Форс-мажоры в командировке: инструкция к применению

Что делать, если сотрудника арестовали в деловой поездке? А если командированный потерял документы, содержащие коммерческую тайну? Ну или, допустим, всё гораздо тривиальнее — работник подхватил вирус…

Делимся чек-листом на любой непредвиденный случай и чётким планом, что в этих ситуациях делать сотруднику, а что — работодателю.

Проблемы с транспортом и размещением

Базовое правило такое: если в произошедшем нет вины сотрудника, то все расходы компенсирует работодатель. Авиакомпания отменила рейс, а следующий только завтра? Командировка автоматически продлевается — работодатель выплачивает дополнительные суточные и возмещает расходы на проживание.

Чтобы обосновать такие выплаты, у компании должна быть справка об отмене перелёта — её нужно запросить у перевозчика. Ответственность за то, чтобы пассажир всё-таки попал на нужный рейс, несёт авиакомпания, но если альтернативные даты совсем не подходят — новый билет покупает работодатель.

Но проблемы могли возникнуть по вине самого работника (он опоздал на рейс, например).

Что делать работнику:

• сообщить о случившемся руководству;
• написать объяснительную (если она найдет уважительные причины опоздания, то доказать вину работника будет сложно);
• постараться обменять билет и перенести бронь в отеле;
• если руководство решает, что служебное задание должно быть выполнено — купить билеты самостоятельно:
• вернувшись — написать объяснительную.

Работодатель вправе (при наличии вины работника):

• не компенсировать работнику дополнительные расходы (потому что опоздание — это нарушение трудовой дисциплины):
• взыскать с сотрудника напрасно потраченные деньги на билеты, перелет по которым не состоялся, — но только через суд. Рекомендуется закрепить положение о возмещении стоимости проезда в подобных ситуациях в локальном акте.

Сотрудник заболел во время командировки

Вирус, пищевое отравление или аллергия — иммунитет по-разному реагирует на смену обстановки, особенно если это деловая поездка в страну с радикально другим климатом и непривычной гастрономией.

Что делать работнику:

• сообщить о болезни работодателю (и решить, что делать дальше);
• если состояние командированного таково, что он не может выполнить порученное ему задание, он обязан взять больничный.

Что делать работодателю: 

• предложить работнику продлить его командировку;
• письменно проинформировать его о том, что он вправе отказаться;
• попросить прислать письменное согласие на продление командировки (например, по электронной почте);
• издать приказ о продлении командировки;
• выплатить сотруднику пособие по временной нетрудоспособности за все дни, что он болел в поездке.

Сотрудник получил травму

Согласно ст. 166 ТК РФ, сотрудник находится в командировке по распоряжению работодателя, а не по личным причинам — значит, травма во время командировки считается производственной, хотя есть нюансы.

За нарушение требований охраны труда, которое нанесло тяжкий вред здоровью сотрудника, работодателя могут оштрафовать. Виды наказания разнятся в зависимости от тяжести случая — от штрафа в размере до 400 000 рублей до лишения свободы на 5 лет (ст. 143 УК РФ).

Что делать работодателю:

• сформировать комиссию, чтобы определить тяжесть производственной травмы, согласно статье 229 ТК РФ;
• включить в нее одного представителя принимающей компании, поскольку обычно в командировке сотрудник действует под руководством работодателя, а не организации, в которую он был направлен;
• составить акт о несчастном случае;
• выплатить пособие по временной нетрудоспособности в размере 100% среднего заработка, как того требует ФЗ от 24.07.1998 № 125, страховые выплаты и компенсировать дополнительные расходы.

Однако комиссия может прийти к выводу, что повреждения были получены в свободное от работы время (например, вечером работник вышел прогуляться из гостиницы, поскользнулся и сломал ногу). Тогда штрафов не будет..

Многие работодатели оформляют страховку на период деловой поездки. С одной стороны, так сотрудники чувствуют себя более защищёнными. С другой — в случае форс-мажора компания сможет уберечься от значительных финансовых потерь. К счастью, многие страховые предлагают специальные пакеты для командировок: нужно просто сформировать список работников, направленных в деловую поездку, и оплатить страховку.

Сотрудник погиб в командировке

В этом трагическом случае работодатель обязан выплатить родственникам не полученные сотрудником зарплату, отпускные и другие выплаты.

Сотрудника арестовали

Даже законопослушного сотрудника могут по ошибке задержать (на 48 часов, если его подозревают в преступлении) и арестовать (если он, например, случайно оказался на территории охраняемого объекта).

