Автоматизация бизнес-процессов: зачем это нужно и как работает

В современных условиях жесткой конкуренции, а также непредсказуемой экономической ситуации в целом, автоматизация и оптимизация бизнес-процессов становятся важнейшей задачей бизнеса.

Перенос рутинных, зачастую выполняемых вручную, операций в специализированные системы позволяет компаниям экономить, снижать количество ошибок, выполнять задачи быстрее и качественно. В конечном итоге все это складывается в полноценное конкурентное преимущество.

Сегодня мы поговорим о том, как может выглядеть автоматизация бизнес-процессов, что она дает, и рассмотрим несколько практических инструментов для решения этой задачи.

Что даёт автоматизация бизнес процессов

Главная идея всех проектов по автоматизации – собрать как можно больше релевантных данных, автоматизировать определенные действия, снизить вероятность ошибок за счет отказа от ручного труда, получить возможность сэкономить.

Автоматизация – это не попытка заменить людей бездушными машинами, на практике это наоборот способ дать людям возможность работать эффективнее, быстрее и фокусироваться на интересных творческих задачах, принося больше пользы.

Автоматизация бизнес-процессов: примеры

Средства автоматизации бизнес-процессов могут быть как достаточно простыми, так и сложными, работать с простыми или более масштабными задачами. Одним из простейших инструментов является Microsoft Excel и его аналог Google Spreadsheet. Подобные умные таблицы позволяют вести достаточно сложные расчеты, строить прогнозы и модели – это может быть востребовано, например в отделах бухгалтерии или продаж.

Нельзя не сказать и о системах управления проектами. Инструменты вроде Trello, Jira, Asana позволяют оптимизировать работу менеджеров проектов, коммуникации в командах разработки программного обеспечения.

Командировки – еще один бизнес-процесс, который можно эффективно оптимизировать с помощью программных инструментов. К примеру, продукт «OneTwoTrip для бизнеса» позволяет компаниям получать мгновенный доступ к наиболее полному списку предложений по бронированию авиа и железнодорожных билетов, а также гостиниц – все это гарантирует более низкую цену, чем при работе с традиционными тревел-агентствами. Помимо этого, автоматическая генерация закрывающих документов снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение инструментов автоматизации – это отдельный процесс, который позволяет избежать возможных проблем. Прежде всего, важно уделить внимание этапу планирования – необходимо выделить бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать и оптимизировать, определиться с желаемым результатом внедрения соответствующих инструментов.

После собственно этапа внедрения необходимо проанализировать его результаты и понять, насколько они соответствуют ожиданиям – и насколько корректно эти ожидания были сформулированы. В дальнейшем необходимо проводить оптимизацию уже автоматизированных процессов для достижения еще большей эффективности.