Как выбрать жилье за границей для командировки

Хорошее жильё в командировке — не роскошь, а рабочий инструмент. Оно может помочь снизить стресс, отдохнуть и набраться сил перед важными встречами. В статье разберёмся, что выбрать — отель или аренду квартиры, на что обратить внимание при бронировании и как оплатить жильё за границей.

Что лучше для командировки: отель или апартаменты

Выбор типа размещения обычно зависит от длительности поездки и её целей. Если командировка короткая с плотным графиком встреч, лучше выбрать отель. В таком случае не нужно думать о заезде и получении ключей от квартиры, уборке, смене полотенец и другом сервисе. Как правило, в отелях круглосуточно работает ресепшн, где можно оставить багаж, попросить распечатать документы или вызвать такси. Однако номер в отеле, скорее всего, обойдётся дороже квартиры или апартаментов.

Аренда квартиры больше подходит для долгих поездок — на неделю и дольше. Обычно там есть всё, чтобы чувствовать себя как дома: кухня, стиральная машина, полноценное рабочее место. Это может быть особенно удобно, если вы работаете удалённо, предпочитаете готовить дома и не готовы отдельно платить за услуги прачечной. Но у аренды есть и минусы. Например, отсутствие поддержки на месте: если что-то пошло не так, решать вопрос придётся самостоятельно.

На что обратить внимание при выборе жилья за границей

К выбору жилья в другой стране стоит отнестись с особым вниманием — от этого может зависеть не только комфорт, но и безопасность. Есть несколько основных критериев, на которые стоит ориентироваться.

Локация. Чем ближе жильё к месту встреч, офису партнёров или выставке, тем меньше времени и сил уйдёт на дорогу. В незнакомом городе это особенно важно: можно не угадать с транспортом и уехать не туда или попасть в пробки и опоздать.

Бизнес-услуги. В командировке особенно важен стабильный и быстрый интернет, чтобы оставаться на связи с работодателем и партнёрами. Также стоит обратить внимание на наличие удобного рабочего места или переговорных комнат, где можно будет решить рабочие задачи или провести видеозвонок.

Правила заселения. При аренде квартир заезд часто возможен только в определённые часы, а ключи передают лично — это может быть неудобно. Лучше заранее убедиться, что возможен заезд по электронному ключу в любое время. В отелях обычно проще: вас могут заселить раньше установленного времени заезда при наличии свободных номеров, или же вы можете заранее доплатить, чтобы гарантированно заселиться в нужное время. 

Дополнительные платежи. В некоторых городах могут взимать туристические налоги и сборы — в отелях они обычно включены в стоимость номера. А в апартаментах и квартирах могут запросить депозит. Все эти платежи важно учитывать заранее, особенно если бюджет командировки фиксированный.

Подтверждающие документы. Для компенсации расходов по найму жилья сотрудник обязан предоставить документы, подтверждающие траты. При размещении в отеле это квитанция, кассовый чек или счёт на оплату, а при аренде квартиры — договор найма жилого помещения и расписка от арендодателя о получении платы за проживание. Также важно учесть, что все документы должны быть переведены на русский язык.

Как оплачивать жильё за границей

Сегодня к организационным сложностям добавляется ещё одна — оплата за рубежом. Не все сервисы принимают российские карты, из-за чего забронировать жильё в другой стране может быть проблематично. В «OneTwoTrip для бизнеса» заказы можно оплачивать не только российской картой, но и через депозит, постоплатой и даже бонусами, накопленными по программе лояльности. Также для клиентов сервиса действуют скидки до 30% на многие гостиницы.

Всего в «OneTwoTrip для бизнеса» доступно более 3 миллионов отелей и апартаментов по всему миру. Чтобы выбрать подходящий вариант, установите фильтры по вашим параметрам — например, «деловая поездка» или «завтрак включён». В сервисе автоматически формируются закрывающие документы и можно настроить интеграцию с ЭДО.

Что ещё учесть при бронировании жилья за границей

Один из неочевидных критериев при зарубежных командировках — национальные праздники. Это может быть китайский Новый год, бразильский карнавал, Рождество в Европе или цветение сакуры в Японии. Если командировка выпадает на подобные события, стоит планировать её как можно раньше, учитывать вероятные повышения цен и нехватку мест в отелях.

Перед поездкой проверяйте, нет ли в городе в эти дни праздников, крупных конференций или спортивных событий. Заранее уточняйте время работы ресторанов и музеев, если запланированы деловые активности с элементами культурной программы. Выбирайте отели с онлайн-регистрацией и управлением бронированием — так вероятность оперативной поддержки и возможности продления номера выше.

Фото на обложке: @Drazen Zigic/Shutterstock