Корпоративная карта в командировках: как использовать

Иногда компания просит сотрудника оплачивать расходы в деловых поездках личной картой, а потом возмещает средства. Это не очень этично и удобно, ведь тогда работнику придётся беспокоиться о чеках, которые нужно предоставить для отчёта. Подходящий вариант — корпоративная карта. Рассказываем, как регламентировать операции по ней.

Что такое корпоративная карта

Это обычная банковская карта, которую компания заводит для своих расходов — например, транспортных или командировочных. Она привязана к счёту юрлица, с её помощью можно совершать офлайн-платежи и онлайн-покупки, а также снимать наличные. В командировках корпоративную карту используют, чтобы заплатить за обед, купить билеты или забронировать номер в отеле.

Можно завести как кредитную карту для юридических лиц, так и дебетовую: ограничений нет. Первой расплачиваться удобнее, если в командировке сотрудник делает закупки для бизнеса: канцелярию, технику, расходные материалы. Вторая — для мелких трат: например, для завтрака в кафе или оплаты проезда на общественном транспорте. 

Сотрудник потратил деньги с корпоративной карты на свои цели. Что делать?

Чтобы сложностей с расходами по корпоративной карте во время командировок не возникало, необходимо определить чёткие правила и процедуры и зафиксировать их в локальном нормативном акте. Они будут регламентировать, сколько денег можно потратить и на что именно. Это будет важным аргументом в суде, если вдруг работник решит, что кредиткой компании можно оплачивать личные покупки.

Для удержания суммы нужно будет доказать, что работник действительно потратил деньги на личные цели. Предоставить выписку из банка и чеки из магазина, а также оформить приказ руководителя об удержании средств не позднее, чем через 1 месяц после того, как вы обнаружили, что деньги потрачены.

Во внутренних актах можно прописать и другие правила: например, порядок снятия наличных с корпоративной карты. Частое обналичивание больших сумм может грозить блокировкой счёта.

Как отчитываться за траты по корпоративной карте

Средства на корпоративной карте — собственность компании. Поэтому как только сотрудник вернётся, необходимо попросить его предоставить авансовый отчёт. Он нужен, чтобы бухгалтерия отразила расходы в бухучёте, и заполняется по форме № АО-1, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

В отчёте должны содержаться:

1. дата;
2. описание расхода;
3. сумма;
4. необходимые документы — квитанции электронных терминалов, чеки, счета и т. д. Это поможет убедиться в достоверности проводки и избежать проблем при аудиторской проверке.

Типовые проводки по корпоративным картам

Бухгалтерский учёт производят по стандартным правилам в специальной программе. Проводки чаще всего выглядят так:

Часто используемые счета при отражении операций по корпоративной карте

• Счёт 51 «Расчётные счета» — если компания привязала корпкарту к своему расчётному счёту.
• Счёт 55 «Специальные счета в банках» с субсчётом 55-4 «Корпоративные карты» — если карта привязана к специальному счёту, на который начисляются средства с расчётного счета компании.
• Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — если нужно обобщить информацию о расчётах с работниками по суммам, которые выданы им под отчёт.
• Счет 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам».

Корпоративные карты позволяют эффективнее контролировать расходы компании и повышают их прозрачность. А регулярные проводки помогут избежать проблем при аудиторской проверке.