Дополнительные услуги при перелёте Оформление командировки

Дополнительные услуги при перелёте

08.05.2024
(обновлено 22 ноября 2024)

Онлайн-сервис организации командировок

button

Если сотрудник отправляется в деловую поездку, работодатель обязан компенсировать расходы на проезд и проживание, а также другие издержки, связанные с командировкой. В материале рассказали, входят ли в этот перечень дополнительные траты, возникающие во время перелёта. 

Что точно подлежит компенсации 

Компания в обязательном порядке возмещает расходы на проезд до места командировки (ст. 168 ТК РФ). Поэтому оплаченные авиабилеты точно подлежат компенсации. 

Главное, чтобы сотрудник предоставил подтверждающие документы: маршрутную квитанцию (в «OneTwoTrip для бизнеса» она формируется автоматически после покупки билета, и его можно скачать в личном кабинете) и посадочный талон (в «OneTwoTrip для бизнеса» он станет доступен в течение 3 дней с момента прилёта). 

Как учитывать другие расходы при перелёте

Сервисные сборы. Обычно входят в стоимость авиабилета, которая должна быть компенсирована работнику в составе расходов на проезд.

Страхование перелёта. Есть два вида страхования: обязательное и добровольное. Обязательная страховка не оплачивается сотрудником, все взносы платит компания.

Однако сотрудник может дополнительно купить полис добровольного страхования, который покрывает больше случаев, например, задержку рейса, отмену поездки из-за форс-мажора и несчастные случаи во время полёта. Обычно авиакомпании предлагают купить её отдельно от авиабилета. 

Покупка добровольного страхования — личное желание работника. Возмещать расходы в этом случае не нужно. Но компенсация возможна, если заранее согласовать эти траты с работодателем и включить их в иные расходы (ч.1 ст. 168 ТК РФ). Перечень подобных  расходов стоит заранее прописать в локальном положении о командировках. 

Выбор места на борту. Здесь ситуация, как со страховкой: данная опция — добровольное решение. Сотруднику не обязательно платить за эту услугу, он может бесплатно зарегистрироваться на рейс и выбрать место среди оставшихся свободных. Однако, если работодатель ценит комфорт сотрудника и считает такие расходы допустимыми, следует зафиксировать возможность за отдельную плату выбрать место в положении о командировках. Так вы сможете включить эту услугу в расходы при расчёте налога на прибыль.

Питание в самолёте. В законодательстве не предусмотрена компенсация расходов на питание во время поездки до места командировки. Если сотрудник приобретает еду или напитки в самолёте, он может взять деньги из суточных, которые выдал ему работодатель. Другой вариант — зафиксировать обязанность возмещать расходы на питание в самолёте в положении о командировках и прописать конкретные ситуации, когда это необходимо (например, если на борту не предоставляют питание). 

Провоз багажа. Если доплата за багаж включена в стоимость билета, она компенсируется в составе расходов на проезд. Но если сотрудник берёт с собой дополнительный багаж, который нужно оплачивать отдельно, или требуется внести деньги за перевес, такие расходы не компенсируются. Исключение — производственная необходимость: например, если сотрудник везёт с собой товар, выставочные образцы или строительные материалы. 

Можно ли включать дополнительные услуги в расходы при расчёте налога на прибыль

Да, такие услуги можно включать в расходы, если они экономически обоснованы и подтверждены документально. Перечень командировочных расходов открыт (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в нём нет конкретных наименований дополнительных услуг в перелёте. Поэтому вы сможете включить в расходы провоз багажа сотрудника, добровольное страхование, питание или выбор места в самолёте — при условии, что возмещение предусмотрено локальным положением о командировках и сотрудник предоставил все подтверждающие документы (чеки и квитанции).   

Итоги

Дополнительная услугаНужна ли компенсация
Сервисные сборы Да (включается в расходы за проезд до места командировки)
Страхование перелётаТолько если это прописано в локальном положении о командировках 
Выбор места на борту Только если это прописано в локальном положении о командировках 
ПитаниеТолько если это прописано в локальном положении о командировках 
Провоз багажаДа, если вес стандартный (включается в расходы за проезд до места командировки)

Нет, если есть перевес или дополнительный багаж (за исключением производственной необходимости) 

Читайте также

Заявление на командировку по инициативе сотрудника

Заявление на командировку по инициативе сотрудника

Режим работы в командировке

Режим работы в командировке

Внутреннее Положение о командировках

Внутреннее Положение о командировках

Полезные статьи
в рассылке «OneTwoTrip для бизнеса»

Подписываясь на рассылку, я даю согласие на обработку моих персональных данных.

Полезные статьи в рассылке

Получайте советы и новости по бизнес-поездкам

Подписываясь на рассылку, я даю согласие на обработку моих персональных данных.