Как оптимизировать расходы на командировку

При планировании деловых поездок сотрудников важно уложиться в рамки выделенного компанией бюджета. С одной стороны, нужно предусмотреть все возможные расходы, связанные с целью поездки (транспорт, проживание, питание и т. д.). 

С другой — работодатель не должен переплачивать за расходы сотрудника, которые непосредственно не касаются служебных нужд, такие как развлечения, экскурсии или шопинг. Поэтому оптимизация расходов на командировки выходит на первый план.

Расходы на транспорт

Покупка железнодорожных и авиабилетов может занимать значительную часть бюджета командировки, особенно если речь идет о краткосрочной поездке. Есть несколько способов сэкономить на транспортных расходах.  

Во-первых, стоит учитывать, что стоимость билетов может значительно варьироваться в зависимости от дат поездки. Изменив дату вылета всего на один день, можно найти билеты на 15-20% дешевле. Также при планировании стоит избегать периодов повышенного спроса, например, в новогодние праздники, время отпусков и каникул.

Выбор класса обслуживания — еще один фактор, влияющий на цену билетов. Возможно, во многих случаях не имеет смысла переплачивать за авиабилеты бизнес-класса или железнодорожные билеты в СВ-вагоне. Также можно неплохо сэкономить, если при передвижении по городу отдавать приоритет общественному транспорту. При этом стоит отдельно обсудить с сотрудником случаи, при которых возможен заказ такси или использование каршеринга.

Расходы на проживание

Оплата проживания сотрудников — большая статья расходов, которая увеличивается прямо пропорционально длительности командировки. Максимальная экономия бронирования достигается за счет объединения нескольких факторов.

Как и в случае с авиа- и ж/д-билетами, по возможности стоит избегать сезонных пиков — например, периода белых ночей в Санкт-Петербурге или дней между майскими праздниками, когда стоимость жилья повышается из-за высокого спроса. 

Другие ценообразующие факторы — местоположение и «статусность» гостиницы. Часто можно найти более бюджетные варианты размещения в чуть более удаленных от центра районах города. Конечно, при этом не стоит ударяться в крайности и бронировать жилье в пригороде, из которого потом придется два часа добираться до нужного места. 

Вместо бронирования пятизвездочного отеля в центре в большинстве случаев для проживания сотрудников вполне подойдет более бюджетная гостиница или апартаменты. Многочисленные сервисы бронирования позволяют отсортировать варианты проживания по стоимости и по рейтингу. 

Оптимизация суточных

Законодательством РФ установлен максимальный размер необлагаемых налогом суточных, которые выплачиваются сотрудникам в командировке. По состоянию на 2022 год, для внутрироссийских командировок он составляет 700 рублей, а для зарубежных поездок — 2500 рублей. Многие компании выплачивают сотрудникам суточные исходя из этих расчетов.

Конечно, при расчете суточных также стоит принимать во внимание такой фактор, как средний уровень цен в стране и/или городе, в который направляется сотрудник. Так, ежедневные траты в Москве или в Великобритании будут в среднем выше, чем в Калуге или в Беларуси. 

Хотя сотрудник вправе тратить суточные по своему усмотрению, это не означает, что компания должна компенсировать не связанные со служебной задачей активности — например, походы на вечеринки или в дорогие рестораны. Впрочем, в некоторых случаях возможны исключения — например, если встреча с инвесторами проходит в неформальной обстановке.

Автоматизация бизнес-поездок

Использование сервисов автоматизации, таких как OneTwoTrip For Business, помогает сократить расходы на командировки до 30%. 

Во-первых, это экономия времени за счет упрощения организации и учета командировок — все билеты и отели бронируются через одного партнера, причем оформление занимает не более нескольких минут. В OneTwoTrip For Business доступна моментальная оплата заказа с депозита или корпоративной картой, также есть возможность подключить постоплату.

Во-вторых, это доступ к самым выгодным тарифам и вариантам размещения, а также скидки за участие в программах лояльности. Например, клиентам OneTwoTrip For Business доступны билеты 800 авиакомпаний, ж/д билеты по России и Европе, номера в 2 000 000 отелей без скрытых комиссий по самым выгодным ценам.

Наконец, при использовании сервисов автоматизации командировок вы получаете всестороннюю поддержку по любым релевантным вопросам. Служба поддержки OneTwoTrip For Business работает круглосуточно, так что вы можете получить ответ на свой вопрос или решить экстренную ситуацию в любое время.

Бронировать отели по всему миру дёшево можно на OneTwoTrip. Сервис предлагает более 2 000 000 объектов размещения.