Как избежать ошибок при организации командировок

Проверьте, нет ли чего-то из перечисленного в вашей компании: возможно, потратив 10 минут на чтение, вы сэкономите до 30% бюджета на командировки.

В вашей компании нет тревел-политики

Тревел-политика — это система управления деловыми поездками. В некоторых организациях она называется положением о командировках или сводом правил для организации деловых поездок. По сути это документ, отвечающий на все вопросы, касающиеся командировок. Правильно составленная тревел-политика делает связанные с командировками бизнес-процессы понятными и помогает экономить бюджет.

Что стоит прописать в тревел-политике? Сроки подачи заявки на командировку, сроки оформления визы, когда стоит покупать билеты и бронировать номера в гостиницах. Какие документы и чеки должны быть у сотрудника, вернувшегося из командировки. Что писать в отчёте о поездке, а также когда и куда его сдавать. Стоит также прописать ограничения по стоимости билетов и номеров для различных категорий сотрудников.

К созданию тревел-политики желательно привлечь не только менеджеров, отвечающих за командировки, но и юриста, бухгалтера, специалиста по кадрам, а главное — сотрудников, которые часто ездят в деловые поездки. Также стоит помнить, что тревел-политика — живой документ, который меняется с развитием компании.

Безусловно, небольшому бизнесу нет смысла разрабатывать сложную многостраничную тревел-политику. Часто достаточно прописать основные моменты, а все ограничения выставить в сервисе для командировок — он полезен для компаний любого размера. В нем можно по умолчанию выставить ограничения по цене номеров гостиниц или категории авиабилетов.

В вашей компании нет инструментов для контроля расходов на командировки

Если вы никак не контролируете расходы на командировки, может случиться, что найдутся сотрудники, желающие этим воспользоваться. По данным «Ведомостей», в среднем 20% командированных работников отражают в авансовых отчетах минимум одну статью расходов, которая превышает установленные лимиты или идет на личные нужды сотрудника. Из-за таких злоупотреблений организация может нести внушительные убытки.

К примеру, часто сотрудники не обращают должного внимания на стоимость билета. Причём это не обязательно злой умысел: иногда сотрудник приобретает более дорогой билет, поскольку у него есть карта лояльности авиакомпании и он хочет накопить бонусные мили к своему отпуску. Но даже разница в цене в пару тысяч рублей в масштабах всего бизнеса за год может вылиться в крупную сумму.

Более недобросовестные сотрудники оформляют билеты на уволившихся коллег, сдают их через агентства или в кассу вокзала и забирают себе наличные.

На гостиницах тоже можно «заработать»: сотруднику достаточно забронировать самый дешёвый номер, а при заселении попросить повысить его до люкса. Бухгалтерия знает, что командировка согласована с руководством, но не знает, какой номер в отеле был разрешён. В результате по документам всё чисто, а по факту сотрудник украл у компании несколько десятков тысяч рублей.

Махинации проводят и тревел-агентства: некоторые недобросовестные участники рынка вносят в электронные билеты изменения, добавляя к цене несуществующие таксы и большие сервисные сборы, которые кладут в свой карман. Итоговая цена билета может увеличиться на одну-две тысячи рублей, что за год складывается в очень приличную переплату.

Избежать этих потерь можно, если все покупки и оплата проходят через электронную систему бронирования, к которой подключена компания. В ней по умолчанию есть инструменты, помогающие контролировать расходы на билеты и отели. К примеру, в системе отражаются все имеющиеся на рынке предложения с реальными ценами без комиссий и накруток. Руководитель в любой момент может посмотреть, какую сумму сотрудник потратил, и установить лимиты, а бухгалтер — быстро проверить все данные, если у него появились сомнения.

Вы заказываете билеты и отели в одном тревел-агентстве

Если последние несколько лет вы оформляете билеты и отели через одно агентство или покупаете напрямую у поставщиков, пора посмотреть, какие ещё варианты есть на рынке. В офлайн-агентствах путешествий нет ничего плохого, но иногда они предлагают ограниченные варианты и не дают увидеть полную картину цен.

