Гарантии во время командировки

Каждая компания, направляющая своих сотрудников в деловые поездки, обязана предоставлять ряд гарантий, а также компенсировать все расходы, которые нужны для выполнения рабочего задания. Это закреплено в статьях 167 и 168 Трудового кодекса. В этой статье подробнее рассмотрим, о чём там идёт речь.

Гарантии работнику в командировке

Когда сотрудник едет в деловую поездку, организованную компанией, он получает от работодателя следующие гарантии:

• сохранение места работы и должности;
• сохранение среднего заработка;
• компенсацию расходов, связанных со служебной командировкой.

И если про первые два пункта всё понятно и без объяснений — пока сотрудник находится в командировке, нельзя его уволить, перевести на другую должность или изменить ему зарплату — то при возмещении расходов могут возникать вопросы. Но все ответы есть в ТК, и сейчас мы подробнее их рассмотрим. 

Что нужно компенсировать

Гарантии при командировке включают в себя компенсацию расходов, связанных с выполнением служебного задания. К ним относится следующее:

• оплата проезда;
• оплата аренды жилья;
• суточные;
• другие расходы, о которых знал работодатель, например, траты на такси или оплата ужина с бизнес-партнёром.

Все расходы сотрудника во время командировки фиксируются в авансовом отчёте, который необходимо сдать в течение трёх дней после возвращения из командировки. Для компенсации сотрудник должен предоставить квитанции, чеки, билеты и другие документы, подтверждающие расходы.

Расходы на оплату проезда

Гарантии при служебных командировках включают в себя компенсацию расходов на дорогу — таким образом, сотрудник может быть уверен, что компания оплатит ему билеты до пункта назначения и обратно.

Это могут быть билеты на самолёт, поезд, автобус, а также водный транспорт. Кроме того, согласно Положению о служебных командировках компания обязана оплатить проезд сотрудника на общественном транспорте до аэропорта, вокзала или пристани и обратно, если они находятся за чертой города.

Обратите внимание, что расходы на такси в этот список не включены, но компания может указать их в локальном акте о командировках и компенсировать в категории других расходов, которые согласованы с работодателем.

Расходы на оплату жилья

Ещё в гарантии при направлении в командировку входит оплата аренды жилья, в котором остановится сотрудник. Лимиты для возмещения работодатель определяет самостоятельно, она должна быть прописана во внутренних актах компании о командировках, например, в тревел-политике.

Сотруднику необходимо предоставить документы, подтверждающие факт оплаты и проживания в отеле — счёт, чек или другой бланк строгой отчётности. Подробнее об этом читайте в отдельной статье.

Важный момент: если сотрудник, находясь в командировке, может ежедневно возвращаться домой, то расходы на гостиницу возмещать не обязательно.

Суточные

Суточные — это ещё один вид гарантии при направлении работника в командировку: он получает на руки сумму, которой может распоряжаться по своему усмотрению. Согласно статье 168 ТК РФ, в сумму суточных должны быть заложены дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. При этом в законе не регламентируется, на что именно сотрудник может их тратить, а на что — нет. 

Размер суточных закон не определяет, и каждая компания вправе назначить его самостоятельно. В сумме нужно учесть затраты на питание, средства связи, интернет и использование других услуг, которые могут понадобиться для работы.

Информацию о размере суточных стоит закрепить в тревел-политике или других внутренних актах. Обычно компании ориентируются на сумму, которая не облагается налогом: при поездке по России это 700 рублей в день, за границу — 2 500 рублей. При однодневных командировках по России суточные не выплачиваются. Также суточные можно не выплачивать, если сотрудник каждый день возвращается домой.

Обратите внимание, что если работник находился в пути или работал в выходные или праздничные дни, суточные нужно выплачивать в двойном размере. Либо можно предложить сотруднику одинарное возмещение и один отгул.

Подробнее о суточных читайте в этой статье. 

Компенсации выходных и праздничных дней в командировке

Гарантии при командировках ТК РФ регулируются в том числе и расчётами с сотрудниками, задерживающимися в поездке на выходные и праздники. Как мы уже говорили выше, в такие дни должна выплачиваться двойные суммы суточных и зарплаты. Сотрудник может вместо этого попросить дополнительный выходной день.

Но в командировках есть ещё один нюанс: если в поездке сотрудник в выходной или праздничный день отдыхает, и этот момент обговорён с работодателем, то зарплату начислять не нужно. А вот суточные выплачиваются в любом случае. Командировочные расходы (то есть оплата проживания и дороги) работодатель тоже обязан компенсировать. Кстати, если в выходной сотрудник находится в дороге к месту командировки или едет оттуда домой, этот день засчитывается как рабочий.