Подготовка сотрудника к командировке за границу: полезный чек-лист 

Оформление деловой поездки за рубеж отличается от командировки внутри страны: свои нюансы есть и в списке документов, и в выплате суточных. Разобрались во всех вопросах и составили список обязательных действий, чтобы вы ничего не упустили из виду.

Особенности загранкомандировок

Организация бизнес-поездки за границу не так уж сильно отличается от командировки по родной стране. Все основные документы и шаги одинаковы: нужно согласовать всё с руководством, выпустить приказ, уведомить о командировке сотрудника, выплатить аванс и суточные, забронировать билеты и отель, а после возвращения — в течение трёх рабочих дней командированный должен сдать в бухгалтерию авансовый отчёт. Подробнее обо всех этих шагах мы писали в отдельной статье.

Но если поездка предстоит за границу, понадобятся дополнительные документы:

• загранпаспорт;
• виза для въезда в страну (если она необходима);
• медицинская страховка для выезжающих за рубеж.

Также есть нюансы при выплате суточных.

Оформить загранпаспорт

Сотрудник подаёт заявление и приходит в МВД самостоятельно, но компания должна компенсировать ему сумму госпошлины. С 1 июля 2024 года она составляет 6 000 рублей.

Срок изготовления загранпаспорта зависит от того, где будет подано заявление:

• по месту прописки — 1 месяц;
• по месту фактического проживания — 1 месяц, если заявитель прописан в том же регионе, или 3 месяца, если регион другой;
• по месту временной регистрации — 3 месяца.

Учтите, что некоторое время также требуется на заполнение заявления на паспорт и его рассмотрение в подразделении по вопросам миграции МВД (обычно это занимает от 2 до 12 рабочих дней).

Удобнее всего подавать заявление через Госуслуги. 

Если у сотрудника уже есть загранпаспорт, обязательно проверьте, действителен ли он. Некоторые страны внимательно относятся и к сроку действия. Например, в Турцию могут не пустить, если срок действия паспорта менее 4 месяцев после даты прибытия. Для большинства стран Европы этот срок составляет 3 месяца после предполагаемого выезда. А, к примеру, в ОАЭ, Египет, Сингапур, Индонезию и Вьетнам не пускают, если паспорт заканчивается менее чем через 6 месяцев после прибытия.

Узнать, какие требования в государстве, куда сотрудник отправляется в командировку, можно на сайте его посольства или консульства. Также актуальная информация публикуется на сайте IATA.

У россиян есть довольно простой способ избежать проблем со сроком действия загранпаспорта — оформить второй документ. Это разрешено сделать через год после оформления первого паспорта. Такой подход к тому же часто упрощает получение визы, поскольку некоторые государства неохотно выдают разрешения на въезд, если в паспорте стоит штамп страны, с которой у них напряжённые отношения. 

Получить визу

Для деловых поездок в страны, у которых с Россией установлен визовый режим, требуются бизнес-визы. Все расходы на её получение оплачивает работодатель.

Требования к пакету документов у каждой страны свои, хотя какие-то детали совпадают. Обычно для оформления деловой визы нужно следующее:

• Действующий загранпаспорт.
• Цветное фото размером 3,5 х 4,5 на белом фоне. Оно должно быть сделано не позднее чем за 6 месяцев до подачи документов.
• Страховой полис для выезжающих за рубеж.
• Приглашение от принимающей стороны (например, делового партнёра, организатора конференции или выставки).
• Справка с места работы с указанием должности, заработной платы и даты начала службы в компании.
• Выписка со счёта с движением средств за последние три месяца и текущим остатком.
• Бронь билетов и жилья.
• Копия внутреннего российского паспорта.
• Анкета, заполненная онлайн или на бланке посольства страны.

Срок оформления визы зависит от страны, которая её выдаёт. Некоторые документы можно оформить онлайн за несколько дней, другие — только после визита в визовый центр или консульство (либо отправки оригиналов документов курьерской доставкой). Уточняйте подробности на сайте консульства.

Оформить стандартные документы для деловой поездки

В них входит приказ на командировку и согласие на работу в выходные и праздничные дни, если это потребуется в поездке.

Кроме того, у некоторых категорий сотрудников нужно взять письменное согласие на деловую поездку. К ним относятся, например, женщины, имеющие детей младше 3 лет, и многодетные родители. Полный список таких работников можно найти здесь.

Выдать аванс и суточные

Каждая компания самостоятельно определяет сумму командировочных расходов и суточных. Многие работодатели ориентируются на максимальные размеры, которые не облагаются НДФЛ. В 2024 для командировок за рубеж это 2 500 рублей в сутки.

