Командировка как по нотам: кейс Поморской филармонии

Поморская филармония занимает центральное место в концертной музыкальной деятельности Поморья. История организации насчитывает почти 90 лет, и её артисты регулярно выезжают на гастроли. Командировки в сфере культуры — больше, чем просто билеты из пункта А в пункт Б. В таких поездках множество деталей, которые нужно учесть: перевезти десятки музыкантов и инструменты, подобрать билеты с учётом времеми концертов и репетиций, найти удобное жильё рядом с концертной площадкой.

Чтобы упростить и ускорить процессы, филармония передала организацию командировок «OneTwoTrip для бизнеса». В статье расскажем, какие задачи наш сервис выполняет для учреждения.

Перевозка музыкальных инструментов

Музыкальные инструменты — важная часть гастрольной жизни филармонии. Их смело можно назвать особой категорией «пассажиров», потому что для перевозки часто требуются специальные условия. Например, крупногабаритные и хрупкие инструменты нельзя транспортировать в багажных отделениях, для них нужно оформлять отдельное место в самолёте или купе поезда. Также важно, чтобы инструмент приехал не только в целости, но и вместе с музыкантом точно к мероприятию.

Решать подобные задачи филармонии помогает «OneTwoTrip для бизнеса». Персональный менеджер оформляет покупку дополнительного места для провоза музыкального инструмента и берёт на себя коммуникацию с перевозчиком — компании остаётся только оплатить услугу.

Организация поездок для больших групп

В Поморской филармонии большой штат сотрудников — как административных, так и артистов. Организация командировок для многочисленных групп, например, целого оркестра — трудоёмкий процесс. Нужно оформить билеты для большого количества людей, проверить корректность персональных данных, учесть даты концертов и репетиций.

Ускорить и упростить процесс позволяет тревел-политика. В нашем сервисе можно создать профиль для каждого сотрудника, настроить условия бронирования, класс и направления перелётов, установить бюджет и его возможное превышение. Также в «OneTwoTrip для бизнеса» есть функция «Отделы». С ней можно настраивать тревел-политику и схему согласования сразу для группы сотрудников, а не отдельно для каждого.

Гибкость и скорость принятия решений

В концертной деятельности форс-мажоры — не редкость. Заболел солист, перенесли выступление, артист опоздал на рейс или произошли изменения в составе выступающих. В таких случаях важно решить вопрос быстро. Удобный личный кабинет сервиса и мобильное приложение позволяют филармонии организовывать гастроли буквально за сутки и без стресса.

Ведущий администратор концертного отдела филармонии Елена Шумкова отмечает, что за несколько лет работы с «OneTwoTrip для бизнеса» качество услуг только улучшается. Поддержка сервиса оперативно отвечает в личном кабинете и на почте, а персональный менеджер всегда на связи. Благодаря этому филармонии не раз удавалось экстренно переоформлять билеты, когда артисты опаздывали на рейс или заболевали.

Прозрачность документооборота

Как бюджетная организация, Поморская филармония работает в рамках строгих внутренних правил и отчётности. Единая платформа для бронирования билетов упрощает контроль расходов и обеспечивает прозрачность процессов. В «OneTwoTrip для бизнеса» все данные по поездкам собраны в одном месте, есть интеграция с ЭДО, а закрывающие документы формируются в один клик.

Для Поморской филармонии «OneTwoTrip для бизнеса» стал рабочим инструментом, который помогает держать ритм гастрольной жизни. Быстрое оформление билетов, перевозка инструментов и помощь в нестандартных ситуациях — всё это позволяет артистам сосредоточиться на главном: музыке.

Фото на обложке: @Stokkete/Shutterstock