Продление командировки: как оформить и какие нужны документы

Продолжительность рабочей поездки обычно оговаривается с руководителем заранее и фиксируется в Приказе о командировке. Иногда случаются непредвиденные обстоятельства, и деловую поездку приходится продлевать — такое решение может принимать руководитель. В статье рассмотрим, почему командировку могут продлить, можно ли это сделать без согласия сотрудника и как правильно оформить документы.

Причины продления командировки

В ТК РФ нет перечня причин, по которым можно или нельзя продлевать деловую поездку. Компания самостоятельно определяет уважительные основания для продолжения командировки и закрепляет их в локальных нормативных актах. Вот наиболее распространённые причины продления:

• Болезнь сотрудника, если время командировки он заболел и не успел выполнить обязанности в срок. 
• Неправильная оценка объёма работы — сотруднику не хватило времени поездки, поэтому остались невыполненные задачи.
• Незапланированная работа — появились новые поручения, которые нужно успеть выполнить в командировке.
• Непредвиденные обстоятельства, из-за которых объём работы увеличился, например, задержки со стороны партнёров.
• Ошибка сотрудника, когда он по своей вине, например, из-за некомпетентности, не выполнил рабочие поручения за время поездки.
• Трудности с транспортом — работник не смог купить обратные билеты.

Если причина уважительная, то сотрудник должен предоставить подтверждающие документы. В противном случае работодатель может привлечь его к ответственности — сделать замечание или наложить штраф.

Продление командировки без согласия работника

Работодатель может продлить рабочую поездку без согласия сотрудника, потому что командировка относится к трудовым обязанностям. Если же работник без уважительной причины отказывается продолжать деловую поездку, то по закону работодатель может наложить на него дисциплинарное взыскание — сделать замечание, выговор или уволить.

Но есть категории сотрудников, которым нельзя продлить командировку без их письменного согласия. К ним относятся:

• Матери с детьми до трёх лет.
• Родители-одиночки с детьми до 14 лет.
• Родители детей-инвалидов.
• Родители трёх и более детей в возрасте до 18 лет, если младшим ещё не исполнилось 14 лет.
• Сотрудники с инвалидностью.
• Работники, которые ухаживают за больным членом семьи по медицинскому заключению.

Как оформить продление командировки сотрудника

В законах РФ не установлен порядок оформления документов для продления рабочей поездки — он регламентируется внутренними правилами компании. Обычно руководителю требуется издать служебную записку, приказ о продлении командировки и уведомить об этом работника. Если решение о продолжении поездки принимает сам сотрудник, то ему нужно написать соответствующее заявление.

Заявление сотрудника

В некоторых случаях работник может самостоятельно инициировать продление командировки. Для этого он должен составить в свободной форме заявление на имя непосредственного руководителя, в котором нужно объяснить мотив и сроки переноса отъезда, приложить документы, подтверждающие уважительность причины.

Служебная записка

В ней непосредственный руководитель сотрудника должен описать причины продления поездки и её новый срок окончания — можно сослаться на заявление работника. Записка составляется на имя гендиректора.

Уведомление работнику

Сотрудника в любом случае необходимо в письменном виде уведомить о том, что длительность его рабочей поездки увеличивается — можно по электронной почте. В документе нужно указать причину продления сроков командировки, новую дату завершения и заверить подписью гендиректора.

Приказ о продлении командировки

В законе нет утверждённой формы приказа — компания может разработать его самостоятельно. В документе нужно обязательно указать:

• Ф.И.О. и должность сотрудника, находящегося в рабочей поездке.
• Причину увеличения продолжительности командировки.
• Новую дату возвращения из поездки.
• Поручение отделу бухгалтерии о переводе дополнительных средств на добавленные дни командировки.

А после того как оформите приказ, забронировать отели и билеты для командировки в одном окне вы сможете на «OneTwoTrip для бизнеса». Также здесь опция настроить тревел-политику, чтобы быстрее согласовывать расходы, а также получать закрывающие документы по поездкам онлайн.

Образец приказа о продлении командировки

А после того, как оформите приказ, забронировать отели и билеты для командировки в одном окне вы сможете на «OneTwoTrip для бизнеса». Также здесь опция настроить тревел-политику, чтобы быстрее согласовывать расходы, а также получать закрывающие документы по поездкам онлайн.