Что говорит закон

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется Трудовым кодексом РФ (в частности, статьёй 166, в которой дано определение командировки) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Согласно ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя с целью выполнения этого поручения вне места постоянной работы. Генеральный директор — такой же наёмный работник, как и другие сотрудники, просто он является представителем работодателя в отношениях с другими сотрудниками. Если же гендиректор является одновременно и учредителем компании, ситуация несколько иная, о ней поговорим отдельно.

Оформление командировки генерального директора: необходимые документы

При оформлении командировки директора применяют те же самые формы, что и при направлении в командировку любых других сотрудников. Порядок оформления тоже стандартный, документы необходимы следующие:

• Форма Т-10а — служебное задание для направления в командировку, а также отчёт о его выполнении. Директор сам себя направляет в командировку.
• Форма Т-9 — приказ о командировке, изданный на основе служебного задания.
• Приказ о временном замещении руководителя — издаётся параллельно с приказом о командировке.
• Форма Т-10 — командировочное удостоверение, подтверждающее факт пребывания в командировке и её продолжительность. Содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращении обратно. Его нужно предоставить в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом.

Кто подписывает приказ на командировку директора

Все документы — приказ о своей командировке, командировочное удостоверение и служебное задание — должно подписывать лицо, указанное в уставной документации и наделённое правом составления и визирования локальных распоряжений. Чаще всего это сам директор.

Генеральный директор оформляет все документы на своё имя и сам всё подписывает. Такой алгоритм действий полностью подтверждается письмом Роструда № 1143-ТЗ от одиннадцатого марта 2009-го года. В тексте указано, что руководитель имеет право подписывать любые приказы, даже если они касаются его самого.

Возложение обязанностей

Важное отличие командировки директора от поездки обычного сотрудника — необходимость передать кому-то управление компанией во время отсутствия руководителя. Чаще всего обязанности переходят заместителю генерального директора. Если его нет или он также находится в командировке, директор может передать выполнение своих обязанностей другому сотруднику. Чаще всего это кто-то из лиц, прописанных в уставной документации организации: руководитель отдела кадров, руководитель подразделения или отдела или главный бухгалтер. Но в целом, директор может передать свои полномочия любому сотруднику. Главное, чтобы этот сотрудник дал письменное согласие.

Когда согласие получено, оформляется приказ о временной передаче полномочий. В нём отражают продолжительность и предпосылки замещения и уточняют полномочия, а также указывают информацию об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчинённого.

Кроме того, на заместителя нужно оформить доверенность на ведение дел. А чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, директор должен предоставить в банк, который обслуживает компанию, карточку с подписью своего заместителя.

Командировка учредителя

Если генеральный директор одновременно является учредителем, ситуация несколько сложнее. В этом случае нужно смотреть, заключён ли с директором трудовой договор. Специалисты не дают однозначного ответа на вопрос, можно и нужно ли это делать.

Если договор заключён, учредителя и директора можно без проблем отправить в командировку, оформив обычный набор документов, о котором мы говорили выше.

Если же договора нет, то, чтобы оформить командировку учредителя и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС, можно воспользоваться тремя способами.

• Заключить срочный трудовой договор и принять учредителя на какую-либо должность с минимальным окладом. Тогда командировку можно будет оформить по всем правилам.

Важно помнить, что зарплата не должна быть ниже МРОТ. В трудовом договоре нужно прописать обязанности, которые касаются командировки.

• Заключить гражданско-правовой договор.

Такой договор можно заключать на каждую командировку. В нём прописываются конкретные задачи: что нужно сделать и какой результат получить.

• Отправить без договора.

Если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя (особо крупная, с заинтересованностью или прописанная в уставе как требующая одобрения), можно отправить его в командировку без договора. В этом случае ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку.

Что ещё почитать по теме:

• Оплата труда в командировке
• Как рассчитать суточные