Онлайн-сервис организации командировок
Поделиться в соцсетях
Какие подтверждающие документы нужны в каждом случае
Согласно текущим правилам, сам процесс оформления деловой поездки по России и за границу не отличается. Для правильного оформления понадобится ряд действий:
- составить приказ о командировке;
- выплатить сотруднику аванс;
- подтвердить расходы документально и подготовить авансовый отчет.
Отличия есть на подготовительном этапе. К примеру, если компания хочет отправить в поездку для выполнения рабочих задач сотрудника, у которого нет загранпаспорта, оформить его нужно именно за счет работодателя. При этом работник получит компенсацию для оплаты нужных пошлин – и должен будет подтверждать их чеками, квитанциями, понадобится и копия паспорта.
Как рассчитывать суточные
Одно из главных различий при организации командировок по России и за рубежом заключается в расчете суточных. По правилам, работодатель может самостоятельно назначать размер суточных. Однако существуют лимиты выплат, которые не облагаются НДФЛ. Для командировок по России это сумма 700 рублей в день, а зарубежные поездки – 2500 рублей. Все, что превышает эти выплаты, будет облагаться налогом.
Чтобы корректно рассчитать суточные, важно учитывать даты пересечения границ. Так, к примеру, день пересечения границы России считается уже зарубежной командировкой, и наоборот, день возвращения будет уже рассматриваться как поездка по стране.
Возмещение расходов
Поскольку зарубежные командировки сопряжены с более высокими расходами, то компания вынуждена компенсировать большее количество затрат. Так, помимо расходов на аренду жилья и проезд, в случае зарубежной командировки работодатель компенсирует еще и ряд других затрат:
- визовые и консульских сборы;
- пошлины за право въезда или транзита автомобиля — в случае, если используется личный транспорт;
- оформление медицинской страховки.
Компенсация этих затрат включается в выплачиваемый перед командировкой аванс. Соответственно, все уплаченные суммы затем нужно будет внести в авансовый отчет.
