Как организовать переезд офиса: практические советы

Составляем план

Переезд офиса – достаточно сложное и трудозатратное мероприятие, поэтому для минимизации рисков, лучше заранее к нему подготовиться. Прежде всего, стоит разбить весь процесс на этапы. Обычно их бывает несколько:

Подготовка имущества

Мебель, компьютеры и другое имущество нужно инвентаризировать и подготовить к транспортировке.

Сам переезд

После того, как стало ясно, что именно нужно перевезти, необходимо найти транспортную компанию и организовать перевозку всех вещей на новое место.

Развитие офисной инфраструктуры на новом месте

Нужно будет расставить мебель, подключить технику, запустить серверные комнаты и т.п.

Каких ошибок стоит избегать

Новый офис и переезд могут становиться как фактором роста морали коллектива, так и негативно влиять на настроение сотрудников. Вот каких ошибок стоит избегать на этом пути:

Нельзя заставлять сотрудников участвовать в переезде

Все должны заниматься своим делом, и если специалисты отдела ИТ в любом случае будут участвовать в настройке инфраструктуры на новом месте, то использовать бухгалтеров и маркетологов в качестве грузчиков – явно плохая идея.

Нужно корректно завершить отношения с текущим арендодателем

Если у компании остаются какие-то долги перед владельцами старого офиса, их лучше закрыть. Точно также нужно внимательно относиться к задолженностям за коммунальные услуги. Если допустить наличие таких неоплаченных счетов, то переезд в намеченную дату может просто сорваться со всеми вытекающими отсюда потерями.

Очень важно правильно выбрать дату 

В праздники или выходные найти грузчиков и перевозчиков может быть непросто. Для мувинговых компаний такие периоды – всегда жаркое время. Поэтому лучше выбрать день на неделе, а если необходимо перезжать в выходной, то договариваться с подрядчикам нужно заранее.

Время переезда тоже очень важно

Переезд вечером – не лучшая затея. Во-первых, вы рискуете не успеть завершить все намеченные дела (пробки, погодные условия могут подкинуть неприятный сюрприз). Во-вторых, к вечеру грузчики и водители уже сильно устают, им труднее сконцентрироваться. Это может приводить к ошибкам, ущербу и финансовым потерям – если кто-то уронит дорогой сервер, это может стать серьезной проблемой.

Выбирать подрядчиков нужно тщательно

Не стоит гнаться только за ценой. Важно изучить отзывы о подрядчиках, которых вы планируете привлекать к переезду офиса. В идеале, стоит найти коллег из других компаний, которые уже пользовались их услугами, и расспросить их.