформляет командировочные документы в электронном виде, до сезона убедитесь, что:

• У ответственных сотрудников действуют электронные подписи и они не истекают в разгар осени;
• Оформлены машиночитаемые доверенности на тех, кто подписывает документы от имени организации;
• Маршруты согласования в системе настроены и не завязаны на одного человека, который уйдёт в отпуск.

Памятка для сотрудников

Напомните коллегам правила сбора закрывающих документов: какие чеки нужны, что делать с электронными билетами и посадочными талонами, в какой срок сдавать авансовый отчёт, как поступать, если документ утерян. Чем прозрачнее правила, тем меньше нагрузка на бухгалтерию осенью.

Хороший приём — собрать всё в один короткий документ на одну страницу и разослать его до начала сезона, а не вместе с первым приказом в сентябре.

Логистика и раннее бронирование

Главная особенность осеннего сезона — не только цены, но и дефицит мест. Номера в гостиницах рядом с крупными выставочными центрами заканчиваются за несколько месяцев до мероприятий, а самые удобные утренние и вечерние рейсы разбирают в первую очередь.

Оптимальные окна бронирования. Для авиабилетов это в среднем 45–60 дней до вылета, для гостиниц — 60–90 дней до заезда. Для сентябрьских поездок это значит, что действовать нужно в июле, для октябрьских — в июле и августе.

Гибкие тарифы вместо самых дешёвых. Доля возвратов билетов в деловых поездках выросла, и разница между невозвратным и возвратным тарифом часто оказывается меньше, чем потери от несостоявшейся поездки. Определите заранее, для каких направлений и должностей вы допускаете только гибкие тарифы, и закрепите это в правилах.

Корпоративные условия у гостиниц. Прямые договоры с отелями в городах, куда сотрудники ездят регулярно, дают не только скидку, но и приоритет при бронировании в высокий сезон, а также понятные условия отмены.

Альтернативные варианты размещения. Тарифы гостиниц в последние годы растут быстрее корпоративных лимитов, поэтому компании всё чаще смотрят в сторону апартаментов и гостиниц более простой категории — по уровню удобства они часто не уступают привычным вариантам, но лучше вписываются в бюджет. Если вы планируете такой переход, заранее уточните, выдают ли объекты размещения закрывающие документы, которые примет ваша бухгалтерия.

Единая точка бронирования. Когда билеты покупают сами сотрудники с личных карт, компания теряет контроль над лимитами и получает разрозненные документы. Централизованное оформление решает обе задачи сразу.

О том, как выбирать возвратные тарифы, работать с прямыми договорами и получать корпоративные скидки, читайте в материале «Раннее бронирование: как выгодно выкупать билеты и отели на осень».

Особенности массовых поездок

Если бизнес связан с отправкой больших групп — на строительные объекты, заводы, смену вахты, отраслевые выставки, — стандартные инструменты индивидуального заказа не подойдут.

При групповых выездах компании регулярно сталкиваются с типовыми сложностями:

• Ограничения перевозчиков на количество пассажиров в одном заказе;
• Частая смена состава группы вплоть до дня вылета;
• Необходимость единовременно разместить десятки человек в городе, где мест и так немного;
• Задержки и отмены рейсов в удалённых регионах;
• Большой объём закрывающих документов, который нужно собрать и сверить.

В пиковый сезон такие задачи требуют автоматизации и гибких возвратных тарифов, чтобы не терять деньги при замене заболевшего или уволившегося сотрудника. Подробно о групповой логистике, работе с задержками рейсов и централизованном управлении процессами мы рассказали в материале «Особенности организации поездок и бронирования билетов для больших групп».

Люди и процессы

Даже идеально составленный бюджет не спасёт, если в сентябре выяснится, что согласовывать поездки некому.

Назначьте ответственного и его заместителя. В сезон отпусков и высокой нагрузки процесс не должен зависеть от одного человека. Полезно заранее описать зоны ответственности во внутреннем регламенте.

Разделите сотрудников по подразделениям и правилам согласования. В личном кабинете это делается через функцию «Отделы»: для каждой группы можно задать свои лимиты и схему утверждения.

Согласуйте график отпусков в сентябре и октябре между бухгалтерией, отделом кадров и координаторами поездок.

Проверьте документы сотрудников, которые ездят за рубеж: срок действия загранпаспортов, действующие визы, необходимость медицинской страховки для въезда.

Проведите короткое обучение для тех, кто оформляет документы: что изменилось в правилах, какие формы обновились, куда обращаться с вопросами.

Договоритесь о сроках. Зафиксируйте, за сколько дней до поездки подаётся заявка. Практика показывает, что заявка «на завтра» стоит компании существенно дороже — и в деньгах, и в нервах.

Коротко о главном

Подготовка к осеннему деловому сезону — это совместная работа финансистов, отдела кадров и координаторов поездок. Начиная планирование в июле, вы защищаете компанию сразу от нескольких рисков: сезонного роста цен, дефицита мест, налоговых претензий из-за устаревших внутренних документов и хаоса с закрывающими бумагами в ноябре.

Три опоры подготовки выглядят так: понятный бюджет с учётом изменений 2026 года, актуальные документы и раннее бронирование по заранее описанным правилам.

Настроить лимиты, упорядочить согласования и централизованно управлять поездками любого масштаба помогает онлайн-сервис для организации командировок «OneTwoTrip для бизнеса»: заявки, бронирование, отчётность и закрывающие документы собраны в одном месте, а расходы видны в режиме реального времени.

Фото на обложке: Jo Panuwat D/Shutterstock