Зачем и как покупать ж/д билеты по безналичному расчету?

Командировки и наличные

В некоторых случаях компании, отправляющие сотрудников в командировки, выдают им аванс наличными. Эти деньги сами работники используют для оплаты проезда, жилья и других расходов. 

По текущим правилам, работодатель обязан выплатить аванс на командировку. Причем, включать он должен не только компенсацию оплаты проезда и проживания, но и суточные за все дни поездки.

На первый взгляд выдать наличные из кассы – неплохой и достаточно удобный вариант, однако на практике он влечет за собой целый ряд сложностей при оформлении, которых нет при оплате по безналу. Поговорим о них поподробнее.

Наличные и оформление командировки

Выдача наличных сотрудникам автоматически делает их подотчетными лицами. После возвращения из командировки они должны в течение нескольких рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовые отчеты, к которым прикладываются документы, подтверждающие затраты. Если какие-то деньги остались неистраченными, их нужно вернуть. 

Все эти отчеты необходимо проверять – в итоге объем работы как для командированного работника, так и для сотрудников отдела кадров и бухгалтерии возрастает. Все гораздо проще при покупке ж/д-билетов по безналичному расчету. 

Покупка на сайте РЖД

В последние годы сайт РЖД стал более удобным, на нем можно самостоятельно купить билеты. Однако интерфейс системы бронирования до сих пор уступает в удобстве сервисам бронирования, которыми люди пользуются для организации отпуска и покупки билетов для юридических лиц.

При этом, есть свои момент и в правилах организации деловых перевозок. Вот цитата с сайта РЖД о том, как должен быть устроен процесс:

3.1. Для организации перевозки ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) Организатор перевозки предоставляет в ДОСС заявку и пофамильный список с указанием реквизитов документов удостоверяющих личность по форме, утвержденной ДОСС, согласно Приложениям №1, 2.

3.2. Заявки для перевозки ОГП (ОГД, ОГШ, ОГВ) принимаются на всем периоде резервирования, в зависимости от глубины продажи, установленной для конкретного поезда, но не позднее, чем за 10 суток до отправления поезда. Заявка, предъявленная менее чем за 10 суток до отправления поезда, принимается при возможности ее выполнения. 

Разбираться во всем этом самостоятельно у большинства компаний нет ни времени, ни ресурсов. Поэтому некоторые из них обращаются за помощью в организации командировки с помощью железных дорог в тревел-агентства. 

Покупка билетов через тревел-агентства

Однако взаимодействие с такими компаниями тоже не самый эффективный процесс. Он сопряжен с большим количеством бумажной работы и к тому же не предоставляет доступа к лучшим вариантам цен на рынке – агентство может показать лишь те варианты бронирований, к которым у него есть доступ. Существуют куда более эффективные способы бронирования ж/д билетов для юридических лиц.

Использование специализированной системы бронирования

Сайт РЖД и тревел-агентство – не единственные способы отправить сотрудника в командировку на поезде. С помощью сервиса «OneTwoTrip для бизнеса» компании могут бронировать ж/д и авиабилеты, а также гостиницы по безналичному расчету без посредников и переплат.

Подключение и использование сервиса бесплатны, при этом вы получаете доступ к тысячам вариантов бронирований. Что важно: все операции совершаются онлайн в пару кликов, также можно купить ж/д билеты с расчетного счета. А ещё в личном кабинете системы можно выгрузить закрывающие документы. С «OneTwoTrip для бизнеса» отправить сотрудника в командировку на поезде очень просто!