Суточные при заграничной командировке нужно выплатить в валюте той страны, которую посещает сотрудник.

Учтите, что правила и нормы для зарубежных поездок начинают действовать со дня пересечения границы. Даты определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. Если перед выездом в другую страну сотрудник проводит время в дороге внутри России, возможно, за этот день суточные придётся выплатить по нормам, установленным для внутренних командировок.

Пример: сотрудник едет в бизнес-поездку из Москвы в Стамбул. Самолёт вылетает из Москвы 15 ноября в 21:45, а в Стамбул прибывает 16 ноября в 02:55. Тогда суточные за 15 ноября должны быть выплачены в рублях и по норме поездок по России, а за 16 ноября — в турецких лирах по норме поездок за рубеж.

Но если выбрать рейс, вылетающий из Москвы 15 ноября в 16:55 и приземляющийся в Стамбуле в тот же день в 22:10, то суточные за 15 ноября начисляются в турецких лирах как при поездке за границу.

Если во время командировки сотрудник посещает несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным в государстве, куда направляется работник (п. 18 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749).

Зачастую возникает вопрос, как именно работник будет расплачиваться за границей, ведь карты российских банков в других странах не принимают. Вариантов несколько:

• Выдать наличные.

Для этого компания может снять со своего счёта деньги в валюте другой страны (удобнее всего доллары США и евро) и передать их сотруднику. Либо же можно купить наличные в отделении банка.

Нужно учесть, что из России нельзя вывозить более 10 000 долларов США на человека. Этот лимит действует и на другие иностранные валюты: все вывозимые средства нужно перевести в доллары по текущей ставке Центрального банка и сложить.

• Оформить карту иностранного банка и перевести суточные на неё.

Купить билет и забронировать отель

Эта задача будет максимально простой, если подключиться к онлайн-сервису «OneTwoTrip для бизнеса». У нас доступны более 2 миллионов отелей по всему миру и авиабилеты 800 перевозчиков.

Все закрывающие документы — электронные чеки, справки о проживании и перелёте — будут доступны в личном кабинете.

Оформить страховку

Она нужна на этапе получения визы, но даже если виза у сотрудника уже есть или она не требуется для въезда в страну, страховка всё же нужна. Во-первых, в некоторых странах её просят предъявить при въезде. А во-вторых, это забота компании о своём работнике: если в поездке он заболеет или ему понадобится консультация врача, страховая предоставит контакты проверенных клиник и возьмёт на себя оплату расходов.

Оплатить прививки

Для поездок в некоторые страны сотруднику могут понадобиться прививки. Например, в 16 странах Африки попросят международное свидетельство о вакцинации с отметкой о прививке от жёлтой лихорадки. В некоторые страны Латинской Америки (Аргентина, Бразилия и другие) можно въехать без прививки, но ВОЗ всё же рекомендует их сделать.

Данные о санитарно-эпидемиологической обстановке можно найти на сайте Роспотребнадзора.

Вакцинироваться нужно за 4–8 недель до командировки.

Получить авансовый отчёт

После возвращения из поездки сотрудник должен в течение трёх дней сдать в бухгалтерию авансовый отчёт с приложенными документами о расходах (они должны быть на русском языке). 

Вот что нужно для отчётности:

• Билет и посадочный талон либо справка о перелёте.
• Счёт на оплату отеля. Если сотрудник жил в съёмной квартире, понадобится договор найма жилья и расписка об оплате (всё это нужно перевести на русский язык).
• Другие документы, которые подтверждают необходимые расходы в поездке (например, чеки на оплату такси и ужинов в ресторанах с бизнес-партнёрами).

Все документы, подтверждающие расходы на дорогу и жильё, забронированные через «OneTwoTrip для бизнеса», будут доступны в личном кабинете. Можно также настроить интеграцию с сервисом 1С:Бухгалтерия, чтобы нужные данные автоматически загружались в систему.

Что ещё можно сделать

Рекомендуем установить на телефон сотрудника, отправляющегося в другую страну, официальное мобильное приложение МИД «Помощник за рубежом». В нём есть актуальные контакты консульств и посольств России, вся информация доступна офлайн.

Ещё один момент, который покажет заботу компании о работнике, — составление памятки с информацией об особенностях города командирования. Эту информацию можно найти в интернете. Например, в нашем блоге мы регулярно пишем о командировках в разные локации. Уже есть статьи о Шанхае, Пекине, Абу-Даби, Белграде, Ашхабаде, Алматы и Анталье.

Фото на обложке: @SmartPhotoLab/Shutterstock