Онлайн-сервис организации командировок
Поделиться в соцсетях
Punkt E — технологичный бренд, который строит зарядную инфраструктуру для электромобилей по всей России. Сейчас в сети компании 615 зарядных станций в 41 регионе страны. За каждой новой точкой стоят переговоры, техобслуживание, запуск станций и участие в профильных мероприятиях. Всё это — регулярные командировки сотрудников в десятки регионов страны.
Раньше организация рабочих поездок отнимала много времени и сил: бумажный документооборот, путаница в отчётах и ошибки, самостоятельное бронирование и неудачный опыт с агентством. Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» помог компании навести порядок в процессах и оптимизировать рутину.
Командировки как часть бизнеса
Рабочие поездки в другие города — будни для сотрудников Punkt E. Кто-то выезжает на переговоры с партнёрами, кто-то — на обслуживание зарядных станций, а кто-то — на маркетинговые мероприятия. Чаще всего поездки индивидуальные, но бывают и командные выезды — например, если речь о работе на выставках.
Основная сложность заключается в масштабах: компания представлена в 41 регионе и регулярно выходит на новые рынки. Поэтому количество сотрудников и их командировок растёт, а география направлений расширяется.
Как в Punkt E раньше организовывали командировки
Сначала планированием рабочих поездок в компании занимался выделенный сотрудник: вручную оформлял билеты и бронировал жильё для коллег, запрашивал закрывающие документы из гостиниц отдельно по каждому командированному. Процесс был долгим и сложным, а документооборот — бумажным. Часто что-то терялось, возникали сложности с отменами бронирований и внесением изменений, а человеческий фактор приводил к путанице и ошибкам.
Следующим этапом стала работа с агентством, но и здесь также оставался риск человеческой ошибки, так как вопросы решались напрямую через менеджера. Если форс-мажор случался в выходной или ночью, оперативно решить вопрос было сложно. Например, были случаи, когда при бронировании перепутали отчество, и сотрудника не хотели пускать в самолёт. А некоторые ошибки даже вели к штрафам компании.
Поэтому в 2023 году Punkt E начала работать с «OneTwoTrip для бизнеса». Компании была важна прозрачность расходов, своевременное предоставление документов и отчётности, снижение бумажного документооборота и повышение скорости оформления командировки. Также было важно, чтобы сотрудники могли самостоятельно выбирать подходящие для них варианты, например, удобные отели. Все эти запросы смог удовлетворить наш сервис.
Как в Punkt E изменили организацию поездок
Упростили документооборот. У Punkt E появилась единая автоматизированная отчётность, которую можно настроить на «OneTwoTrip для бизнеса»: теперь получить закрывающие документы можно по клику в личном кабинете, они также синхронизируются с ЭДО и 1С:Бухгалтерия.
Увеличили скорость оформления командировок, настроив тревел-политику. Внесли в систему собственные регламенты по командировкам и настроили работу таким образом, что теперь при оформлении поездок не нужно каждый раз вводить информацию вручную, все поля заполняются автоматически, а у работников появилось больше свободы выбора при планировании командировок.
Начали экономить на поездках. Punkt E пользуется спецтарифами для клиентов «OneTwoTrip для бизнеса», по которым бронирование часто выходит дешевле, чем напрямую у отелей. Также компания отмечает удобство услуги возвратных билетов и возможность внести изменения в маршрут или дату поездки — на случай, если случился форс-мажор и планы изменились.
С «OneTwoTrip для бизнеса» компания Punkt E смогла не только оптимизировать и автоматизировать оформление командировок, но и сделать процесс масштабируемым. Если ваша команда тоже работает в разных регионах и часто отправляется в командировки — мы поможем упростить организацию поездок так же, как сделали это для Punkt E.