Попробуйте поработать с онлайн-агентством путешествий, например, OneTwoTrip for Business. Этот и подобные ему сервисы дают доступ ко всем перелётам и рейсам в нужные даты, а также позволяют сразу забронировать отель или купить билет на поезд. Фактически это привычный многим поисковик билетов и отелей, только работающий с учётом потребностей юридических лиц.

Онлайн-агентство удобно тем, что позволяет самостоятельно сравнивать цены и выбирать наиболее выгодные варианты. Вы также можете проверить стоимость билетов на соседние даты, и если разница существенная, а командировку можно сдвинуть, сэкономить ещё больше.

Ещё одна статья экономии — сервисный сбор: у онлайн-агентства он фиксированный и прозрачный, и не нужно платить дополнительно за выписку каждого билета.

Кроме того, вы сможете построить поездку более гибко, например, сотрудник слетает одним днём: утром улетит «Аэрофлотом», а вечером вернётся S7. Это возможно, потому что онлайн-агентство может склеить в одном заказе билеты разных авиакомпаний.

Оформление командировок не автоматизировано

Во многих компаниях организация командировки подразумевает массу переписок. Для начала нужно списаться с агентом, направив ему через электронную почту запрос на поиск билетов и отеля. После получить варианты. Отправить их отдельным письмом руководителю, дождаться согласования. При этом легко запутаться, пропустить какое-то письмо или потратить лишнее время на организацию работы. А если летит не один человек, а группа сотрудников из разных отделов, количество писем может увеличиваться пропорционально.

Есть и более весомый минус: за время переписок цена на билеты или отель может измениться (и, к сожалению, чаще всего в большую сторону).

Онлайн-агентства путешествий упрощают этот процесс. Фактически переписок по согласованию билетов и отеля не будет: покупку может совершить только сотрудник, у которого есть на это право, в рамках заранее установленного лимита.

Таким образом, процесс полностью автоматизирован. Достаточно самом начале потратить некоторое количество времени на выбор ответственных сотрудников и установку лимитов по стоимости заказа и звездности отеля (если они уже прописаны в тревел-политике, сложностей не возникнет), чтобы потом покупать билеты и бронировать отели, не засоряя при этом ничью почту лишними цепочками писем. Цены в личном кабинете всегда актуальны, их не нужно подтверждать и проверять. А руководитель в отчете увидит, какая была лучшая цена на заданное направление на момент покупки.

Ваши сотрудники покупают билеты и отели как физические лица

Эта ошибка чаще происходит в небольших компаниях, где сотрудник может купить билет, расплатившись картой руководителя или владельца бизнеса. Минус здесь один: вы платите лишние деньги. Дело в том, что при покупке от юридического лица вы сможете вернуть за билет НДС, а если оплата прошла с личной карты, возврата не будет.

Онлайн-агентства позволяют легко возвращать НДС: вся документация для бухгалтерии формируется автоматически после покупки. Это удобно и экономит время сотрудников — и, конечно, деньги.

Вы не планируете командировки заранее

Конечно, это возможно не всегда — но, если получается составить график командировок и заранее купить билеты и забронировать отели, экономия получается существенная. По данным OneTwoTrip, спонтанность может обойтись дорого: авиабилет, купленный за пару дней до поездки, может стоить на 50% дороже, чем тот же билет, купленный за 2-3 месяца. У отелей статистика похожая: многие дают скидку до 20% только за то, что вы забронировали номер раньше, чем за месяц до заселения. Не отстаёт и РЖД и другие ж/д перевозчики: билеты, купленные в день открытия продаж (за 60 дней до поездки и более), дешевле в среднем на 20%.

Так что, если у вас есть возможность заранее составить графики деловых поездок, сделайте это, сразу же купив билеты и забронировав отели. Если планы изменятся, бронь в отеле можно отменить (и в большинстве случаев это будет бесплатно), а за билеты — вернуть хотя бы часть денег (какую именно, зависит от тарифа).

По нашему опыту, планировать командировки выгоднее всего в конце зимы и начале весны: в это время у многих авиакомпаний проходят различные промо-акции со скидками. Причём скидки часто действуют на билеты с датой отправления до конца года.