Разбор: какие документы необходимы для командировки

В интернете можно найти множество статей об оформлении командировок. В таких публикациях обычно собраны списки документов, которые можно оформить для отчетности по деловой поездке. Однако на текущий момент далеко не все они являются обязательными. В нашей новой статье – документы, необходимые для оформления командировки.

Документы обязательные для командировки

Главный документ, на основании которого осуществляется командировка – это Приказ. Данный документ является обязательным. Для его подготовки можно использовать унифицированную форму Т-9а или собственный шаблон. В Приказке обычно указывают ФИО и должность работника, описывают, куда он отправляется, и сколько продлится командировка.

Еще один обязательный для оформления деловой поездки документ – авансовый отчет. Его составляют после завершения командировки для того, чтобы отчитаться о покрытых компанией расходах на выполнение служебного задания.

В документ включают название организации, номер, дату, а также подразделение и должность сотрудника. Помимо этого указывают причину составления отчета – это командировка – и прописывают суммы выданного аванса и фактических затрат. 

К авансовому отчету также прикладываются документы для подтверждения расходов на проживание, проезд и т.п.

Необязательные закрывающие документы

Несколько лет назад к числу обязательных документов для оформления командировки относилось служебное задание (форма T-10а). На данный момент оформлять этот документ не обязательно, но некоторые компании все равно его составляют для удобства отчетности. При этом, одна из часть задания – отчет о его выполнении, работником заполняется уже после возвращения из поездки

Командировочное удостоверение с 2015 года – не обязательный к заполнению документ. При этом никто не запрещает его составить. Если документ составлен, то в каждом пункте назначения сотрудник проставляет в него отметку о дате и времени прибытия, а принимающая сторона их заверяет подписью и печатью (если это возможно).