Что делать работнику:

• сообщить руководителю о случившемся.

Что делать работодателю: 

• не увольнять (нельзя увольнять человека, пока он задержан и нет обвинительного приговора);
• зарплату и суточные не начислять (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).

В командировку отправили беременную сотрудницу

Закон строго запрещает работодателям отправлять в командировку сотрудниц в положении (ст. 259 ТК РФ). Важный момент: командированная не обязана сообщать об этом. Поэтому до тех пор, пока работодатель не в курсе, он не нарушает закон и вины на нем нет.

Что делать работодателю:

• как только работодатель узнал от работницы о её беременности, нужно зафиксировать этот факт в акте от соответствующей даты за подписью не менее двух свидетелей;
• далее следует издать приказ об освобождении сотрудницы от командировок, привлечения к работе сверхурочно и в ночное время.

Если работодатель знал о беременности, но пренебрег этим обстоятельством и отправил женщину в командировку, ему грозит административный штраф в размере от 1 000 рублей до 50 000 рублей согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Это считается нарушением трудового законодательства. В случае если сотрудница узнала о беременности во время поездки, организация обязана немедленно вернуть её на основное место работы.

Кража или потеря документов

Это и в обычной жизни не очень-то приятное событие, а в командировке вдали от дома — тем более.

Что делать работнику: 

• уведомить работодателя;
• связаться с банками для блокировки счетов;
• подать заявление в полицию.

Работодателю, в качестве профилактической меры, следует составить памятку о том, как вести себя командированному в непредвиденных ситуациях.

Командированный потерял документы, содержащие коммерческую тайну организации

Убедитесь, что режим коммерческой тайны в компании в принципе установлен: например, сотрудник подписывал договор о неразглашении.

Если происшествие серьезное и и имело серьезные последствия для бизнеса, работодатель согласно статье 81 ТК РФ вправе уволить нарушителя за разглашение ценных сведений такого рода — это дисциплинарное наказание. Хотя это право работодателя, а не обязанность работодателя. И учтите: если работник не подписывал никаких обязательств о неразглашении коммерческой тайны, применить к нему дисциплинарное наказание за потерю документов нельзя.

ЧС и стихийные бедствия

К этому пункту относятся землетрясения, эпидемии, промышленные аварии — то есть всё, что МЧС характеризует как «совокупность условий и обстоятельств, создающих опасную для жизнедеятельности человека обстановку на конкретном объекте или территории». В этом нет вины ни сотрудника, ни компании.

Что делать работнику:

Главное — командированный должен незамедлительно сообщить работодателю о режиме ЧС. Если работник ещё не добрался до пункта назначения поездки, где объявлена ЧС, он может отказаться от командировки (ст. 379 ТК РФ) — это не будет нарушением трудовой дисциплины.

Если же работник находится на месте, он должен выполнять инструкции местных властей и службы спасения. Отказ от эвакуации грозит штрафом от 1 000 до 30 000 рублей (ст. 20.6.1 КоАП РФ).

Чего нельзя делать работодателю:

Направление работника в служебную поездку при заведомо опасных обстоятельствах — грубое нарушение условий охраны труда, за которое может последовать административная (ч. 2 ст. 5.27. КоАП) и даже уголовная ответственность (ст. 143 УК).

Как подготовиться к форс-мажорам

Есть несколько «профилактических» стратегий — они не дают стопроцентной гарантии, что форс-мажора не случится, но точно облегчат жизнь и работодателю, и сотруднику.

1. Обучите работников: организуйте мастер-класс по оказанию первой помощи или проведите «урок» ОБЖ. К слову, обучение по охране труда — обязанность работников и работодателей согласно статье 219 ТК РФ. Стоит убедиться, что ваши сотрудники знают, как действовать при пожарах или промышленных авариях.
2. Подготовьте памятку для командированного на экстренный случай. В ней стоит собрать все необходимые контакты (например, адрес посольства России в стране, если планируется служебная поездка за рубеж), перечень документов, которые должен иметь с собой сотрудник (включая полис ОМС или ДМС) и «форс-мажорные» инструкции. Первым пунктом сделайте требование уведомить работодателя: о режиме ЧС, производственной травме или утерянных документах.
3. Внедрите политику управления кризисными ситуациями. Хорошо, если в компании есть тревел-координаторы, доступные 24/7, или заключены контракты с внешними тревел-сервисами.

Фото на обложке: @Natee MeepianShutterstock.