Возврат билетов при командировке

В бизнесе обстановка часто быстро меняется, в результате иногда бывает так, что уже купленные билеты для деловой поездки необходимо сдать. 

В нашей статье поговорим о том, как правильно вернуть билеты, в каких случаях это можно сделать, и как учесть возможные штрафы за отмену в бухгалтерии.

Когда можно вернуть билеты без штрафа

Вернуть деньги без всяких штрафов можно. Одна из главных причин, при которой покупатель билета может рассчитывать на полный возврат – это отмена рейса. Если авиакомпания официально заявила об отмене, например, прислала письмо или разместила информацию на сайте, вы можете требовать полный возврат средств за билет. 

А вот если сам пассажир по какой-то причине не может воспользоваться билетом – это уже обстоятельства личного характера, при которых возврат денег осуществляется по условиям тарифа.

Возврат билетов в случае отмены командировки

Например, если ваш коллега должен был лететь в другой город на конференцию, а ее отменили – вернуть деньги за перелет без штрафа будет нельзя. В этом случае авиакомпания не отказывается от выполнения своих обязательств по перевозке. Если тариф позволяет, билет можно обменять с доплатой или произвести возврат со штрафом. В случае, если билет куплен по невозвратному тарифу, авиакомпания в праве удержать полную стоимость билета. 

Специалисты поддержки OneTwoTrip for Business в любой ситуации готовы проконсультировать клиента по каждому случаю и предоставить информацию по правилам тарифов авиакомпаний, помочь решить вопрос с минимальными потерями.

Как правильно учитывать штраф за отмену бронирования

Штрафы за возврат билетов можно учитывать при формировании налоговой базы. Конечно же, такие расходы должны быть подтверждены документами, компания должна быть в состоянии подтвердить экономическую целесообразность не состоявшегося перелета и его важность для получения бизнесом прибыли.

Командировка подпадает под все эти пункты, так что компании могут отражать затраты на возврат билетов статье внерелизационных расходов. Обычно именно по этой статье проходят штрафы, пени и другие санкции за нарушение договоров.

Если же сотрудник покупал билеты за свой счет, а компания должна была затем компенсировать его затраты, то при отмене поездки он должен предоставить документы на уплату штрафа в рамках авансового отчета. Далее компания компенсирует ему затраты.

Планирование деловых поездок

Сам по себе возврат билетов – не слишком сложный процесс, который достаточно легко отразить в бухгалтерии. Однако, в случае командировок нужно внимательно подходить к финансовому планированию и учитывать риски. 

Если в вашей компании много спонтанных поездок, сроки которых часто переносятся, необходимо с осторожностью использовать невозвратные билеты. И наоборот – если расписание поездок обычно стабильно, это позволит серьезно сэкономить.