Почему стоит доверять работникам самим бронировать себе поездки, и как это правильно сделать

Зачем все это нужно

Сначала поговорим, почему вообще руководству компаний стоит задуматься о том, чтобы предоставить работникам возможность самостоятельного бронирования командировок.

Больше доверия = выше мотивация

Предоставление возможность самостоятельного бронирования командировок – это знак доверия, а это всегда положительно сказывается на мотивации работников. Сотрудники увидят, что компания действительно о них заботится, и их продуктивность вырастет.

Более эффективные командировки

Из пункта выше вытекает и еще один важный фактор – командировки станут более эффективными. Никто не составит план путешествия настолько продуманно, как окрыленный доверием компании работник. Он найдет наиболее оптимальные варианты переездов и заселения, чтобы успеть решить больше рабочих задач.

Экономия ресурсов

В конечном итоге такой подход позволяет компании сэкономить ресурсы. Поскольку сотрудники мотивированы, во многих случаях они будут стремиться выбрать не наиболее дорогие варианты, а наоборот, наиболее экономные. 

Как правильно внедрять новый подход

Теперь поговорим о том, как стоит подходить к внедрению нового подхода, чтобы компания действительно получила максимальный результат.

Разработайте тревел-политику

Доверие – это хорошо, но только один этот фактор не может быть основой для принятия бизнес-решений. Важно и наличие четких параметров, которых работники должны придерживаться при бронировании поездок. Обычно, для этого разрабатывают так называемую тревел-политику – это свод правил и регламентов по организации деловых поездок.

В этом документе важно прописать все: лимиты на стоимость билетов и отелей для разных категорий сотрудников, процедуры согласования оплаты, перечень подтверждающих документов для закрытия командировки и т.п.

Наличие такого документа позволит установить четкие рамки, а это приведет к экономии ресурсов и ускорению процессов бронирования.

Внедрите систему автоматизации

Командировка – непростой бизнес-процесс, в который вовлечены разные люди. Даже если бронирует поездку сотрудник себе сам, все равно ему нужно согласовывать затраты, получать информацию о необходимых подтверждающих документах и т.п. С помощью системы бронирования, такой как «OneTwoTrip для бизнеса», компания сможет оптимизировать эти процессы.

С помощью нашей системы сотрудники, у которых есть право совершать бронирования, смогут оплачивать перелеты, переезды и проживание в пару кликов. Помимо этого, система генерирует документы для отчетности – все в едином интерфейсе.