Как правильно выдавать аванс на командировку

Новости

06.12.2019

Когда сотрудник отправляется в командировку, работодатель должен не просто выплачивать ему средний заработок, но и компенсировать возникающие в поездке расходы. И здесь часто возникает вопрос: можно ли не выплачивать такую компенсацию в виде аванса, а выдать деньги уже после возвращения работника в офис?

Сегодня поговорим о том, как правильно выплачивать аванс на командировку.

Какие расходы в командировке нужно компенсировать

Согласно ТК РФ, расходы на командировку должен оплачивать работодатель. Это логично, ведь сотрудник отправляется в другой город для выполнения служебного задания. В поездках часто возникают расходы, которых бы не было, если работник продолжал находиться в месте проживания. Вот несколько примеров таких трат:

  • оплата проезда;
  • аренда жилья в командировке;
  • дополнительные расходы из-за проживания вне дома.

Соответственно, компания должна компенсировать работнику затраты на проезд и проживание, а также выплачивать суточные, чтобы он мог покрывать дополнительные расходы.

Все это, помимо выплаты, собственно, среднего заработка – сотрудник не может оставаться без зарплаты в поездке.

Можно ли компенсировать расходы после возвращения

Распространенный вопрос: можно ли не выдавать аванс на командировочные расходы, а оплатить их по факту уже после? Вдруг аванс окажется слишком большим. 

Простой ответ: по нынешним нормам так делать нельзя. Компания обязана выплатить аванс на командировку. Причем, включать он должен не только компенсацию оплаты проезда и проживания, но и суточные за все дни поездки.

Даже в том случае, если сотрудник согласен отправиться в командировку без аванса, делать так нельзя. Суточные – это доход работника, и их невыплата будет расцениваться с точки зрения закона как задержка зарплаты. Соответственно, для работодателя это повлечет неприятности.

За сколько дней до поездки выдавать аванс

Жестких правил нет, главное – аванс нужно перечислить до начала поездки. Конкретные сроки компания может прописать в Положении о командировках.

Важный момент, который также следует учесть в этом документе – это размер суточных. Стоит помнить, что существуют лимиты суточных, не облагаемых НДФЛ. В 2020 году порог составляет 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок. При превышении этих лимитов нужно будет платить налог и взносы в фонды. Но никто не мешает работодателю установить суточные и выше этого лимита.

Можно ли не выдавать аванс на командировку

Если компания не выдаст сотруднику аванс перед его отправлением в деловую поездку, то он не сможет и составить авансовый отчет. У этого факта могут быть и негативные последствия. Прежде всего, в поездке работник неизбежно будет нести расходы, которые компания затем должна будет компенсировать. 

Но поскольку расходы осуществляются от имени работника и за его счет, а деньги он потом получает от компании, налоговые органы могут посчитать это коммерческими отношениями между ним и организацией. В итоге у сотрудника возникнут налоговые обязательства. 

В таких случаях нужно внимательно подходить к составлению отчетности. Компания может установить форму отчета о произведенных расходах при отсутствии аванса. Эту форму и подтверждающие расходы документы обязательно нужно использовать при оформлении командировки.

Онлайн-сервис организации командировок

Управляйте бизнес-поездками онлайн. Без посредников и переплат.

Попробовать бесплатно
+